6 conselhos para organizar o seu espaço de trabalho em casa

Depois do aparecimento da Covid-19 e do estabelecimento do estado de emergência, deu-se um rápido e importante crescimento do teletrabalho no nosso país. Apesar do relaxamento das medidas de contenção, muitas empresas decidiram prolongar esta forma de trabalhar e estão a considerar a sua implementação como algo habitual para os seus colaboradores.

De facto, de acordo com um estudo recente realizado pela IDC, 75% das empresas preveem estabelecer o teletrabalho para pelo menos 5% dos seus trabalhadores. E 50% das empresas estimam que pelo menos 10% dos seus empregados continuarão a trabalhar a partir de casa.

Isto significa que muitos profissionais terão de montar o seu posto de trabalho em casa e começar a trabalhar fora do escritório.

Independentemente de as empresas disponibilizarem ao colaborador os meios necessários para trabalhar a partir de casa, a ordem que é mantida nesse escritório em casa dependerá do próprio trabalhador.

Aqui estão 6 dicas que pode seguir, para evitar a confusão, se trabalhar a partir de casa.

Evite o caos apostando na organização e identificação

1. Armazene e ordene: A organização é fundamental quando se trabalha a partir de casa. Ter tudo em ordem poupa tempo na procura de qualquer ficheiro, documento ou material, e é também importante para reduzir a desordem na secretária.

   Para evitar este problema, pode utilizar armários de arquivo, gavetas, prateleiras ou caixas, mas estas devem ser devidamente identificadas para que possa localizar rapidamente tudo o que precisar.

2. Limpe o escritório: Como referimos, é essencial manter a ordem na mesa de trabalho. É por isso que deve manter apenas os artigos que vão ser utilizados frequentemente na secretária e armazenar ficheiros ou material de escritório em locais em que sejam fáceis de encontrar e devidamente sinalizados.

   Para aqueles documentos ou utensílios que precisam de ser guardados na secretária, o melhor é encontrar o lugar ideal. Um porta-lápis e uma bandeja de papel podem ser grandes aliados para evitar a confusão.

3. Reorganize os seus papéis: A utilização de papel é fundamental para ler e analisar a informação de uma forma simples, melhorando a tomada de decisões. No entanto, isto não significa que todos os documentos devam estar em cima da mesa.

   Pode classificar os documentos em armários de arquivo e rotulá-los por mês ou por assunto, para que possa consultá-los rapidamente sempre que precisar.
   Ou, por outro lado, pode optar por digitalizar os ficheiros que não necessita de consultar em papel e organizá-los em pastas no seu computador ou na nuvem.

4. Etiquete e organize: A utilização da etiquetagem para melhorar a ordem e a organização é muito versátil. Pode ser utilizada, como já mencionámos, para identificar armários de arquivo ou classificar prateleiras, mas também para gerar códigos de barras com os quais pode estabelecer um sistema de gestão documental, através de etiquetas anexadas aos documentos ou locais.

   As etiquetas oferecem a possibilidade de utilizar cores diferentes para estabelecer um código de fácil compreensão na identificação dos ficheiros ou para codificar pastas e prateleiras por data, categorias ou clientes.... Basta ter alguma imaginação!

5. Crie um espaço para os equipamentos partilhados: Como resultado da expansão do teletrabalho, muitas famílias acabarão por trabalhar juntas na mesma casa. Para estes casos, será muito útil estabelecer um espaço comum onde colocar os equipamentos que vão partilhar, quer se trate de uma impressora, de um multifunções ou de um scanner. Desta forma, evita que o elemento que está mais próximo do equipamento seja sempre o perturbado.
6. Dê o seu toque pessoal ao espaço: Não se esqueça de ter à vista uma peça decorativa, foto ou lembrança que dê um toque pessoal ao local da casa onde vai passar a maior parte do dia.
   Elementos criativos e coloridos no local de trabalho podem ajudá-lo a sentir-se mais confortável e inspirado, além de que está demonstrado que certas cores ajudam a relaxar em tempos de stress.
   Com um pouco de planeamento e com o seu toque pessoal, pode manter o seu espaço de trabalho sempre em ordem, para que a sua criatividade e produtividade não sejam prejudicadas. Se optar pela etiquetagem para identificar e organizar ficheiros e materiais, o seu sucesso é garantido.