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A impressão descentralizada, o modelo chave para o regresso ao escritório

A impressão descentralizada, o modelo chave para o regresso ao escritório

Pensemos na seguinte situação: um equipamento de impressão, centralizado, com muitas funcionalidades e pensado indistintamente para trabalhos de maiores dimensões, como relatórios ou correspondências e para trabalhos mais leves, talvez uma só folha como bilhetes de avião. Isto é o que têm muitas das grandes empresas para dar resposta às necessidades dos seus colaboradores. E é, normalmente: um ponto de impressão por piso para onde dezenas de colaboradores de vários departamentos podem enviar os seus trabalhos, máquinas de elevadas capacidades, grande disponibilidade de papel, de diferentes tamanhos e espessuras, e quantidade de consumíveis para dar resposta a todos os pedidos. Todo um mercado de impressão que surgiu no momento em que os escritórios cresceram, a tecnologia impregnava o mercado e os modelos funcionais se multiplicavam, e que tem reinado até agora. Mas, este modelo está a começar a dar lugar a locais (e equipamentos de impressão) menores, adaptados às necessidades dos utilizadores, com apoio personalizado e, especialmente no atual momento em que uma pandemia mudou o cenário e a forma de fazer as coisas, obrigando a respeitar a distância social.

Hoje vivemos uma nova normalidade, na vida e nos negócios, que requer soluções – também de impressão - diferentes. Os escritórios, depois da pandemia e do teletrabalho, serão previsivelmente lugares com maior distância entre os colaboradores e com horários mais flexíveis. As empresas deverão implementar medidas de segurança e cuidados de saúde.  Seguramente desaparecerá a máquina de café e a cesta de fruta partilhada, e também a impressora comum ao redor da qual muitas pessoas por vezes conviviam (ao digitar códigos nos equipamentos, repor papel ou respirar a curtas distâncias chegando a haver filas para recolher trabalhos). Irá prevalecer, obrigado pelas circunstâncias, não só o distanciamento social, mas também o evitar de todos os contactos possíveis e isso significa que o modelo de impressão descentralizado, composto por vários equipamentos mais pequenos e funcionais, esteja disponível para reduzidos grupos de pessoas sendo o aliado perfeito para se adaptarem a esta nova realidade.

Já existem algumas empresas que utilizam este modelo há algum tempo. As novas gerações de trabalhadores e empresas atendam à praticidade em geral e com este formato de impressão descentralizada - várias impressoras mais pequenas espalhadas por toda a empresas – vão evitar não só as aglomerações de pessoas juntos dos equipamentos de impressão, mas também os encravamentos e sobreposição de trabalhos (sempre nos momentos mais inoportunos).

Além disso, cada um destes equipamentos ‘individuais’ num modelo de impressão descentralizada pode-se ajustar melhor às necessidades de pequenos grupos de colaboradores. Por exemplo, apenas para imprimir etiquetas na receção, apenas para digitalizar no caso de um gestor de produto, apenas monocromo para o departamento financeiro ou a cores para o marketing, … Para a empresa não só é garantia de eficiência, como também de produtividade e poupança de tempo: os colaboradores terão os equipamentos muito mais próximos e partilhados com menos pessoas, como tal imprimir e recolher trabalhos serão ações quase imediatas. O seu custo unitário é claramente menor, e facilita o cumprimento das normas a que têm que se adaptar.

E não nos podemos esquecer, neste novo modelo laboral, dos teletrabalhadores, cuja figura seguramente se vai manter e consolidar. Por razões óbvias, para estes será impossível aceder ao tal equipamento de impressão centralizado se existir e necessitarão de um equipamento próprio, que para algumas funções, é fundamental para levar a cabo o seu trabalho. Já não se trata apenas de um ambiente de impressão descentralizada, mas que vai ainda mais além para se converter num ambiente híper descentralizado no qual o espaço de trabalho se estende ao domicilio do colaborador, que por sua vez, necessita de soluções no que diz respeito à gestão e administração de dispositivos por parte dos responsáveis de IT.

Convivemos hoje com algo que, apenas há uns meses atrás, nos parecia ficção científica e parece que o distanciamento social é uma realidade a que trabalhadores e empresas se devem adaptar e facilitar respetivamente. Contar com um formato de impressão descentralizada é uma garantia de que tudo vai continuar a funcionar de forma correta e que os trabalhadores, estejam onde estiverem, independentemente das circunstâncias, poderão continuar a gerir as suas tarefas eficientemente.

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