Cinco benefícios dos Serviços de Gestão da Impressão que não conhecia

Para muitas empresas, a instalação, a manutenção e a atualização das suas impressoras pode ser uma tarefa complexa, que poucas pessoas podem realizar. Por isso as empresas estão a optar pelos serviços de gestão da impressão (em inglês MPS, Managed Print Services) para simplificar a gestão das suas impressoras e controlar os custos.

Os serviços de gestão da impressão são muito mais que uma simples solução de aluguer de impressoras, que não inclui apenas a reposição automática de consumíveis. Os serviços de gestão da impressão são soluções oferecidas pelos principais fornecedores de impressão para ajudar as empresas a gerir e controlar os seus equipamentos, entre os quais se incluem scanners, faxes e impressoras multifunções. Graças à sua flexibilidade e adaptabilidade, também as pequenas empresas podem beneficiar deste completo serviço.

No geral, quando se adapta um serviço de impressão às necessidades das empresas, estas verificam uma significativa melhoria na eficiência, na produtividade e na poupança de custos na impressão, garantindo a segurança da informação que é impressa.

Então quais são os principais benefícios dos serviços de gestão da impressão para empresas e colaboradores?

1. Menos incómodos e preocupações

Muito poucas empresas têm à sua disposição um especialista em impressão encarregue de gerir e manter os equipamentos instalados. Isto implica uma dedicação de tempo que poderia ser utilizado noutras tarefas mais relevantes, como por exemplo questões do negócio. Felizmente, um serviço de gestão da impressão evita estas preocupações a qualquer empresa.

A supervisão remota, combinada com o serviço automatizado, alertas sobre avarias e estado dos consumíveis, garantem que os utilizadores se podem concentrar nas suas tarefas diárias. A gestão completa das impressoras – incluindo a provisão de um serviço de apoio ao cliente que inclui um serviço de gestão da impressão dedicado à gestão de consultas e problemas relacionados com a impressão – reduz a gestão e liberta tempo à equipa de TI das empresas.

No caso de incidências, o serviço técnico telefónico e o nível de serviço de reparação previamente acordados garantem um tempo de inatividade da impressora mínimo.

2. Adeus CapEx, Olá OpEx

A tecnologia avança mais rápido que nunca e alguns equipamentos não vão demorar a ficar obsoletos. Isto significa que se uma empresa investe muito na aquisição destes equipamentos, o custo de adaptação ao ritmo a que avança a tecnologia e as suas rápidas mudanças, pode sair muito caro. Estes serviços de pago por uso permitem transformar as operações de impressão, de gastos de capital (CapEx) em gastos operativos (OpEx), substituindo esse investimento significativo de capital e os custos variáveis de funcionamento contínuo por valores mensais fáceis de aprovisionar.

Além disso, os fornecedores de Serviços de Gestão da Impressão não só recomendam o melhor hardware para cada empresa, como também recordam quando atualizar os equipamentos para contar sempre com a última tecnologia.

3. Maior segurança

Um aspeto importante que se deve ter em conta ao considerar contratar a impressão em forma de serviço é identificar os possíveis riscos de segurança e de Protocolo de Internet (IP), para desenhar um plano de segurança à medida de cada empresa, com o objetivo de evitar qualquer ataque cibernético ou violações na privacidade dos dados.

Desde restrições nas funcionalidades até à implementação de novos protocolos de impressão; uma segurança na impressão mais inteligente pode resolver qualquer falha. E deve-se insistir para que os dispositivos em rede tenham integradas funções de segurança de elevado nível, como a proteção através de cartões NFC ou um código PIN, assim como a encriptação a nível corporativo para proteger a informação confidencial que se está a manipular.

4. Redução do impacto ambiental

Se o que procura é reduzir o impacto sobre o ambiente, a impressão em modo de serviço ajuda a gerir e controlar a quantidade de papel, energia e consumíveis que se utilizam. A recolha e reciclagem dos consumíveis usados é uma opção que se pode adicionar como parte do serviço contratado.

Além de reduzir os resíduos, as soluções de MPS facilitam o seguimento e o controlo do uso da impressão, e ajudam a identificar as áreas nas quais pode otimizar o seu uso e a aplicar as melhores práticas para o utilizador.

5. Visibilidade e controlo

O filósofo de gestão Peter Drucker disse uma vez: "Não se pode gerir o que não se pode medir"; e isto aplica-se também aos equipamentos de impressão.

Os serviços de gestão da impressão não só oferecem uma infraestrutura de impressão que garante a disponibilidade de um equipamento e a capacidade de dar resposta ao volume de impressão que qualquer empresa necessite, como também permitem realizar um seguimento detalhado do uso de cada impressora.

O mais importante é encontrar um fornecedor que ofereça estes serviços através da nuvem para poder monitorizar os equipamentos de forma constante. Desde a recompilação de dados, passando pelo uso por parte dos colaboradores, até aos alertas automáticos sobre a necessidade de substituir os consumíveis.

Esta informação reflete-se em relatórios regulares que o fornecedor deve facultar com a finalidade de identificar oportunidades para otimizar a infraestrutura de impressão e tomar realmente o controlo dos gastos relacionados com a impressão de toda a empresa, independentemente do seu tamanho.