Soluções para o setor legal

Embora não seja um requisito necessário para o Citius, os nossos scanners e equipamentos multifunções permitem digitalizar para o formato PDF/A. Este formato permite aceder ao documento sem necessidade de o abrir com o software criado. Por este motivo, o formato PDF/A assegura a perdurabilidade dos documentos digitais.

Os scanners departamentais compactos têm uma ranhura própria para digitalizar cartões de identificação ou outros. Nos restantes scanners a digitalização pode ser feita com uma folha de transporte. Nos equipamentos multifunções, existe uma função que indica como deve colocar o cartão no vidro do scanner.

Se o que necessita é digitalizar documentos agrafados ou encadernados, os equipamentos recomendados são os multifunções uma vez que o permitem fazer a partir do vidro do scanner. Se digitaliza muitos documentos deste tipo o ideal é fazê-lo com um dos scanners com vidro de exposição.

Em muitas situações, os documentos arquivados por advogados, notários e procuradores, por motivos legais, são documentos que devem ser armazenados durante muito tempo e devem também manter as mesmas qualidades do momento em que foram criados.

No caso de documentos ou arquivos digitais, o formato PDF/A assegura essa perdurabilidade segundo a norma ISO 19005-1.

Por outro lado, quando nos referimos a documentos impressos, é a norma ISO 11798 que rege os requisitos que devem cumprir estes documentos. Aqui entram em jogo: a impressora ou equipamento multifunções, o papel e o toner utilizados; que, em conjunto e avaliados pela norma ISO, fazem com que os documentos permaneçam intactos ao fim de 100  anos.

Se utiliza o scanner para outros trabalhos mas quer aceder rapidamente à configuração exigida pelo Citius, necessita de um equipamento que permita criar perfis de digitalização. Através desta opção pode configurá-lo de forma a que, com apenas um toque, a digitalização seja feita com as características necessárias. Tanto com os scanners como com os multifunções pode definir estes perfis a partir do Control Center assim como desde o visor do equipamento (disponível conforme o modelo).

Se pretende ter um scanner que possa ser utilizado por mais do que uma pessoa, então necessita de um scanner com conexão em rede (Ethernet) ou WiFi.

Com o Bloqueio Seguro de Funções pode personalizar autorizações de uso do scanner ou suas funções, para diferentes utilizadores ou grupos de utilizadores.