Novos desafios para os gestores de TI: gerir o parque de impressão numa situação de teletrabalho
Enquanto todos estivemos confinados, as empresas saíram das suas quatro paredes e expandiram-se pela cidade ou mesmo pelo país. Já não são, apenas, grupos de pessoas e equipamentos ou ferramentas partilhados num único local, mas sim uma multiplicidade de locais (a casa de cada trabalhador) com dispositivos individuais para cada um deles. O computador e o smartphone, claro, mas também o hardware/software específico de cada empresa, auscultadores para aqueles que passam muito tempo ao telefone, ou impressoras, que são essenciais para inúmeros trabalhos.
Para os responsáveis pela tecnologia - especialmente para aqueles que, há anos, estão numa empresa ou nessa posição - é uma mudança de paradigma: precisam de atualizar o parque de equipamentos para computadores portáteis, bem como reparar, mudar ou simplesmente monitorizar a forma como todos os empregados estão a usar essas tecnologias. Isto é algo que faz parte do seu trabalho diário e que fazem mais ou menos automaticamente dentro do escritório, mas agora, têm que fazer um exercício de auto adaptação para enfrentar este novo ambiente híperdescentralizado que multiplicou a localização dos equipamentos exatamente pelo número de empregados que a empresa tem em situação de teletrabalho.
Se falamos de equipamentos de impressão, falamos também em fazer um investimento que permita fornecer impressoras a cada um dos colaboradores. E, uma vez que a situação de teletrabalho parece estar a instalar-se a sério nas nossas vidas, já não podemos confiar em soluções de emergência como a utilização de um equipamento doméstico (e se não tiverem um?) e, mesmo que tenham, que as suas condições técnicas e de segurança sejam as adequadas e se adaptam às necessidades de cada posição. Mas talvez isso, não seja o mais importante, ou até mesmo o mais caro, no sentido mais lato da palavra. O responsável de TI terá que ter em conta muitas outras coisas: tem de avaliar quem precisa do quê e levá-lo até cada pessoa; tem de controlar a segurança e o estado de cada uma destas (novas) impressoras pessoais/profissionais à distância; tem de assegurar o acesso a consumíveis (tinta, papel, peças sobressalentes) e a gestão de incidentes.
Desta forma, a solução pode não ser adquirir "impressoras", mas incorporar uma solução completa que ofereça controlo, fornecimento de consumíveis e gestão associados a cada equipamento de impressão, onde quer que este esteja. Assim, para além de evitar um investimento inicial significativo, evita-se a carga de trabalho adicional da equipa de TI e administração, que deixaria de ter que estar atenta aos pedidos e exigências particulares de cada funcionário, uma vez que o parceiro de impressão tratará do assunto através de uma solução global e adaptada.
Ao escolherem esse parceiro, devem ter em conta que a solução deve ser flexível, simples e adaptada às necessidades do teletrabalho, com equipamentos funcionais e compactos. Deve também ser totalmente personalizável de acordo com as necessidades gerais da empresa e de cada trabalhador (um diretor financeiro, que poderá ter de imprimir folhas de pagamento, não será o mesmo que um gestor de marketing que produz campanhas a cores) e permitir a manutenção dos protocolos de gestão e controlo que marcam as políticas da empresa.
Para o colaborador, utilizador final, este modelo de impressão hiperdescentralizada é como estar no escritório, pois tem um equipamento de impressão profissional, específico para a sua posição e não tem que se preocupar com manutenção ou consumíveis de substituição. Para a empresa, é a resposta a uma situação presente e futura. É facilitar, agilizar e adaptar-se. É aproveitar as vantagens da transformação digital.
