Como otimizar o espaço no seu local de trabalho
Uma pessoa, passa em média um terço do dia no seu local de trabalho. Por isso, a organização e distribuição pode ter um grande impacto na forma de trabalhar, na sua capacidade de concentração e, em consequência, na sua produtividade.
Este aspeto, não só é aplicável aos trabalhadores no escritório, mas também aqueles que realizam a sua atividade a partir de casa ou locais de atendimento ao público, por exemplo. Um espaço de trabalho desorganizado, qualquer que seja o local, torna-se num espaço pouco prático que não permite que os processos de simplifiquem e fluam.
Para solucionar este inconveniente as empresas podem tomar medidas de organização que melhoram a eficiência das tarefas, como estabelecer procedimentos e programas de gestão documental para reduzir a quantidade de papéis ou optar por uma renovação do mobiliário de escritório.
No entanto, não deve negligenciar a escolha de equipamentos que se adaptem às necessidades de cada espaço de trabalho. Certas profissões requerem a realização de tarefas em espaços reduzidos e que necessitam de ferramentas que se adaptem a este handicap.
Scanners portáteis: melhoram a produtividade, inclusivamente em espaços reduzidos
Uma das tecnologias pensadas para dar resposta a locais com pouco espaço disponível é a dos scanners de dimensões reduzidas.
Estes equipamentos não só oferecem as mesmas funções que as que oferece qualquer scanner standard, mas também trazem valor acrescentado ao ocupar menos espaço.
São vários os exemplos de atividades que necessitam otimizar ao máximo o espaço, quer seja por uma grande diversidade de objetos presentes na secretária (faturas, calculadoras, livros, arquivos…) ou devido às pequenas dimensões deste. De seguida, apresentamos-lhe alguns casos em que um scanner portátil facilitará a realização de diferentes tarefas:
- Aqueles utilizadores que desejam realizar qualquer trâmite a partir de casa ou que teletrabalham, podem aproveitar as pequenas dimensões de um scanner portátil para montar um “escritório” improvisado. Diversidade de tarefas, trabalhos administrativos e comerciais realizam-se em formato digital - como enviar uma fotocópia de um cartão de identificação ou devolver qualquer documento assinado - por isso, estes scanners são um boa opção nestes casos, já que ocupam pouco espaço no escritório;
- Estes dispositivos são perfeitos para as funções levadas a cabo na receção de um hotel, como o processo de check-in, onde é necessário digitalizar documentos assinados - consentimentos de comunicações comerciais, planos de fidelidade, etc.. Normalmente, estes ambientes não costumam ter muito espaço já que, além dos equipamentos eletrónicos, costumam também ocupar o espaço com mapas, folhetos ou outros documentos de informação turística para os clientes;
- Num stand, quando as empresas marcam presença numa feira ou exposição, não se costuma ter muito espaço livre, por isso estes equipamentos podem ajudar no momento de levar a cabo diferentes trâmites, como digitalizar um cartão de visita ou enviar um contrato digitalizado, sem ocupar demasiado;
- Estes equipamentos são perfeitos para digitalizar a informação nos postos de venda itinerantes em aeroportos ou centros comerciais. Por exemplo, para facilitar a tramitação digital de uma recolha de assinaturas ou para fechar a transação de uma venda.
As vantagens destes equipamentos não acabam aqui uma vez que os scanners portáteis não só permitem otimizar melhor o espaço para realizar outras tarefas, como também oferecem maior liberdade de deslocações, graças à sua portabilidade. Em breve, iremos falar-lhe dos benefícios dos scanners portáteis para os trabalhadores em mobilidade.
