O arquivo eletrónico e a importância da digitalização de documentos
A digitalização nas empresas e administrações públicas nas últimas décadas construiu registos sobre cada pessoa, física ou jurídica, em formato eletrónico, facilmente acessíveis, mais cómodos no momento de consultar e mais seguros. O arquivo eletrónico já faz parte do nosso dia a dia.
O que é o arquivo eletrónico?
Um arquivo eletrónico é um conjunto de documentos eletrónicos que fazem parte de um determinado processo administrativo. Os documentos eletrónicos contêm informação relevante sobre um individuo ou grupo, que nos permite realizar diferentes gestões. Por exemplo, a situação legal de uma empresa ou individuo durante um processo judicial.
O arquivo eletrónico é a evolução dos dossiers em papel que se utilizavam até a digitalização ganhar lugar nas organizações. O processamento deste tipo de documentos é similar, mas em vez de o fazer em papel, tudo se processa de forma digital, incluindo elementos como carimbos ou assinaturas, que agora se fazem diretamente com o computador, sem que se perca a sua validade legal e de forma completamente segura.
De que é composto um arquivo eletrónico?
O arquivo eletrónico é um conjunto de documentos eletrónicos que reúnem a informação necessária sobre uma pessoa física ou jurídica. No geral, é formado por:
- Documentos eletrónicos: registos, emails, documentos em pdf e toda a documentação necessária;
- Índice eletrónico: assinado pela administração ou entidade correspondente que garantirá a integridade do arquivo eletrónico;
- Assinatura eletrónica: que identifica de forma inequívoca o signatário, assegura a integridade do documento e garante que o assinante não possa negar que efetivamente assinou o documento;
- Metadados obrigatórios: pegada digital, carimbo eletrónico e todos os códigos que sirvam para identificar a origem e as características do documento.
Vantagens do arquivo eletrónico
O processo de digitalização dos documentos, apesar de ser complexo e necessitar de uma grande coordenação entre as diferentes administrações, oferece uma série de vantagens destacáveis para utilizadores e organizações.
- Trâmites descentralizados: não é necessária a presença física da pessoa para realizar um trâmite, já que a documentação eletrónica pode ser consultada online, como tal são agilizadas e muito as tarefas e permite comprovar em tempo real qualquer dado que se necessite;
- Registos com validade legal: graças à tecnologia como a encriptação de dados e assinaturas eletrónicas, um arquivo eletrónico tem a mesma validade que um equivalente em papel;
- Simplicidade na localização: ao estar tudo classificado e acessível, é muito simples procurar a informação de forma quase instantânea;
- Segurança adicional: as limitações do papel (extravio, deterioração, ilegibilidade…) não existem neste tipo de arquivos, que podem facilmente ser copiados conforme a necessidade, não se extraviam e é muito mais cómodo para o cidadão, já que a informação pode ser consultada eletronicamente e não é necessário fornecê-la novamente.
Solução de digitalização de documentos
A aplicação dos arquivos eletrónicos, sobretudo na administração pública tem tido uma evolução positiva no que diz respeito à agilidade com que se tramitam os procedimentos, por não necessitar de um suporte físico que é limitado devido às suas características. Criar documentos eletrónicos desde o princípio não é complexo, mas em muitos o desafio está em conseguir transformar milhões de dossiers em papel num arquivo eletrónico igualmente válido para poder ter acesso a toda essa informação a partir de um computador. Para realizar esta tarefa de forma eficiente e eficaz, é necessário contar com uma solução de digitalização de documentos.
As soluções de digitalização de documentos permitem transformar documentos em papel em formato eletrónico garantindo uma cópia autêntica dos documentos digitalizados, fazendo uso de tecnologias como a digitalização a HTTP/S e servidores de aplicações que mantêm a intemporalidade que regula este tipo de procedimentos. Uma das características necessárias para este tipo de procedimentos é contar com equipamentos que se adaptem às necessidades do utilizador e que sejam fáceis de usar. Tendo isto em conta, estas soluções integram-se em sistemas complexos com o objetivo de evitar erros do utilizador e através de ferramentas de controle e segurança, como PINs, códigos de barras, cartões NFC etc. automatizar grande parte do processo garantindo o acesso de cada utilizador de forma segura.
Em muitas empresas e organizações continua-se a contar com uma grande quantidade de documentos em papel que precisam ser tramitados eletronicamente. Por isso é necessário contar com uma solução de digitalização de documentos que seja simples e prática ao mesmo tempo que garante a segurança e eficácia durante o processo.
