Seis conselhos para escolher o seu equipamento de impressão
Sempre que nos propormos a renovar ou adquirir um equipamento tecnológico a pergunta chave que devemos fazer é: qual a utilização que lhe vou dar? Quando se trata de um equipamento de impressão, a questão não altera muito. É necessário parar para pensar e colocar algumas questões fundamentais para encontrar o equipamento perfeito. Aqui ajudamos a esclarecer as suas dúvidas com algumas perguntas que vão ajudar a definir o tipo de equipamento de impressão que necessita:
1. Quanto imprime por mês?
Esta é a pergunta mais importante de todas as perguntas, que em muitas ocasiões não sabemos responder, mas que é fundamental para determinar o equipamento ideal para as nossas necessidades, a velocidade e inclusivamente a tecnologia.
Um detalhe que nos pode ajudar a responder a essa questão, é a quantidade de papel que gastamos ou os consumíveis que compramos. E é aqui que está a questão: no caso de impressoras e equipamentos multifunções, é muito importante ter em conta a capacidade do toner ou tinteiro que utilizam, uma vez que um investimento maior na compra do equipamento pode levar a uma poupança a longo prazo.
Um equipamento mais económico costuma incluir e utilizar consumíveis de menor capacidade, enquanto que os equipamentos de maior valor oferecem uma capacidade maior em cada um dos seus cartuchos; traduzindo-se isto num custo por página muito mais baixo. Não é o mesmo um equipamento que leve consumíveis para 200 páginas que um que leva consumíveis para 1.000, pois embora a última opção implique um investimento inicial maior, com o passar do tempo este acaba por ser rentabilizado.
2. Costuma imprimir a cores?
Esta pergunta pode parecer estranha, mas se o que realmente imprime não é a cores porque por norma são faturas ou relatórios, então pode poupar com um equipamento que imprima apenas a preto.
Em qualquer caso, a função que mais permite poupar é a impressão em frente e verso automático. Uma característica que nem todos os equipamentos incluem e que pode permitir poupar até 50% do papel que utiliza. Além disso, os equipamentos que incluem esta funcionalidade também permitem imprimir em modo folheto o que se traduz numa poupança de papel de até 75%. Nada mau certo?
3. Em que formato vai imprimir?
É certo que a maioria das impressões são A4, mas há utilizadores que necessitam também imprimir fotografias ou documentos como apresentações ou ficheiros de Excel em A3. Embora, isto só aconteça de vez em quando, pode ser uma característica a incluir no próximo equipamento de impressão. Lembre-se do que já lhe dissemos: o que uma bandeja de papel pode fazer por si.
4. Necessita de scanner ou fax?
É um pouco como a pergunta anterior, se tem casos em que necessita copiar ou digitalizar um cartão do Cidadão, um documento original assinado ou documentos encadernados, e se o volume não for excessivo, é necessário que o equipamento a adquirir seja um multifunções, ou seja, um 3 em 1: impressora, copiadora e scanner.
No entanto, tenha em consideração, que se a função de digitalização é muito importante e frequente, deve considerar ter um scanner em separado: terá mais funções especificas e, acima de tudo, mais velocidade.
Por outro lado, os equipamentos multifunções 4 em 1 adicionam a função de fax que muitas empresas ainda consideram fundamental.
É importante destacar que quando queremos copiar ou digitalizar documentos de várias páginas, é muito útil, que o equipamento tenha um alimentador automático de documentos ou ADF, para que a alimentação das páginas seja feita pelo equipamento automaticamente. Assim a tarefa é feita num piscar de olhos.
5. O uso será doméstico ou profissional?
Se as tarefas de impressão vão ser feitas em casa, num pequeno escritório ou numa empresa as características do equipamento serão diferentes, por isso é importante que esta questão esteja clara antes da compra.
6. Quer imprimir a partir de dispositivos móveis?
Fala-se muito dos equipamentos com WiFi, WiFi Direct, com conexão Cloud, conexão móvel ou inclusivamente da tecnologia NFC. Tudo isso permite-nos imprimir sem necessidade de um PC e fazê-lo sem fios a partir de todos os nossos dispositivos – computador, smartphones ou tablets - entre outras coisas. O ideal é conhecer todas as suas possibilidades para saber se pode tirar partido no seu dia a dia.
Resumindo, a ideia é realizar um estudo das nossas necessidades pessoais que posteriormente se irão refletir na impressora ou multifunções que melhor se ajusta a elas. Se o nosso volume de impressão é elevado, devemos optar por um investimento maior para posteriormente poupar. Assim que responder às 6 preguntas que lhe colocámos, escolha entre as diferentes soluções de impressão que melhor se ajustam à sua situação.
