Hardware as a Service: a alternativa perfeita para otimizar a impressão na empresa
Por hardware denominam-se um conjunto de elementos físicos que compõem um sistema informático, são dispositivos tecnológicos, tais como um computador, impressora ou equipamento multifunções. Por outro lado, no mundo da empresa, muitas delas, independentemente do seu tamanho, não contam com estes dispositivos como propriedade, já que preferem um contrato de renting (ou aluguer), dadas as vantagens que este pode oferecer. É o também denominado “as a service”.
A conjugação dos termos é o que conhecemos como Hardware as a Service (de agora em diante HaaS), que supõe optar por dispositivos de fornecedores externos que se encarregam da gestão completa dos mesmos, onde a empresa não adquire o produto, mas que paga pelo uso que faz dos mesmos.
Um dos serviços que cada vez mais subcontratam as empresas é, sem dúvida, a impressão. E, graças ao modelo HaaS, as empresas apoiam-se nestes fornecedores externos tanto para realizar uma consultoria às suas necessidades, para a instalação e manutenção das impressoras como para o envio de consumíveis e suporte técnico especializado.
Os Serviços de Gestão da Impressão (ou MPS siglas em inglês) é outro conceito que se utiliza para falar de HaaS dentro do âmbito da impressão. Estes serviços ganharam muito protagonismo em empresas de todos os tamanhos, uma vez que optar por eles implica realizar uma análise das necessidades de impressão das organizações, ao mesmo tempo que gerem e otimizam as soluções de impressão existentes. Além disso, as empresas apenas pagam o que imprimem, como tal estamos a falar de um serviço de pago por uso, que além disso se pode adaptar às necessidades concretas para oferecer uma solução à medida para cada tipo de empresa, independentemente do tamanho.
Outras razões pelas quais as empresas deveriam subcontratar tudo o que está relacionado com os seus processos de impressão são:
Investimento inicial mínimo
Num primeiro momento, perante a aquisição de qualquer serviço, o investimento é um dos aspetos que mais se tem em conta. Com um HaaS, as empresas pagam um pequeno valor mensal, sem ser necessário um investimento inicial elevado. A instalação dos equipamentos é feita pelo fornecedor externo com maior rapidez, libertando os recursos internos das empresas. Além disso, como se comentava antes, trata-se de um contrato de printing as a service, que implica que apenas se paga o que se imprime. Por isso, um HaaS é uma solução rentável para qualquer tipo de empresa que pretenda reduzir os seus custos e pagar uma mensalidade fixa, sem surpresas.
Serviço técnico especializado
Com um HaaS, os trabalhadores não necessitam de conhecimentos para a resolução de incidências, já que é uma equipa especializada na marca que se encarrega de oferecer o suporte técnico. Com isto consegue-se que os trabalhadores agreguem maior valor realizando tarefas mais relevantes para cumprir os objetivos da empresa. Manter a infraestrutura de TI passará a ser uma gestão subcontratada e levada a cabo por profissionais, o que implica evitar erros - que possam colocar em risco o negócio – e dispor em qualquer momento de um serviço especializado.
Controlo na nuvem
Por outro lado, o modelo HaaS em impressão está baseado na nuvem, o que se traduz num aumento da efetividade e eficiência, já que a manutenção do hardware se pode realizar a partir de qualquer local, gerando-se um relatório do estado dos equipamentos de forma automática. Tudo isto implica um maior controlo e informação completa sobre o uso das impressoras, volumes e custos, assim com uma maior segurança da rede informática da empresa por contar com uma estrutura de impressão monitorizada.
Última tecnologia ao alcance de todos
Ter os equipamentos de impressão em renting não só implica poupança, despreocupação da impressão ou a eficiência de contar com serviços técnicos especializados, também implica ter sempre a última tecnologia na empresa, já que, em cada renovação de contrato, os equipamentos costumam ser trocados para oferecer as novas melhorias e funcionalidades. Ao finalizar o contrato de HaaS, é possível continuar com o aluguer, devolver ou substituí-lo. Além disso, na tomada de decisão também conta com o apoio do fornecedor para ajudar a tomar a melhor decisão.
Atualmente, contar com fornecedores que oferecem todo o tipo de serviços sem necessidade de ‘comprar’ o seu produto é uma tendência crescente, já que oferece a flexibilidade de contar com os produtos que mais se adequam às necessidades de negócio e substituí-lo se não encaixar ou se as necessidades empresariais mudarem. De facto, este modelo ‘as a service’ está amplamente difundido no âmbito corporativo em outro tipo de negócios, como o aluguer e carros ou de dispositivos tecnológicos, como tal promete converter-se numa prática habitual para ajudar as organizações a garantir a continuidade do seu negócio.
