O verdadeiro custo em segurança de imprimir um documento (e não o recolher)

O risco oculto: o que acontece quando os documentos impressos ficam esquecidos nas impressoras?

Os servidores proporcionam armazenamento com controlo de acesso. Os computadores, portáteis e tablets podem – e deveriam - estar encriptados com palavras-passe.  Os arquivos individuais ou bases de dados podem contar com camadas adicionais de segurança.

No entanto, os dados de impressão e digitalização frequentemente são esquecidos. Os documentos confidenciais podem estar armazenados em sistemas altamente seguros. Mas se um utilizador quer cópias impressas, tem a certeza de que estão a ser enviados para uma impressora tão segura quanto o resto da sua rede informática? Poderiam ser intercetadas? Se forem, as consequências podem ir desde o embaraço até algo verdadeiramente catastrófico.

Para reduzir as consequências, damos-lhe seis conselhos para melhorar a segurança na impressão e digitalização.

As consequências dos documentos impressos sem assegurar a sua recolha

Os documentos impressos que se deixam esquecidos ou sem supervisão constituem a maior categoria de violações de segurança relacionadas com a impressão, segundo uma investigação da IDC¹.

As implicações podem ser extensas. Expor dados de recursos humanos ou ordenados não só é embaraçoso, como pode supor uma violação de informação pessoal identificável, o que poderia ativar medidas de conformidade ao abrigo de regulamentos como o RGPD na Europa.

Se for exposta informação sobre a estratégia empresarial ou a propriedade intelectual, a posição de mercado da sua empresa poderia ser prejudicada e as relações com os parceiros comprometidas. Inclusivamente poderia perder-se o controlo da propriedade intelectual e enfrentar ações legais por parte dos acionistas.

Não é de estranhar que, segundo uma investigação da IBM, o custo médio de uma violação de segurança física – que pode incluir documentos esquecidos – possa alcançar os 4,19 milhões de dólares. Felizmente, existem diversas formas de evitar que a informação calhe nas mãos erradas.

Comece a ler o nosso guia com os seis passos para melhorar a segurança dos seus documentos impressos e digitalizados.

Seis formas de melhorar a segurança na impressão e digitalização

1. Controlar as impressões

O primeiro passo para tornar mais segura a impressão é identificar qualquer possível risco para os dados. Para isso, é necessário saber quem está a imprimir ou digitalizar, o quê e quando. Uma ferramenta de gestão de impressão pode ajudar.

Pode ser tão simples como um painel de controlo que ofereça maior controlo ajudando a monitorizar o uso e os custos. A partir daí podem-se gerar relatórios. Isto também significa que dispõe de um registo de auditoria, essencial no caso de uma violação e segurança, já que permite identificar rapidamente que dados foram impressos ou processados.

2. Apenas utilizadores autorizados, por favor

Quantos de nós enviámos um documento para impressão e logo depois passámos para outra tarefa, esquecendo-nos de recolher da impressora? É fácil que isso aconteça.

Mas se um documento contém informação confidencial, esses dados poderiam ser recolhidos pala pessoa errada.

Este risco pode reduzir-se exigindo aos colaboradores usar um PIN ou um cartão NFC (Near Field Communication) para ‘desbloquear’ o dispositivo. Isto limita o risco de que o material sensível seja recolhido pela pessoa errada. Também pode reduzir o desperdício de impressão originado por trabalhos esquecidos. Isto é especialmente importante em departamentos como o de Recursos Humanos, Legal e Finanças, que gerem muitos documentos confidenciais.

3. Restringir o acesso

Para os departamentos que manuseiam regularmente informação sensível deve-se aplicar um nível ainda maior de segurança na impressão.

Algumas impressoras permitem bloquear todas as funções de impressão até que um utilizador inicie sessão, ou estabelecer níveis de acesso por utilizador individual. Também é possível especificar um prazo para a recolha do documento, fazendo com que a impressora apague os dados depois de um determinado período de tempo. Este prazo pode ajustar-se segundo as necessidades, podendo ser horas ou, inclusivamente, dias.

Com alguns dispositivos, também se pode utilizar o Diretório Ativo da Microsoft ou um servidor autenticado LDAP para gerir quem pode, e quem não pode, aceder às impressoras.

4. Proteger os documentos digitalizados

As medidas de segurança na impressão não deveriam ser limitadas aos documentos impressos. Podem-se proteger todos os documentos digitalizados como arquivos PDF com PIN, utilizando, por exemplo, a função PDF seguro da Brother. As soluções de automatização do fluxo documental também podem melhorar a configuração de segurança, incluindo funções como o apagamento automático de informação confidencial.

É possível proteger ainda mais os documentos digitalizados utilizando o Protocolo Seguro de Transferência de Arquivos (SFTP). Digitalizar a SFTP garantir que todos as digitalizações subidas estão 100% protegidas. Permite enviar os dados digitalizados para si ou para um cliente como de costume, mas com uma camada adicional de encriptação. Deste modo, se algum dos documentos digitalizados é intercetado, a informação continua a estar segura.

5. Formar os colaboradores

Tendo em conta que muitos incidentes de perda de dados são provocados de forma não intencional pelos utilizadores, é fundamental que as empresas formem os seus colaboradores sobre a importância de proteger a informação sensível e consciencializá-los sobre as ameaças maliciosas.

6. Involucrar o conselho diretivo

A magnitude da devastação causada por ciberataques e violações de dados, combinada com os requisitos do RGPD, isso significa que a segurança na impressão e digitalização deve ir além do departamento de informática. Deve considerar-se estrategicamente a nível diretivo, com participação do CIO e do CISO.

Em última instância, assegurar a infraestrutura de impressão e digitalização implica prestar atenção às pessoas, processos e ferramentas. Há muito que se pode fazer por conta própria, mas não devemos subestimar o impacto que uma experiência objetiva e externa pode ter. Há que assegurar de que todos conhecem as suas responsabilidades e estão capacitados para as cumprir. Inclusivamente até o comité de direção.

Assuma agora o controlo da segurança na impressão e digitalização

O risco de deixar documentos impressos sem segurança é maior do que pode imaginar. Está na hora de tomar medidas proactivas para proteger os dados sensíveis e evitar dispendiosas violações.

É importante analisar a infraestrutura de segurança da impressão explorando as soluções de segurança ou contactando com um especialista em segurança da Brother para começar.

Começou agora a pensar na segurança da impressão?

Veja o nosso curto video O interrogatório para ver as consequências reais de ter impressoras não seguras.

[1] Source: IDC, Public Cloud Device and Print Management Infrastructure Awareness and Adoption in Europe, Doc # EUR152370424, Jun 2024