Quando renovar o equipamento de impressão da sua empresa?

Numa pequena e média empresa a impressora é uma ferramenta muito presente no dia a dia. Com ela, imprimimos relatórios, apresentações, contratos, imagens… um sem fim de documentos de diferentes tipos. Por esse motivo, é importante ter com estes equipamentos um cuidado adequado para que dure muito tempo.

No entanto, as impressoras não são imortais e, em algum momento, deixarão de funcionar ou de nos proporcionar as funcionalidades necessárias para o nosso trabalho diário. A vida útil dos nossos equipamentos dependerá do uso que lhe dermos, por exemplo, se imprimimos muito acima do volume de impressão recomendado pode significar que a impressora vá durar menos do que o previsto.

Seja qual for o equipamento que tiver no seu escritório, vamos-lhe indicar alguns sinais que deve ter em conta para saber se chegou o momento de investir num novo equipamento de impressão.

9 sinais que nos indicam que temos que renovar a nossa impressora

1. Quando há uma avaria: em algum momento, com o uso e o passar do tempo, o seu equipamento poderá sofrer alguma avaria. Sempre que isto aconteça no período de garantia, não haverá problema, uma vez que solucioná-lo não implicará nenhum custo. No entanto, se a avaria ocorrer fora do período de garantia, há que analisar se o investimento na reparação compensa. É provável, que investir esse dinheiro num equipamento novo e com as últimas atualizações do mercado seja mais rentável para a sua empresa;
2. Quando o contrato de manutenção está prestes a caducar: chegados a este ponto, no qual o contrato de manutenção está a chegar ao fim, convém analisar que alternativas temos disponíveis no mercado e se será rentável renovar o contrato com o mesmo equipamento ou optar por um novo. Para isso, devemos ter em conta os custos de manutenção já que, quanto mais antigo é o nosso equipamento, mais caro nos fica mantê-lo. No entanto, os custos de manutenção de um equipamento novo reduzem bastante. Por outro lado, devemos confirmar se o equipamento que usamos nos continua a oferecer um serviço adequado às nossas necessidades: com o passar do tempo, as funcionalidades das impressoras avançam no que diz respeito à tecnologia, tal como as necessidades de um empresa no seu dia a dia. Nesta situação, devemos considerar a possibilidade de investir num equipamento novo que nos ajude a reduzir custos e aumentar a produtividade no escritório;
3. Quando compara as ofertas do mercado: com o passar do tempo, pode acontecer que o custo por página contratado já não seja o melhor do mercado. Os fabricantes lutam por terem os valores mais competitivos, como tal o preço dos equipamentos e o preço por cópia acabam por diminuir devido ao menor custo de novas tecnologias mais eficientes. Por isso é muito importante analisar diferentes ofertas e escolher a que for mais benéfica em cada momento;
4. Quando deixa de haver controladores para os novos sistemas operativos: ao longo do tempo, há equipamentos de impressão que são descontinuados e por isso também deixará de haver atualizações dos mesmos. Se no seu escritório há um equipamento que já não está à venda, chegará também o dia em que não poderá descarregar atualizações e as impressoras não serão compatíveis com os novos sistemas operativos.
5. Quando quer incorporar os últimos avanços de segurança: as impressoras, ao estarem conectadas à rede da empresa, necessitam das mesmas medidas de segurança que um computador ou dispositivo conectado. Se tem uma impressora que não oferece as garantias de segurança necessárias para evitar ataques informáticos e colocar em risco as suas informações confidenciais, é o momento de pensar em renovar o equipamento;
6. O equipamento atual não está preparado para as necessidades atuais: vivemos num contexto em que o móvel se tornou no protagonista absoluto da nossa rotina diária, tanto no ambiente profissional como no pessoal. Para serem flexíveis, os equipamentos de impressão no escritório devem poder ser utilizados através de um smartphone ou de um tablet. Na falta disso, recorrer a um computador ou a um colega para imprimir um ficheiro que tenhamos no dispositivo móvel, é apenas um dos indicadores das limitações com que nos deparamos quando trabalhamos com um equipamento que não está adaptado às circunstâncias do seu dia a dia e, por isso, a sua produtividade acabará por se ressentir;
7. Dificuldade para encontrar consumíveis ou peças para o equipamento: hoje em dia, a tecnologia avança tão rapidamente que em muito pouco tempo qualquer dispositivo pode ficar desatualizado. O que também acontece com as impressoras. Por isso, adiar a renovação do seu equipamento de impressão pode levar a um problema de produtividade. Primeiro, porque as funcionalidades ficarão desatualizadas. Mas também, porque com o tempo, o fabricante do seu equipamento pode deixar de fornecer consumíveis ou peças de substituição se falarmos de um equipamento que está descontinuado há mais de 5 anos, que é o período para o qual os fabricantes são obrigados a fornecer consumíveis;
8. Quando os utilizadores passam demasiado tempo junto da impressora, a trocar toners ou a repor papel: pense na sua empresa. É agora igual ao que era há 5 anos atrás? Trabalham o mesmo número de pessoas? Fazem-no da mesma maneira? Seguramente, as respostas serão: não. As empresas evoluem com o tempo e, com elas, as necessidades de impressão. É por isso que deve ter um equipamento de acordo com as suas atuais necessidades, o que servia há 5 anos, pode não servir agora e pode até mesmo tornar-se num obstáculo no dia a dia;
9. Por imagem da empresa: hoje em dia, uma boa imagem da empresa é um aspeto que se valoriza em grande medida num escritório que trabalha diretamente com o público ou com clientes. Por esse motivo, ter mobiliário e equipamentos eficientes e modernos pode ajudar o seu escritório a passar uma imagem positiva que tanto se deseja.

Renovar o seu equipamento de impressão pode significar um aumento de produtividade, já que um equipamento obsoleto não poderá cumprir com as necessidades do seu escritório e pode fazê-lo perder tempo e dinheiro. Às vezes, adquirir uma impressora nova é um investimento que a médio prazo irá notar positivamente na carteira.