O que deve ter em conta na hora de escolher um scanner?

O mundo empresarial está a evoluir para um ambiente onde necessita combinar a documentação em formato digital juntamente com a física para facilitar a sua distribuição e conservação. Além disso, existe uma normativa que obriga as empresas a conservar os seus documentos, por isso, a preservação dos documentos não só pode ser uma salvaguarda para evitar possíveis perdas ou facilitar o acesso a essa informação, como também permite cumprir uma norma legal.

São muitos os setores que se viram obrigados, devidos às normativas nacionais e comunitárias, a implementar processos de digitalização de documentos, desde o setor bancário ou serviços financeiros até ao setor da saúde. Este processo será alargado, progressivamente, a todos os setores em pouco tempo.

As soluções para a gestão documental passam desde o simples uso de um scanner para armazenar a informação digitalizada num computador ou em rede, até à automatização da gestão de documentos digitalizados mediante um sistema de códigos de barras incorporado em cada documento.

A digitalização da documentação relevante num negócio pode aportar grandes benefícios à empresa que decida optar por ela.

Porquê optar pela digitalização de documentos?

• Reduz custos e tempo. Investir em ferramentas de gestão documental para digitalizar documentos poupa dinheiro ao armazenar a informação automaticamente. Digitalizando e guardando de forma digital a informação relevante, evita-se que os trabalhadores percam tempo a arquivar, classificar ou procurar informação necessária para o dia a dia entre montanhas de papel;
• Melhora a eficiência. A acumulação de muitos arquivos, pastas e documentos sem organizar pode ser demasiado ineficiente para um negócio. A digitalização de documentos, combinada com uma adequada classificação dos arquivos necessários em formato físico, permite armazenar de forma mais organizada para que sejam fáceis de encontrar e evitar que se extraviem, além de ganhar espaço no escritório;
• Simplifica a acessibilidade à informação. A digitalização de documentos permite o fácil acesso aos mesmos pelas pessoas que deles necessitem, melhorando a segurança da informação, sempre que estes arquivos estejam bem indexados e nomeados.

Como escolher um scanner para a digitalização?

Na hora de escolher um scanner para começar um projeto de digitalização, recomendamos que preste atenção às seguintes características:

• Velocidade. A velocidade é um aspeto importante a ter em conta. Para escolher a velocidade adequada devemos primeiro conhecer qual o volume de digitalização com que vamos trabalhar: quanto mais documentos forem digitalizados, mais útil será um scanner mais rápido;
• Portabilidade. Devemos avaliar o ambiente no qual se vai usar o scanner, se no escritório ou fora dele. Se a digitalização em mobilidade é importante para o negócio, devemos optar por um scanner portátil. No entanto, se o uso que se vai dar ao mesmo é num escritório, uma solução de secretária cobrirá as necessidades;
• Formatos. O tipo de arquivos resultantes da digitalização pode ser variado. Temos que prestar atenção aos formatos de saída para que sejam compatíveis com os sistemas de visualização e gravação utilizados em cada empresa, especialmente quando um setor usa um formato de ficheiros específico. O tipo de arquivo digital aportará segurança e durabilidade para o futuro, se estes forem fatores relevantes para a indústria em causa;
• Tamanho de documentos aceite. A maioria dos documentos que usam tanto empresas como freelances são em A4, pelo que os scanners que trabalham com este tamanho são os mais aptos para a maioria dos negócios. Não obstante, há que avaliar se prefere ter um equipamento que aceite documentos A3, para aqueles documentos com um tamanho não standard ou, por outro lado, se necessitamos de um equipamento que permita digitalizar documentos mais pequenos como cartões de visita, recibos ou talões;
• Alimentador de documentos e vidro de exposição. Para que o processo de digitalização de documentos de muitas folhas seja mais rápido e simples, é necessário que o scanner tenha um alimentador automático de documentos ou ADF. Por um lado, se tem uma grande necessidade de digitalizar folhas soltas, é recomendável escolher um equipamento com ADF, já que eliminará a necessidade de digitalizar documentos folha a folha;.
• Duplex. Escolher um scanner com frente e verso automático permite realizar a tarefa de digitalização de forma mais dinâmica e com uma só passagem; optar por um equipamento com esta funcionalidade supõe poupança de tempo e aumento de produtividade;
• Resolução do scanner. Representa a qualidade a que trabalha o scanner e por isso é uma característica muito importante a considerar. Depende da utilização que vamos dar ao ficheiro digital a necessidade de uma qualidade ou outra. Se só vamos usar o documento digital para arquivar, uma qualidade de 72ppp em escala de cinzentos seria suficiente, mas devemos considerar todas as situações para as quais podemos necessitar do scanner.

A digitalização de documentos pode supor um importante benefício para aquelas empresas que necessitem de dispor de informação relevante quer para sua divulgação quer apenas para arquivo. Existem diferentes soluções que permitem levar a cabo um processo documental num negócio, apenas há que escolher a mais adequada segundo o objetivo e as necessidades para poder tirar partido de todas as vantagens que pode aportar à empresa.