RGPD, aliado e impulsionador da transformação digital
No passado mês de Maio, cumpriram-se dois anos desde que, para assegurar o tratamento harmonizado dos dados dos cidadãos europeus por parte das empresas e Administração Pública, o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) entrou em vigor.
Um regulamento que afeta todos os países da UE e qualquer entidade que gere dados pessoais de indivíduos europeus em qualquer parte do mundo.
Após este tempo, muitas empresas e organizações ainda estão em processo de adaptação à norma. Contudo, a quantidade de dados que armazenam, processam, acedem e transferem continua a crescer exponencialmente como resultado da digitalização de processos que, em muitos casos, são conduzidos pelos próprios funcionários destas organizações, que estão ansiosos por poder utilizar o mesmo tipo de dispositivo e aplicações no ambiente de trabalho de que desfrutam na esfera privada (BYOD).Neste cenário, em que a quantidade de dados detidos pelos sistemas de informação e que circulam através da Internet e das infraestruturas de comunicação cresce, reforçar o quadro para garantir a proteção dos dados pessoais é visto como um incentivo para promover a transformação da economia mundial necessária. Daí a importância de que as empresas e instituições se tornem verdadeiramente conscientes do imenso poder dos dados, e, portanto, sejam mais responsáveis pela sua gestão e utilização.
Para avançar neste sentido, o RGPD impõe sanções severas (até 4% dos rendimentos) às empresas ou administrações que utilizam os dados dos cidadãos/consumidores sem o seu consentimento expresso, ou que, por exemplo, não têm um responsável pela proteção de dados para garantir a sua correta administração. Recomenda também a utilização de ferramentas de encriptação para evitar qualquer intrusão ou acesso não autorizado.
Digitalizar o consentimento, obrigatório quando está em papel
O consentimento para a utilização de dados de clientes individuais ou cidadãos é obrigatório com o RGPD, uma realidade que muitas empresas e instituições já preveem. Neste ponto, quando o consentimento é obtido em papel, um aliado perfeito é o scanner: equipamento que garante a rastreabilidade total dos documentos nos quais o utilizador deu o seu consentimento quanto à forma como os seus dados serão utilizados. O novo regulamento exige que, além de manter o consentimento, quando este estiver em formato físico de papel, deve ser feita uma cópia digital, que deve ser classificada e guardada oportunamente para uma recuperação imediata e total em caso de auditorias ou requisitos.
Para cumprir este preceito, as empresas de todos os setores devem investir no desenvolvimento e implementação de soluções de gestão documental que recolham, armazenem e giram dados para a sua proteção. Com a otimização destes processos, estas empresas conseguirão ser pioneiras no cumprimento de uma norma vital no atual ambiente de trabalho digital.
Devem também ter em conta que, por estarem ligados a redes de comunicação, estes equipamentos devem ser protegidos contra possíveis intrusões ou perda acidental de impressões ou digitalizações portadoras de informações confidenciais ou dados sensíveis.
Ao mesmo tempo, terão de efetuar uma auditoria aos processos para verificar se as políticas de privacidade e segurança estabelecidas estão a ser cumpridas. Sem deixar de proteger o armazenamento interno e ativar medidas para identificar e evitar vulnerabilidades que possam levar a falhas de segurança que ponham a organização em risco.
Uma vez concluído este processo, utilizando tecnologias de autenticação do utilizador, a confidencialidade será assegurada e garantida a acessibilidade aos documentos necessários quando estes forem solicitados.
