Porque é que a gestão eficiente é fundamental para o setor legal

Desde há algum tempo, que a transformação digital das empresas tem colocado as PME por toda a Europa no centro das atenções. Se quiserem evoluir ao mesmo ritmo que outras empresas, terão de se adaptar à nova normalidade e entrar no comboio da digitalização.

Temos tendência para pensar que os escritórios profissionais, especialmente os do setor legal, continuam atolados em papel, recorrendo a processos manuais herdados e enfrentando as dificuldades para se adaptar às novas tecnologias. O facto de ainda dependerem muito dos documentos físicos e de preencherem documentos à mão torna a modernização dos seus processos difícil.

Não obstante, segundo diversos estudos, os escritórios de advogados estão a confiar cada vez mais na tecnologia. De facto, aqui incluímos alguns dos principais desafios que enfrentam, assim como as soluções que estão a implementar para serem mais eficientes, produtivos e eficazes:

1. Aceder aos documentos em qualquer momento e lugar

Quando pensamos num escritório de advogados, imaginamos o típico espaço cheio de papéis, com estantes carregadas de processos, etc. Mas é evidente que estes escritórios necessitam aceder facilmente aos seus documentos em qualquer momento e a partir de qualquer lugar para serem mais eficazes. De facto, com o aparecimento do teletrabalho como consequência da pandemia da Covid-19, garantir esse nível de acesso a todos os colaboradores converteu-se numa prioridade da noite para o dia.

Nesse sentido, é fundamental contar com scanners que permitam digitalizar e armazenar todos os documentos para facilitar o acesso aos colaboradores autorizados e que estes os possam ver de forma rápida e fácil a partir de qualquer lugar. A digitalização não é apenas uma solução rápida para um problema específico dos escritórios de advocacia, mas oferece uma oportunidade a longo prazo de abraçar uma verdadeira transformação com benefícios tangíveis.

As redes criadas como resposta à pandemia têm uma grande longevidade e proporcionam um sistema de arquivo que permite aceder à informação de forma fiável a partir de qualquer lugar, sem perder tempo na procura e localização dos documentos.

As tarefas que antes exigiam muitas horas de trabalho aos funcionários do BackOffice – como a gestão de inúmeros contratos de arrendamento ou a procura de precedentes relevantes em centenas de documentos jurídicos - agora podem-se completar rapidamente, melhorando a produtividade geral dos escritórios e reduzindo o tempo dedicado ao trabalho administrativo e às horas não faturáveis.

Para os gabinetes de advocacia, uma digitalização que lhes permita aceder aos arquivos de forma eficiente, enquanto trabalham a partir de casa ou no escritório, é só uma parte do processo. Na sua maioria, manuseiam informação confidencial, como tal a segurança e a precisão da rede corporativa é prioridade máxima.

Os processos manuais implicam um maior risco de erros humanos, como o extravio de documentos ou o envio às pessoas erradas, o que pode derivar em perdas de dinheiro ou, inclusivamente, em danos que prejudicam a reputação do negócio. A automatização do processo de digitalização e a implementação da gestão segura de documentos é a resposta para garantir que os documentos não se percam ou cheguem às mãos erradas.

As soluções documentais através de código de barras são um dos primeiros passos na gestão segura de documentos de uma empresa, já que permitem aos scanners reconhecer qual o conteúdo da página e o que fazer com ela, mediante a leitura de um código de barras ou um código QR.

Uma vez digitalizado o documento marcado, guarda automaticamente o documento no arquivo e envia-o para o destinatário ou para a pasta da rede através de uma rede segura, evitando erros, para que chegue onde tem que chegar.

Recorrer a tecnologias como Inteligência Artificial também faz com que, uma vez digitalizados e etiquetados, os documentos passem a fazer parte de um fluxo de trabalho automatizado, armazenando-se no arquivo ou base de dados adequados, sem necessidade de atribuição manual.

A adaptação a esta nova forma de transferir informação está a ser cada vez mais procurada e oferece uma oportunidade que ainda não estão a aproveitar as empresas para as quais o envio de documentos deve ser confidencial, como as empresas do setor jurídico ou as instituições de saúde.

Além da confidencialidade, também representa uma abordagem eficiente para agilizar os processos de uma empresa, já que, uma vez criada a infraestrutura, entra em jogo a modularidade, permitindo adicionar outras vias para novos pontos de contacto e adaptando-se às necessidades do negócio, independentemente da sua dimensão.

Portanto, a gestão segura de documentos oferece uma dupla vantagem às empresas, uma vez que oferece uma segurança flexível na transferência precisa de documentos a partir de qualquer lugar, reduzindo os erros humanos e evitando que os documentos sensíveis acabem no lugar errado.

Realizar qualquer mudança significativa na forma de trabalhar de uma empresa pode parecer um desafio enorme. No entanto, o que o setor legal demonstrou é que, embora essas mudanças tenham surgido na sua forma de trabalhar da noite para o dia, aportaram claras vantagens a longo prazo.

Mas devemos ter em conta que cada empresa é um mundo, o que significa que é fundamental desenvolver uma solução à medida que se adapte perfeitamente à infraestrutura existente da empresa. Além disso, é importante trabalhar com os parceiros tecnológicos adequados e nutrir-se dos seus conhecimentos para alcançar o êxito empresarial.

Resumindo, uma solução de digitalização e gestão documental eficaz e segura não só garante que as empresas possam trabalhar de forma mais produtiva, mas também pode proporcionar a agilidade necessária para se adaptar a qualquer forma de trabalho de forma rápida e satisfatória, convertendo-se num negócio preparado para o presente e para o futuro.