As 10 melhores ideias de etiquetagem para o escritório

Com longas listas de tarefas para fazer e prazos muito apertados, a vida no escritório pode ser muito atribulada. Um dia sem problemas ou erros é raro, mas seria o cenário ideal para qualquer colaborador.

A tecnologia tem um papel muito importante para os trabalhadores, uma vez que faculta muitos elementos úteis. Mas os benefícios não ficam por aí: a tecnologia também pode ajudar a pôr em ordem a vida diária num escritório.

É um processo simples: a introdução da etiquetagem pode tornar o seu local de trabalho muito mais eficiente, fazendo-o poupar tempo e reduzindo o stress pelo caminho.

Aqui estão 10 dos nossos melhores conselhos sobre como a etiquetagem pode transformar positivamente o escritório:

1. Etiquete até os cabos: alguma vez desligou o seu computador por engano a pensar que era outra coisa? Estudos recentes demonstraram que 32% de nós já perdemos algum trabalho por se desligar o PC acidentalmente¹. Pode prevenir este potencial acidente no escritório etiquetando todas as fichas. É uma etiquetagem simples que nos pode poupar tempo e evitar problemas.
2. Identificação dos visitantes: diga adeus aos livros de visitas escritos à mão e que ainda por cima são pouco profissionais. Agora é possível agilizar o fluxo de visitas com uma solução de etiquetagem que possa fazer essa gestão. Estes sistemas dão uma boa imagem e permitem localizar os visitantes em qualquer momento, questão esta fundamental para a segurança da empresa.
3. Documentos importantes em tempo real: poupe tempo a procurar o documento importante que necessita etiquetando arquivos e dossiers. Dê ainda uma distinção adicional ao identificar arquivos confidenciais com texto a vermelho. Como tempo é dinheiro, é um investimento que vale a pena fazer.
4. A segurança em primeiro: num escritório, a sinalização de segurança é crucial e pode prevenir acidentes e lesões graves. Podem ser criadas etiquetas brilhantes e coloridas para alertar as pessoas para qualquer perigo ou inclusivamente informar sobre instruções de manuseamento de um equipamento de segurança de forma adequada.
5. Proteja os seus pertences: sabia que anualmente se perdem 78 milhões de horas de trabalho a procurar objetos roubados? E que 26% das discussões no escritório são causadas por objetos roubados? 1 Mantenha a paz mental e reduza o risco de roubo, deliberado ou acidental, simplesmente etiquetando os seus pertences. Isto pode ser aplicado a qualquer coisa, desde agrafadores a calculadoras, até cadernos ou carregadores de qualquer tipo.
6. Revisões claras: quando o equipamento é crucial para manter a segurança das pessoas, como os alarmes de incêndios, é importante fazer as substituições ou revisões atempadamente. Simplesmente etiquetar o equipamento com a data de caducidade ou de cumprimento, é uma forma de destacar essa informação e relembrar de forma visível os prazos que deve cumprir sem falta.
7. Facilite a reciclagem: à medida que vamos sendo mais conscientes do nosso impacto no meio ambiente, mais úteis serão também os equipamentos de etiquetagem para identificar os contentores de reciclagem. Agora o pessoal do escritório pode identificar facilmente para onde deve ir o plástico, papel e outros materiais recicláveis, e sem confusões.
8. Etiquetagem de alimentos: devido às alergias alimentares, que cada vez mais representam um risco para a saúde, e das preferências dietéticas dos consumidores que variam constantemente, é essencial criar etiquetas informativas claras quando se servem alimentos a colegas ou clientes no local de trabalho.
9. Correio de primeira classe: a etiquetagem para envios postais pode fazer com que encomendas e cartas tenham um aspeto mais uniforme e profissional. Outra vantagem é que as etiquetas são mais legíveis que a escrita à mão. Tudo isto ajuda a assegurar que o correio chegue ao destino final sem demoras ou que a tinta não fique esborratada com a chuva. Para poupar tempo, também se pode criar um modelo para as pessoas que enviam correio com regularidade, o que significa que as etiquetas gravadas podem ser impressas em poucos cliques.
10. Empurrar ou puxar? quando caminhamos em direção a uma porta, todos temos o mesmo pensamento: empurrar ou puxar? Etiquetar as portas evitará momentos embaraçosos aos visitantes ou até mesmo potenciais acidentes. Como vantagem adicional, estas etiquetas podem ajudar a evitar qualquer dano nas portas.

¹ Estudo 'Office Labelling' realizado por YouGov em nome de CityPress. Reino Unido, Outubro de 2017.