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A importância de conhecer os aspetos básicos da preparação de pedidos nos armazéns

A importância de conhecer os aspetos básicos da preparação de pedidos nos armazéns

Os armazéns são o motor do auge do comércio eletrónico. São eles que recolhem, embalam e preparam grandes volumes de pedidos de clientes para envio, com a maior eficácia possível.

Fazer chegar os pedidos aos clientes no momento oportuno é um processo complexo em que cada peça móvel deve funcionar na perfeição. E, à medida que as empresas grandes e pequenas procuram agilizar as suas cadeias de distribuição, mais pessoas são envolvidas no mundo do cumprimento de pedidos.

Este post oferece uma simples introdução sobre a preparação de pedidos, assim como os aspetos básicos que necessita conhecer para ter conversas mais seguras sobre o armazenamento e o envio dos seus produtos.

Quantos tipos de preparação de pedidos existem?

Os sistemas desenhados para facilitar o processo de preparação de pedidos abarcam toda a gama tecnológica, desde os níveis tradicionais até aos mais sofisticados de automatização.

  • Preparação de pedidos por papel – A mais básica das técnicas, na qual os responsáveis por preparar os pedidos o fazem com base numa lista impressa;
  • Preparação de pedidos por voz – A pessoa encarregue de preparar os pedidos recebe a informação através de auriculares, deixando as duas mãos livres para poder prepará-los;
  • Preparação de pedidos por luz – Baseado em sinais luminosos fixos nas prateleiras que guiam o preparador em direção ao compartimento de armazenamento correto;
  • Preparação de pedidos por digitalização – Utiliza um scanner manual para registar tanto a etiqueta do código de barras da estante como a do artigo que vai enviar;
  • Preparação de pedidos por RFID – Utiliza campos eletromagnéticos para identificar e seguir automaticamente as etiquetas de identificação por radiofrequência (RFID) coladas nos produtos;
  • Preparação de pedidos por visualização – Um visor com um scanner integrado, que permite às pessoas encarregues de preparar os pedidos identificar os produtos, confirmando automaticamente todos os pedidos.

Independentemente do tamanho ou da complexidade do processo de preparação de pedidos, os códigos de referência (SKU), os números de artigo europeus (EAN) e os códigos de barras claramente impressos são a chave para uma rápida preparação de pedidos e uma gestão precisa do inventário.

O que é um EAN?

Os profissionais do setor do retalho que vendem produtos na Europa devem garantir que cada produto tem um EAN – um código exclusivo de 12 ou 13 dígitos, que vem acompanhado de um código de barras que permite identificar e fazer o seguimento de produtos concretos no sistema de gestão do inventário.

O EAN e o código de barras aparecem na embalagem do produto, para que se possa digitalizar e identificar quando passa pelo processo de preparação de pedidos, embalamento e distribuição.

O propósito do EAN digitalizável é minimizar os erros humanos, mas nos casos em que o código de barras está danificado e não se pode ler, os colaboradores terão que introduzir manualmente o EAN no sistema de gestão de inventário, o que provoca atrasos no processamento dos pedidos, aumento as possibilidades de erro e tem impacto na produtividade.

O que é um SKU?

O código de referência (SKU) é um código alfanumérico que utilizam os profissionais do setor do retalho para fazer um seguimento interno do inventário de produtos. O código deveria ser exclusivo para o seu negócio e facultar informação sobre as principais características de cada produto (ex. tamanho, tipo, cor, género, etc.). Costuma aparecer, além do EAN e do código de barras, na etiquetagem do produtos.

Porque é que a etiquetagem é tão importante?

A velocidade com a qual se realizam os envios está-se a converter rapidamente num fator chave para determinar em que negócios compram os consumidores. 68% dos consumidores afirma que um envio rápido os incentivaria a realizar um pedido online. E para 36% dos consumidores, o "envio rápido" significa agora a entrega no mesmo dia1.

Dadas estas expetativas tão extremas, podem entender porque é que cada segundo conta no comércio eletrónico e porque é que as etiquetas danificadas ou a falta delas poderiam atrasar as operações. Um ambiente tão rápido requer uma solução de impressão de etiquetas que possa seguir o seu ritmo, e que proporcione aos preparadores de pedidos a capacidade de imprimir em movimento com rapidez e precisão.

Deveria utilizar códigos de barras?

Por muito complexo que seja o sistema de gestão de inventários ou a tecnologia de preparação de pedidos, a interpretação e a gestão dos dados de stock tão importantes, a localização e o produto dependem de uma etiquetagem clara.

Por exemplo, num ambiente de preparação de pedidos com volumes de SKU baixos e uma frequência de pedidos relativamente baixa, os pedidos preparados por voz poderiam ser a tecnologia mais indicada. Isto baseia-se em introduzir códigos de barras digitalizáveis nos carros das encomendas, nas folhas de atribuição de pedidos, nas localizações dos produtos e nos artigos individuais.

No entanto, os profissionais do setor do retalho que têm volumes de SKU altos e frequências de pedidos mais elevadas podem necessitar de um sistema automatizado de armazenamento e recolha mais sofisticado, que entregue a mercadoria ao preparador de pedidos mediante um carrossel ou tapete rolante.

Apesar do crescente uso dos sistemas RFID, o humilde código de barras continua a estar no centro do processo, não só pela sua localização global e o uso generalizado do código de barras 2D (que pode conter muita mais informação), como também porque as empresas mais pequenas simplesmente não podem assumir os custos de implementação da tecnologia RFID2.

Em última instância, enquanto os profissionais do setor do retalho utilizem códigos de barras para localizar, identificar e expedir mercadorias, necessitarão de uma solução que lhes permita criar etiquetas no local.

1 digitalcommerce360.com: "Online shoppers demand same-day delivery" – 16 de março de 2021
2 supplychaindigital.com: "The Future of Barcoding and RFID" - Mayo 2020

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