Vantagens de possuir um software de gestão de documentos

De certeza que já ouviu falar inúmeras vezes de software, mas sabe realmente porque é tão importante e para que é utilizado? O hardware, que é a parte material, física que podemos ver e apalpar, por vezes fica aquém das necessidades que uma empresa pode exigir em termos de impressão ou gestão documental. Isto acontece especialmente nas empresas que possuem uma maior dimensão, já que devido à complexidade da sua estrutura e processos habitualmente requerem de um maior suporte da tecnologia para que tudo flua e funcione corretamente. É aí que entra em jogo o que conhecemos como o software. O software não é algo físico, não é tangível. É informação. É, por exemplo, o sistema operativo de um computador.

Mas, no caso em questão, quais são as vantagens de contar com um software para a gestão de documentos? (quer seja em formato impresso ou em digital). Para começar, permite gerir, proteger e controlar os documentos unificando a impressão, a digitalização e os fluxos de trabalho. De seguida, detalhamos algumas das principais vantagens do uso do software para a gestão documental:

• Melhora a produtividade, minimiza as vulnerabilidades da segurança e reduz os custos de conformidade (custos de falhas internas e externas) fazendo uso do conjunto de características de impressão e captura inteligentes integradas;

   

• Aumenta as funções de administração da impressão, o que permite gerir a segurança dos documentos, a automatização de fluxos de trabalho e o cumprimento normativo;

   

• Garante que os trabalhadores possam imprimir e recolher documentos conforme necessário em qualquer equipamento que se encontre na organização;

   

• Permite a autenticação e controlos de acesso baseados em utilizadores, o que garante que os documentos não caiam em mãos erradas;

   

• Também permite a autenticação unificada e classificação de documentos mediante normas que permitem a aplicação centralizada de funções de segurança;

   

• Proteção avançada da informação mediante soluções como marcas de água, encriptação e conversão;

   

• Captura e encaminhamento desde dispositivos móveis, do escritório do PC ou desde o multifunções para o correio eletrónico;

   

• Arquitetura de micro serviços permite uma aplicação uniforme e automática de estruturas de indexação standard, classificações, proteção mediante palavra-passe ou encriptação, entre outros.

Resumindo, o uso do software na gestão documental permite automatizar processos, assim como, melhorar e otimizar a gestão de documentos e ao mesmo tempo, resolve um dos maiores dilemas na hora de manusear informação: garantir a segurança da mesma, por um lado para que não se perca (mediante cópias de segurança) e por outro para que não caia nas mãos erradas. Graças à colaboração com alguns parceiros de software para a gestão documental, é possível criar soluções para todas e cada uma das necessidades específicas, tanto para o tratamento de documentos físicos como digitais.