Scanner local ou em rede, eis a questão

Quando pensamos em adquirir um scanner profissional geralmente damos atenção a funcionalidade como a resolução/ qualidade da digitalização, o formato de documentos que permitem ou a velocidade. No entanto, esquecemo-nos de um aspeto muito importante que é o uso que lhe vamos dar.

Pensar nisso implica decidir se necessitamos de um equipamento com conexão de rede, o que tecnicamente se chama Ethernet, ou com conexão sem cabos através de WiFi, ou ainda que se conecte de forma local através de USB. Cada um deles tem uma utilização especifica numa empresa e por isso devemos escolher o mais adequado segundo a forma de trabalhar.

Tradicionalmente, a maior parte dos scanners disponíveis no mercado tem apenas conexão local, geralmente USB. As opções de digitalização estavam muito limitadas em processos pontuais: trabalhava-se apenas de um PC e digitalizar requeria conhecimentos precisos. Atualmente, digitaliza-se com mais frequência e muitas mais pessoas têm acesso e necessidade de digitalizar informação. Por outro lado, os smartphones e os serviços na nuvem têm cada vez mais importância no momento de digitalizar e a simplificação da tecnologia fez com que digitalizar seja extremamente simples.

Com tudo isto, a chave está em considerar duas questões quando estamos a pensar em adquirir um scanner:

O scanner vais ser utilizado por mais do que uma pessoa ou dispositivo?

Se na empresa ou escritório o scanner for utilizado por mais do que uma pessoa, então a recomendação é escolher um equipamento com conexão em rede ou Ethernet, ou seja, que se possa conectar à rede corporativa da empresa. Esta opção é amplamente preferida em empresas de maior dimensão. Não obstante, esta funcionalidade não implica prescindir da digitalização desde dispositivos móveis, uma vez que ao se conectar através do router instalado, se for WiFi, obtém ainda todos os benefícios deste tipo de conexão.

Se o vai utilizar a partir de mais do que um PC, servidores ou desde dispositivos móveis; ou se é importante para a sua empresa a mobilidade então esqueça os cabos! Os scanners com conexão WiFi permitem digitalizar desde dispositivos móveis, evitando os cabos. Alguns, permitem ainda, aceder a serviços na nuvem para: digitalizar informação e subir à Dropbox, ou para a enviar através de diferentes aplicações, como email, OCR, imagem, arquivo, servidor FTP… Para esta última funcionalidade é essencial que o scanner tenha um visor tátil e assim poder aceder a esta plataformas.

Que tipo de trabalho vai realizar?

Há tipos de uso que não implicam a necessidade de partilhar o equipamento com outros utilizadores, nem digitalizar desde dispositivos móveis, então é suficiente um equipamento que se conecte de forma local por USB, sem WiFi ou Ethernet.

Outras situações há, em que devido ao tipo de trabalho realizado, é imprescindível a existência de um scanner com conexão local. São aqueles em que as tarefas de digitalização são contínuas, ou quando se digitalizam grandes quantidades de documentos e a função de digitalização é desempenhada por colaboradores especializados na tarefa. Também onde é fundamental a confidencialidade durante a manipulação do documento ou por outro lado em situações em que não é possível abandonar um determinado posto de trabalho.

É, por exemplo, o caso de departamentos financeiros ou escritórios de advogados onde existe muita informação sensível e é necessário digitalizar grandes volumes de documentação.

Conclusão, no momento de escolher o scanner perfeito, devemos primeiro pensar como o vamos utilizar. Assim será mais fácil que tenha tudo o que podemos necessitar!

E mais um detalhe: tudo o que está escrito anteriormente é válido não apenas para os scanners, mas também para a utilização e aquisição de impressoras e multifunções.