Os equipamentos Brother pensados para advogados, ajudam a imprimir rapidamente ou digitalizar toda a documentação em papel, que deva ser apresentada online.
Os scanners departamentais compactos têm uma ranhura própria para digitalizar cartões de identificação ou outros. Nos restantes scanners a digitalização pode ser feita com uma folha de transporte. Nos equipamentos multifunções, existe uma função que indica como deve colocar o cartão no vidro do scanner.
Se o que necessita é digitalizar documentos agrafados ou encadernados, os equipamentos recomendados são os multifunções uma vez que o permitem fazer a partir do vidro do scanner. Se digitaliza muitos documentos deste tipo o ideal é fazê-lo com um dos scanners com vidro de exposição.
Em muitas situações, os documentos arquivados por advogados, notários e procuradores, por motivos legais, são documentos que devem ser armazenados durante muito tempo e devem também manter as mesmas qualidades do momento em que foram criados.
No caso de documentos ou arquivos digitais, o formato PDF/A assegura essa perdurabilidade segundo a norma ISO 19005-1.
Por outro lado, quando nos referimos a documentos impressos, é a norma ISO 11798 que rege os requisitos que devem cumprir estes documentos. Aqui entram em jogo: a impressora ou equipamento multifunções, o papel e o toner utilizados; que, em conjunto e avaliados pela norma ISO, fazem com que os documentos permaneçam intactos ao fim de 100 anos.
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A digitalização pode ser uma das funções mais necessárias no setor legal, mas não nos podemos esquecer de outras que também fazem parte do trabalho diário.
Imprimir documentos, identificar ficheiros físicos, etc….