O scanner: o seu seguro perante qualquer acidente

Os escritórios de hoje e o ritmo frenético de trabalho que se vive, criam uma imensa quantidade de documentos e informação muito necessários para os processos e projetos internos. A gestão desta informação e a precaução que se deve tomar para que os documentos não se percam ou possam ser destruídos é fundamental para as empresas. Além disso, as empresas também se estão a adaptar às novas ferramentas como cloud computing e armazenamento de dados. Perante esta revolução digital e com o aumento do número de documentos, os colaboradores necessitam de flexibilidade para digitalizar e arquivar informação em qualquer lugar e com a maior qualidade possível. Mas, como conseguir isto?

Existem várias ferramentas que permitem que esteja na vanguarda da eficiência e da velocidade que possibilita a digitalização, sem esquecer os documentos que se continuam a produzir em papel. Por exemplo, os scanners continuam a manter esta ligação entre o papel e o mundo digital, uma vez que garantem a digitalização de documentos e os transferem para a nuvem, para o PC, para a rede, a cartões de memória ou para um sistema de armazenamento de dados corporativo. É quase como uma viagem do passado ao futuro em poucos minutos. Isto elimina a necessidade das empresas de armazenar grandes quantidades de papel, o que nos oferece uma eficácia absoluta.

Além disso, também ajudam na prevenção de acidentes. Que acontece quando devemos resolver uma catástrofe? Já há relatórios que apontam que a recuperação perante perdas de documentos é uma grande preocupação de segurança para os utilizadores finais de tecnologia. A grande maioria das empresas entrevistadas* (76%), com mais de 500 colaboradores, identificaram a continuidade do negócio e a recuperação de acidentes como um dos seus 3 principais pontos débeis a nível de segurança. Isto também é uma das maiores preocupações entre as pequenas (50%), médias (51%) e grandes empresas (62%). O uso efetivo de scanners proporcionaria uma solução simples para estas preocupações.

Os riscos físicos, como os incêndios e as inundações ou ciber ataques, mantêm os proprietários e gerentes de todas as companhias em alerta. Por isso, a gestão eficaz e eficiente da informação é imprescindível.

A digitalização rápida e fácil da documentação é essencial, bem como a tranquilidade de saber que ainda pode aceder a uma cópia de um documento em papel. O reconhecimento ótico de caracteres (OCR) ou processo mediante o qual se consegue que um documento digitalizado seja adaptado para texto digital, torna-o possível. A digitalização através de um scanner é muito mais do que criar uma cópia fotográfia. Os processos automatizados e personalizados asseguram que os documentos são arquivados em equipamentos locais, servidores remotos ou soluções fiáveis na nuvem, como Dropbox ou Microsoft OneDrive.

Descubra como o pode ajudar um scanner nesta revolução digital!

* Fonte: IDC Western European End User Hardcopy Survey, Q2 2017