Implemente um inventário por código de barras

O inventário regista os bens e materiais existentes numa empresa de forma detalhada, organizada e valorizada. Como tal, é uma forma de controlo prioritária para uma grande diversidade de setores nos quais se armazena, fabrica ou distribui qualquer tipo de mercadoria física. Um inventário pode conter matérias primas, produtos em processo de fabrico ou preparação e produtos terminados disponíveis para venda.

O inventário é fundamental porque ajuda a:

• Compreender o que se tem armazenado, quando entra e quando sai stock;
• Reduzir custos, acelerar a entrega de pedidos e prevenir fraudes;
• Avaliar os ativos de uma empresa, equilibrar contas e proporcionar relatórios financeiros;
• Manter um balanço correto de existências nos armazéns;

Quando se tem controlo sobre o inventário, pode-se proporcionar também um melhor serviço ao cliente e compreender o que melhor se vende e o que não tem sucesso.

Há muitas formas diferentes de manter o controlo de um inventário. Uma das mais eficazes é através do uso de códigos de barras pelos grandes benefícios que pode trazer.

Benefícios de usar o código de barras para controlar o inventário

1. Evita o erro humano e ajuda a poupar tempo: como não tem necessidade de introduzir dados de forma manual, as hipóteses de erro diminuem. Além disso, também se poupa tempo uma vez que nenhum colaborador tem que introduzir estes dados manualmente nem corrigir possíveis erros;
2. É fácil de usar. Embora a empresa esteja formada por pessoal que está acostumado a outros métodos de inventário, implementar o controlo mediante código de barras é muito simples, uma vez que não requer conhecimentos tecnológicos avançados. Além disso, requer menos tempo de formação, pois apenas necessita de um participante em todo o processo, que passa a ser mais automatizado;
3. É um sistema que reduz os custos. Principalmente porque não necessita de grande investimento para ser levado a cabo. Os códigos de barras são fáceis de desenhar e implementar e custam muito pouco comparando com os benefícios que aportam, como a redução de custos e tempo, o que leva a uma maior produtividade empresarial;
4. É versátil. Os códigos de barras podem conter qualquer tipo de dados e, em geral, podem ser colados a qualquer superfície;
5. Melhora o controlo sobre o inventário. Uma vez que se digitaliza um código de barras e se agrega a uma base de dados em particular, obtém-se informação valiosa sobre o estado do inventário, como o envio, a receção e a quantidade;
6. Melhora a tomada de decisões. Graças à velocidade e fiabilidade com que este sistema proporciona dados sobre o estado do inventário, a tomada de decisão pode ser feita de forma muito mais rápida e precisa, o que se traduz numa poupança de dinheiro a longo prazo.

Como implementar um sistema de inventário por código de barras

1. Escolha a solução de impressão de etiquetas por código de barras adequada às necessidades da empresa: O primeiro passo para adotar este novo sistema de inventário é assegurar a qualidade do código de barras. É conveniente escolher a etiqueta mais adequada para cumprir os requisitos de uso no que diz respeito à durabilidade e legibilidade, assim como selecionar a impressora de etiquetas com a velocidade que melhor se adapta às necessidades da empresa;
2. Selecione o material das etiquetas de código de barras ideal para o meio envolvente: Se bem que o tipo de etiquetas que contêm os códigos de barras pode ser o elemento mais económico do sistema, é também o mais suscetível às alterações meio ambientais, uma vez que estas estão expostas às condições do armazém por largos períodos de tempo. Há que escolher materiais que não se degradem, independentemente das condições a que são expostas. Por exemplo, se se trabalha num armazém ou empresa onde são manuseados produtos corrosivos, deve escolher um papel duradouro para este tipo de indústrias;
3. Fazer um teste com as etiquetas de códigos de barras antes de implementar todo o sistema: Além de comprovar que as etiquetas contêm a informação pertinente para a tarefa, deve ser feita uma prova exaustiva no local de trabalho real, durante um período de tempo específico. Este período de tempo deve ser o suficientemente largo para refletir todas as condições possíveis do ambiente onde se armazenam;
4. Rever e valorizar todos os pilares da nova forma de gestão: recomendamos fazer uma revisão exaustiva de todas as opções que serão o suporte do sistema de controlo do inventário, como o software, os scanners a utilizar, as etiquetas ou qualquer outro equipamento, para escolher as opções que melhor se adaptam ao nível de funcionalidades e custos;
5. Integrar o sistema de código de barras em todos os sistemas de informação já existentes: tendo em conta que a maioria das empresas já conta com um sistema de informação, a nova solução de código de barras deverá ser integrada com o sistema já existente. Isto requererá algo mais que apenas simplificar a infraestrutura física, uma vez que será necessária uma compreensão de como chegarão os dados ao sistema a partir da informação do código de barras.

Esta solução é perfeita para melhorar os esforços no momento de efetuar um inventário, uma vez implementada pode ser muito benéfica para melhorar e aumentar a produtividade de qualquer empresa.