Novos desafios dos responsáveis de IT: mudanças nas prioridades dos trabalhadores

A crise da COVID-19 veio acompanhada de enormes mudanças e desafios tecnológicos para as empresas. Muitas organizações viram-se obrigadas a gerir uma rápida migração para o teletrabalho e a transformar as tarefas habituais de escritório em novos processos virtuais.

Isto fez com que as pequenas e grandes empresas repensassem as suas soluções digitais. Os colaboradores, os responsáveis das tomadas de decisões e as equipas de TI tiveram que mudar a sua mobilidade e muitos dos que trabalham hoje a partir de casa perderam a possibilidade de usar as soluções tecnológicas que usavam no escritório – incluindo as ferramentas de impressão ou digitalização – de uma forma que nunca tinham imaginado.

Para apoiar a produtividade e permitir que as empresas evoluam nesta nova modalidade de trabalho, é necessário que haja uma alteração nas formas de colaboração e que os departamentos de TI liderem o processo de mudança.

Para isso, devem manter informados os colaboradores e a direção para que entendam a nova implementação e as necessidades digitais do trabalho remoto, assim como manter as atividades de uso comum no local de trabalho físico, num ambiente de teletrabalho.

A avaliação das necessidades

O que os utilizadores querem comparativamente ao que necessitam requer uma avaliação exaustiva para garantir que as soluções digitais que utilizam proporcionam os melhores resultados dentro do orçamento estabelecido. Há que ter em conta as funções e responsabilidades do departamento de TI – já que estas estão permanentemente em mudança e evolução – assim como o bem-estar dos trabalhadores na hora de se adaptarem a esta nova forma de trabalhar.

Não devemos esquecer que a produtividade deve estar sempre em cima da mesa no que diz respeito às prioridades. Neste novo ambiente, a produtividade viu-se afetada porque os trabalhadores não dispunham das ferramentas a que estavam acostumados num ambiente de escritório, como tal há que procurar novas soluções com as quais cobrir este leque de necessidades que se abre e isso consegue-se através da colaboração.

É claro que, há muitas complexidades que também devemos considerar quando se implementam novas soluções, tanto para o aumento do teletrabalho como para a necessidade de impressão no escritório. Neste último caso, o modelo de impressão descentralizada - agora recomendado para evitar que os utilizadores se aglomerem à volta de um só equipamento de impressão nos escritórios – não só favorece o distanciamento social, como também aumenta a produtividade dos colaboradores.

Por tudo isto, as empresas poderiam considerar a possibilidade de distribuir as impressoras num modelo de impressão descentralizada, ou inclusivamente introduzir impressoras de nível empresarial nos domicílios dos colaboradores em situação de teletrabalho, num modelo mais amplo de impressão descentralizada.

A impressão descentralizada proporciona aos colaboradores que trabalham a partir das suas casas os mesmos benefícios e funcionalidades de impressão do que no escritório, mantendo os protocolos de segurança e gestão estabelecidos pela empresa.

Estão alinhadas as equipas de TI e os colaboradores?

Segundo o estudo Quocirca Print 2025¹ realizado pela Brother antes da crise da COVID-19, os diretores de tecnologia e os colaboradores tinham pontos de vista opostos quando se tratava de soluções digitais, mas isto pode ter mudado durante a pandemia.

Segundo o relatório, apenas 36% dos colaboradores previa que para 2025 a impressão seria muito importante ou bastante importante para o seu negócio, contra os 65% dos responsáveis de TI que o afirmavam.

É uma opção que provavelmente mudou depois do confinamento, uma vez que é possível que os trabalhadores não tenham tido em conta a impressão quando estava ao seu alcance no escritório. É provável que o facto de trabalhar sem ter um acesso fácil aos serviços de impressão tenha feito com que deem conta da sua importância no local de trabalho; quer seja para poder arquivar fisicamente documentos importantes ou utilizar os equipamentos multifunções para imprimir os documentos que necessitam para uma reunião. Em qualquer caso, trata-se de uma ferramenta importante e necessária.

O estudo também revelou que 62% dos trabalhadores considera que são muito mais importantes as ferramentas de colaboração – mensagens instantâneas, uso partilhado de visores ou videoconferências – em comparação com os 45% dos responsáveis de TI que teve em conta esse aspeto.

Dado que o teletrabalho é protagonista na nossa forma atual de trabalhar, as opiniões das equipas de TI sobre as ferramentas de colaboração poderiam ter alterado, dado que os colaboradores dão agora muito mais valor às ferramentas online. Por isso, os departamentos de tecnologia necessitam colaborar com os responsáveis que tomam decisões. para implementar as melhores medidas possíveis, inclusivamente testando diferentes métodos para ver qual se adapta melhor ao seu negócio.

Espera-se que, como parte do impacto da pandemia, exista uma mudança de paradigma sobre a forma como entendíamos o trabalho no escritório. Será interessante ver como os negócios se estão a adaptar a esta "nova normalidade". O que parece claro é que haverá uma maior tendência para o teletrabalho e que as reuniões em videoconferência substituirão as tradicionais reuniões físicas.

Tendo em conta que a nossa forma de trabalhar vais continuar a mudar, as perspetivas de como será o escritório do futuro são incertas. No entanto, é fundamental que os departamentos de TI se comprometam continuamente com os seus colaboradores, e trabalhem numa colaboração digital para desenvolver soluções que otimizem a rentabilidade e a eficiência e, sobretudo, em escolher as mais adequadas para garantir a segurança e cobrir as necessidades futuras das empresas.

¹ Quocirca Print 2025 Phase Two Report commissioned by Brother