Como saber quais os meus custos de impressão para poupar dinheiro?

A maioria das empresas não sabe dizer exatamente quais são os seus custos de impressão. Ter noção dos gastos em consumíveis é relativamente simples, mas para conhecer e avaliar de forma real os custos de impressão há outros fatores que as empresas devem ter em conta se querem poupar.

Ajudamos a calcular os custos de impressão da sua empresa

Para conhecer de uma maneira fidedigna os custos de impressão do negócio é importante identificar todas as operações e procedimentos que estão envolvidos no ciclo do produto, desde que é adquirido. Para começar, há que identificar se estamos a falar de custos diretos ou indiretos.

Custos diretos de impressão

• Custo da impressora: o primeiro investimento que se realiza é sempre a compra da impressora. Antes de a adquirir é conveniente conhecer bem as necessidades da empresa porque dependendo do uso que lhe vai dar, o modelo de impressora pode variar;
• Custo por página impressa: uma forma simples de calcular este valor seria dividir todo o valor investido em consumíveis pelo total de páginas impressas durante um determinado período. Se não sabe o número de páginas impressas pode usar como alternativa a quantidade de papel comprado nesse mesmo período de tempo;
• Custos de manutenção e reparação: no caso de necessitar de apoio técnico em algum momento do processo, quer seja por manutenção ou por resolução de problemas técnicos, terá de acrescentar esse custo de serviço e somar ao total de custos diretos;

Custos indiretos de impressão

Este tipo de custos é mais complicado de calcular porque podem estar relacionados não só com a impressão, mas também com outro tipo de tarefas dentro da empresa. No entanto, é conveniente tê-los em conta se queremos ter uma ideia fiel e real dos custos de impressão.

• Ineficiência no uso de equipamentos: dentro do tempo de utilização mencionado antes, há que definir muito bem quanto desse tempo se pode reduzir, ou seja, melhorar a eficiência do processo. Uma poupança de 20% no tempo de impressão médio implica uma poupança equivalente em custos indiretos associados a este fator. Portanto, vale a pena calcular bem quanto tempo implica cada processo, mas também estudar a forma de o otimizar para poupar o máximo possível.n Cada segundo de melhoria neste processo implica um aumento global da produtividade da empresa já que a poupança de custos de impressão terá que somar a poupança derivada de um melhor e maior uso do tempo que os colaboradores utilizam nas tarefas de gestão e que podem dedicar a outras tarefas.
• Perda de tempo em tarefas administrativas: são cada uma das ações necessárias para levar a cabo a tarefa com êxito, mas que devido à sua natureza, não são produtivas. Por exemplo, a troca de papel, a troca de consumíveis, a inatividade devido a uma avaria enquanto o equipamento é reparado… São ações inevitáveis dentro do fluxo de trabalho normal de uma empresa, mas para as quais é conveniente reduzir o tempo dedicado.

Alternativas à impressão tradicional nas pequenas empresas

Embora a definição dos custos diretos e indiretos de impressão seja relativamente simples, alterar os hábitos, protocolos ou planos mesmo de uma empresa pode ser um custo difícil de assumir a curto prazo.

A alternativa mais adequada para que um negócio não tenha de ocupar o seu tempo com este tipo de tarefas é delegar todas as operações relacionadas com a impressão a terceiros, contratando um serviço de gestão da impressão.

Este tipo de serviço oferece uma série de melhorias no que diz respeito a custos derivados de:

• Pago por impressão: a única despesa direta que é feita é por página, de maneira que não tem de se preocupar em contabilizar outros custos na hora de imprimir, sendo extremamente simples contabilizar este tipo de gastos;
• Manutenção incluída: quando se contrata um serviço de suporte de impressão não surgem custos imprevistos por causa de incidências técnicas como tal é muito mais simples controlar os gastos totais da impressão;
• Contador de páginas impressas: pode parecer simples contabilizar todas as páginas impressas, mas, mesmo que a empresa seja pequena pode-se tornar confuso quando vários colaboradores usam a mesma impressora diariamente.

Os serviços de gestão da impressão costumam dispor de um sistema fiável de contagem de páginas, o que facilita a gestão dos gastos.

Como poupar nos custos de impressão em empresas

Contratar este tipo de serviços com terceiros permite obter uma série de vantagens muito claras relativamente à gestão de custos de impressão tradicional. A contabilização de custos é muito mais clara e fiel à realidade, já que se dispõe de vários recursos, para monitorizar o número de páginas impressas, quanta tinta se gasta ou os custos de manutenção.

O suporte técnico facilita a previsão de custos de impressão para o negócio, supondo uma poupança de tempo e dinheiro consideráveis a longo prazo. Além disso, é muito mais conveniente na hora de comparar preços, já que neste tipo de serviços não há custos ocultos sendo muito mais fácil geri-los.

O uso dos serviços de gestão da impressão é a chave para poupar dinheiro e reduzir os custos de impressão das empresas.