Poupe tempo no seu trabalho usando OCR
A tecnologia OCR - Optical Character Recognition ou em português: Reconhecimento Ótico de Caracteres – teve grande impacto na forma como as empresas gerem a sua documentação, permitindo-lhes agilizar as suas tarefas e ser mais eficientes com menor investimento de tempo.
Este tipo de software consegue ler os caracteres impressos dos documentos digitalizados para os converter num código digital. Desta forma o computador pode interpretá-los como texto – e não como imagem – e podem ser editados no novo ficheiro digitalizado.
O rápido desenvolvimento destes programas permite reconhecer de um modo eficaz a maioria dos caracteres impressos num documento e, inclusivamente, alguns dos softwares mais potentes também podem reconhecer textos manuscritos com uma caligrafia precisa. Para garantir uma correta leitura do programa de OCR, há que considerar que fatores como a qualidade do documento original, o tamanho da fonte ou a resolução da digitalização podem afetar o resultado final.
Não há dúvida de que o OCR proporciona benefícios na hora da recompilação e verificação de dados numa empresa já que oferece uma grande vantagem de poupança de tempo, além do aumento da eficiência e a produtividade.
Utilidades do OCR que permitem otimizar o tempo na empresa
A tecnologia do Reconhecimento Ótico de Caracteres apresenta várias utilidades que ajudam a otimizar o tempo de gestão do trabalho, alguns exemplos seriam os seguintes:
- Transcrição de textos: o OCR permite que de um documento físico que contenha texto, seja possível transcrever a informação para um software de processamento de textos ou folha de cálculo automaticamente. Desta forma, podemos aplicar um segundo filtro a textos para corrigir possíveis erros sobre o mesmo documento digitalizado, sem necessidade de modificar o ficheiro original;
- Pesquisa de documentos: através do software de gestão documental que usa o OCR, podem-se reconhecer os dados e textos que estão incluídos dentro do documento digitalizado. Desta forma, podem ser localizados facilmente e de forma rápida através do motor de busca do equipamento com o qual se está a trabalhar. Apenas seria necessário introduzir palavras chave ou números que se encontrem no conteúdo do documento para o encontrar, conseguindo uma grande poupança de tempo;
- Digitalização de imagens e tabelas numéricas: Esta tecnologia não só digitaliza linhas de texto, como também mantém as mesmas imagens que existam num documento, quer sejam logotipos, assinaturas ou tabelas de Excel com a mesma estrutura que o original. Uma vez que o documento tenha sido digitalizado, as imagens, os números e os textos podem-se editar e redistribuir da forma desejada;
- Uso desde aplicações: podem-se aproveitar aplicações integradas em scanners e multifunções com visor tátil como Scan to Office App: uma função que serve para digitalizar documentos e imagens para programas como Word, Excel ou PowerPoint que permite a posteriori editar o texto ou redistribuir as imagens num novo documento digital.
As vantagens que oferece o OCR são inúmeras, principalmente porque aumenta a eficiência ao simplificar a forma de manusear os documentos num escritório, poupando muito tempo.
Este tipo de software pode ser implementado em qualquer negócio que necessite gerir uma grande quantidade de documentação digitalizada. Algumas marcas de multifuncionais e impressoras incluem adicionalmente um pacote de software OCR. No entanto, se já tem um software, deve certificar-se de que a sua impressora multifunções ou scanner é compatível com ele. E lembre-se: como dissemos, o OCR é um software, não é parte do hardware que utiliza para digitalizar.
