Como trabalhar com os documentos de gestão empresarial

Numa empresa trabalha-se com uma grande variedade de documentos que são vitais para o desenvolvimento da sua atividade. A falta de um procedimento para os tratar adequadamente pode traduzir-se na perda de tempo na sua procura, que pode inclusivamente levar ao extravio do documento. Em alguns casos, existe a obrigação legal de guardar esses documentos durante um determinado período de tempo, como tal um sistema de arquivo inadequado pode ter graves consequências.

Quais são os documentos de gestão mais frequentes numa empresa?

Os documentos de gestão de qualquer empresa têm o objetivo de controlar a qualidade e o cumprimento dos processos do negócio. Conforme o tamanho da empresa, o volume destes documentos também varia, mas os mais frequentes coincidem em todas as organizações e o seu correto controlo é fundamental para verificar as atividades do negócio em qualquer momento.

• Faturas: Quando se realiza uma transação económica, as empresas necessitam de uma fatura que detalhe o preço dos produtos ou serviços realizados para poder exigir o pagamento destes. As empresas devem ter especial cuidado no seu arquivo para poder ter um controlo minucioso da contabilidade da empresa e também no caso de necessitar procurar uma fatura de meses ou anos anteriores;
• Guias de remessa: São os documentos que enumeram as mercadorias incluídas numa entrega e que acompanham o envio. Este documento proporciona aos clientes uma visão geral dos produtos que foram pedidos para que se possa realizar uma verificação. Por outro lado, serve como confirmação para a empresa de que todos os produtos foram corretamente recebidos pelo cliente;
• Recibos: Uma vez realizado o pagamento de um produto ou serviço, os recibos ficam como prova da retribuição recebida por parte do cliente;
• Contratos: Este documento reflete o acordo por escrito no qual várias partes se comprometem a cumprir as condições refletidas no mesmo. Não só em contratos de trabalho como também em acordos de confidencialidade;
• Autorização de dados pessoais: Através deste documento um cliente autoriza a empresa a utilizar os seus dados pessoais para uma finalidade concreta como, por exemplo, contactar com ele para fins comerciais. Segundo o RGPD no documento deve-se incluir o conhecimento expresso da finalidade de uso dos dados. Além disso, também é obrigatório incluir informação sobre como serão tratados esses mesmos dados e os direitos do cliente para aceder, retificar ou cancelá-los. Todas as empresas devem assegurar a disponibilidade desta autorização que por si, num dado momento, deve demonstrar o correto uso de informação sensível dos seus clientes.

Além destes documentos, a maioria das empresas manuseiam outros arquivos de carácter jurídico, fiscal ou económico relevantes para o desenvolvimento da sua atividade.

Como podemos organizar estes documentos?

Nos ambientes atuais de escritório, cada vez mais acelerados, poupar tempo no processamento de documentos é uma parte fundamental para manter o ritmo que requer o negócio. Por isso, cada vez mais empresas optam pela implementação de um sistema de gestão documental, que permite automatizar a gestão de arquivos digitalizados, de tal maneira que a informação se possa criar, partilhar, organizar e armazenar de forma eficiente e precisa.

Um sistema de gestão documental pode-nos ajudar na automatização da tarefa de digitalização, renomeação e ordenação do grande volume de documentos de gestão que se manuseiam numa empresa e que devem estar organizados digitalmente para otimizar a sua pesquisa e arquivo.

O processo de arquivo é um dos mais cruciais, já que o formato digital deve ainda ser perdurável no tempo, para que assim o documento seja acessível com o passar dos anos, independentemente de que as empresas do software de criação e leitura existam ou não. O mais indicado para garantir a legibilidade do documento em formato digital é que se guarde em formato PDF/A.

Graças a este controlo sobre os documentos, as empresas podem obter diferentes benefícios:

• Aumento da poupança de tempo e custos. Ao ter todos estes documentos organizados e arquivados na intranet da empresa, faz com que seja mais fácil e rápido localizar a informação correta. Desta maneira, os trabalhadores podem investir menos tempo na pesquisa de documentos;
• Aumento da colaboração e da comunicação. A implementação de um sistema de gestão de documentos promove uma colaboração mais ágil e simples entre os colaboradores, especialmente em diferentes localizações geográficas. Ao ter a capacidade de aceder rapidamente aos documentos e partilhá-los em rede, os utilizadores podem trabalhar juntos no mesmo projeto sem falhas;
• Melhoria da produtividade. Carregar, editar, rastrear e partilhar documentos leva a metade do tempo com um sistema de gestão documental. Graças a ele, os colaboradores podem ser mais produtivos e, em última instância, mais eficientes;
• Maior segurança e consistência. Os sistemas de gestão documental automatizam o fluxo de trabalho evitando perdas de arquivos críticos para a empresa. Os erros humanos pela introdução de dados de forma manual são minimizados, como tal o renomeamento e o encaminhamento de cada arquivo será feito com a mesma consistência, recuperando-se de forma fácil e rápida.

Estes benefícios deixam clara a importância de ter um sistema integral de gestão documental na empresa. Portanto, manter os documentos de gestão da empresa digitalizados e corretamente arquivados, pode poupar muito tempo, repercutindo diretamente na produtividade da empresa.