A impressora do escritório está avariada? Aqui está a solução

As impressoras são grandes aliadas no desenrolar das nossas atividades diárias no escritório até ao momento mais inesperado em que deixam de trabalhar.

É algo possível de acontecer sobretudo se o equipamento já tem alguns anos, mas de qualquer forma é um contratempo que há que solucionar: o que fazer se a impressora deixa de funcionar e terminou a sua garantia? Damos-lhe algumas soluções.

Impressora avariada: perguntas frequentes e passos a dar

Quanto me vai custar a reparação?

As impressoras são equipamentos que sofrem muito pelo uso diário e é difícil determinar o tamanho do problema sem que um técnico o analise antes. Se a solução é simples o próprio utilizador pode repará-la, mas em certas ocasiões, é necessária a intervenção de um técnico especializado.

Quanto tempo vou ficar sem impressora?

Embora muitos problemas com o equipamento de impressão possam ser resolvidos no local, por vezes pode levar dias ou semanas se o equipamento precisar de ser enviado para reparação num serviço técnico.

Vai ficar mais caro do que comprar um equipamento novo?

Depende da incidência, mas há ocasiões em que é mais rentável comprar um novo equipamento. Por esta razão pode ser conveniente contratar diretamente um servico da gestão da impressão.

Trata-se de um serviço que poupa tempo e preocupações pois inclui a instalação, a manutenção das impressoras, o envio de consumíveis e um apoio técnico especializado.

Conselhos para poupar com a contratação de um serviço de gestão da impressão

Quando uma empresa pequena adquire uma impressora é possível que não esteja a calcular bem os custos indiretos implicados como, por exemplo, o tempo dedicado a manter a impressora em condições de uso ou os custos de gestão de incidências técnicas.

Para conseguir uma poupança nos custos de impressão através dos serviços de gestão da impressão para pequenas empresas, há uma série de conselhos que pode seguir:

• Contratação de manutenção e/ou garantia: perante um problema técnico é sempre recomendável contar com a garantia ou suporte técnico profissional. Estes serviços podem inclusivamente estar incluídos num serviço de gestão da impressão, já que, no caso de contratar, por exemplo, um sistema de custo por página, pode-se contemplar no preço esta manutenção ou garantia. Isto permite que o custo se dilua muito mais ao longo do tempo e é muito mais vantajoso para pequenas e médias empresas.
• Contratação de um serviço de renting de impressoras: face a uma avaria inesperada e no caso de não contar com uma garantia ou suporte técnico, o custo deste serviço pode disparar. Para evitar estas surpresas desagradáveis, sobretudo no âmbito dos pequenos negócios, a próxima vez que tenha que comprar uma impressora, é recomendável contratar um serviço de renting de impressoras. A prestação mensal de um renting normalmente inclui a manutenção das impressoras, como tal a empresa estará coberta perante qualquer incidência técnica e não terá que fazer frente a custos inesperados.
• Outros serviços extra recomendados: no caso de optar pelo serviço de gestão da impressão, é interessante contar com mais apoio além do suporte técnico, como a instalação do equipamento, a entrega automática de consumíveis, o preço por página ou os programas de reciclagem de consumíveis e equipamentos antigos (e a poupança que isto pode supor às empresas).

Os serviços de gestão da impressão: uma poupança de custos e tempo para as PMEs

No geral, a compra da impressora e a gestão da mesma, por parte de uma empresa, não compensa em termos de custos e tempo. A autogestão deste tipo de tarefas implica uma perda de produtividade derivada das ineficiências na gestão de incidências ou manutenção.

Além de que, o negócio está exposto a possíveis problemas que possam surgir, se não contar com um apoio técnico que possa dar uma resposta rápida para favorecer o normal funcionamento do negócio. A solução mais simples para as pequenas e médias empresas que necessitem de impressoras é contratar serviços de gestão da impressão.

Este tipo de serviços não só dão um excelente resultado a nível técnico (oferecendo uma rápida resposta face a avarias ou substituição do equipamento) como também são muito vantajosos no que diz respeito aos custos que a empresa assume, já que costumam ser prestações mensais que não implicam grande investimento de dinheiro em curtos períodos de tempo e, no geral, incluem as páginas impressas, o aluguer da impressora ou a reposição automática de consumíveis.

Uma impressora avariada não é um problema se contar com um serviço de gestão da impressão, a reposição está garantida. Delegar este tipo de serviços numa empresa especializada pode levar a grandes poupanças aos pequenos negócios, que não se querem preocupar em gerir este tipo de incidências, mas simplesmente estarem dedicados ao seu próprio negócio.