Como pode beneficiar a sua empresa dos serviços de gestão da impressão?

Numa empresa, uma boa otimização dos recursos é uma tarefa fundamental para o desenrolar do dia a dia. Poupar nos custos e evitar perdas de tempo desnecessárias são duas variáveis fundamentais para que a produtividade não diminua. Com o objetivo de permitir que assim seja, é necessário exercer um controlo sobre o uso que fazemos dos recursos que temos disponíveis.

Em muitas ocasiões, as empresas fazem estudos para reduzir custos ao máximo possível, mas muitas vezes, esquecem-se de otimizar algo tão importante para o dia a dia de um escritório como é a impressão.

Há uma grande quantidade de empresas que subestimam os gastos de impressão e não dão conta de que isso é um erro. Não se trata apenas de comprar um equipamento, mas também falamos dos custos de consumíveis, papel utilizado e manutenção do equipamento ou equipamentos, entre outros. Sabia que, segundo um estudo da All Associates Group, Inc., apenas 20% dos custos de impressão são visíveis? Este desconhecimento pode supor um gasto importante a somar ao negócio.

Para controlar melhor estes custos, e conseguir reduzir a folha de gastos neste aspeto, existem os Serviços Gestão da Impressão ou Management Print Services (MPS em inglês).

O que são os Serviços de Gestão da Impressão?

Os Serviços de Gestão da Impressão consistem na contratação de um fornecedor externo para que avalie, otimize e faça a gestão de forma contínua de um ambiente de impressão de uma empresa para, assim, poder reduzir custos, melhorar a produtividade e a eficiência, além de reduzir os riscos de segurança.

Nestes serviços de MPS é incluída tanto a instalação e manutenção dos equipamentos, como o envio de todos os consumíveis, consultoria e suporte técnico especializado, principalmente.

Deste modo, é mais fácil exercer um controlo sobre a impressão que se realiza na empresa, conhecendo de antemão a resposta a várias preguntas como, por exemplo: quantas páginas imprimimos durante um período de tempo em concreto? Qual é o volume total de trabalhos enviados para impressão? Qual é o custo de impressão de cada trabalhador ou até o nosso próprio volume?

Vantagens dos Serviços de gestão da Impressão

Cada vez mais negócios decidem contratar serviços de gestão da impressão para se poderem despreocupar dos gastos e da gestão neste âmbito, sabendo que assim estão controlados por um profissional. De seguida, verá algumas das vantagens de como pode contribuir este serviço para a empresa:

a)    Redução de custos e tempo.

Com o Serviço de MPS, pode conhecer quais os custos de impressão e como se repartem, para assim elaborar um plano que ajude a reduzir este investimento. Com este serviço, apenas se paga o que se consome. Tendo em consideração o volume de impressão do escritório, calcula-se o custo por página, a distribuição dos equipamento no espaço de trabalho, os consumíveis necessários para esse volume e recebe o suporte técnico necessário. Isto evita gastos imprevistos relativos à manutenção do equipamento e ajuda a ter um controlo eficiente do orçamento. Além da poupança de tempo que supõe não ter que efetuar a compra e instalação de novos consumíveis e a gestão de incidências técnicas.

b)    Maximizar a produtividade.

Ao poder passar a gestão do serviço de impressão a uma entidade externa, como comentávamos, permitirá libertar os trabalhadores desta tarefa para que se possam dedicar a outras tarefas que aportem maior valor à empresa. Por outro lado, a garantia de um ótimo funcionamento dos dispositivos, terá uma incidência direta na produtividade da empresa, ao evitar ter o equipamento inativo por avaria em momentos inoportunos.

c)    Rentabilizar o uso de equipamentos.

Quando se tem contratado este tipo de serviço, adquire-se também tudo o que é necessário para imprimir no escritório. Desde a instalação, até ao fornecimento dos consumíveis necessários e uma gestão das incidências segundo o nível de assistência contratado. Receberá relatórios do uso dos equipamento para assim estar sempre informado, tornando mais simples o processo de toma de decisões para otimizar o custo e a produtividade dos colaboradores.

d)    Melhorar os processos de gestão dos documentos e utilizadores.

O Serviço de gestão da impressão pode dar-lhe informação sobre o volume de impressão total ou por utilizador, permitindo um maior controlo e evitando, deste modo, que os colaboradores façam um uso da impressão diferente ao da atividade geral da empresa. Além disso, podem ser estabelecidos outro tipo de restrições no que diz respeito à configuração da impressão: se deve ser a preto ou se permite a impressão a cores por utilizador, predefinir um perfil de impressão standard ou, inclusivamente, orientar as impressões para os equipamentos de menor custo de impressão.

Num negócio, o serviço MPS ajuda a ter um maior conhecimento do uso que se dá a um elemento tão importante no escritório como é o parque de impressão. Quer se trate de uma empresa com uma grande quantidade de trabalhadores, como pequenas e médias empresas, ter a impressão controlada pode ajudar a aumentar a produtividade do negócio e a despreocupar-se desse aspeto, para que possa dedicar o tempo a tarefas mais relevantes para o desenvolvimento da empresa.