Como otimizar a compra de equipamentos tecnológicos na nova normalidade de ambientes híbridos

O mundo laboral mudou drasticamente nos dois últimos anos. A aceleração da transformação digital e a adaptação apressada aos novos processos de trabalho, fez com que todos enfrentemos um novo panorama empresarial. Para entender melhor estas mudanças, facultamos-lhe alguns dados de um estudo elaborado a partir da experiência de teletrabalho que pequenas e médias empresas de toda Europa tiveram antes e durante a pandemia.

Antes da pandemia, 58% dos entrevistados trabalhava no escritório a tempo inteiro, enquanto 36,5% tinha um modelo de trabalho híbrido ou trabalhava apenas a partir de casa. A pandemia mudou tudo isso. Agora, 21% trabalha no escritório e 73% desempenha as suas funções a partir de casa a tempo inteiro ou combinando trabalho presencial e teletrabalho.

Este novo mundo do trabalho híbrido fez com que os responsáveis de compras tenham certas dúvidas: quem é o responsável por abastecer, comprar, gerir e manter os equipamentos que necessitam os colaboradores para fazerem de forma eficaz e produtiva o seu trabalho?

Quem é o responsável das compras de TI?

O Acordo da UE sobre o trabalho remoto não esclarece as dúvidas. Segundo este, os responsáveis das empresas devem-se encarregar de proporcionar, instalar e manter os equipamentos, salvo naqueles casos em que os colaboradores utilizem os seus próprios equipamentos. Nesse sentido, 80% dos entrevistados considera que a sua empresa deve facultar uma impressora ou um scanner para trabalhar desde casa, por exemplo. No entanto, apenas 25% das empresas o fez.

De facto, três quartos dos colaboradores que trabalham de forma remota reconhecem que utilizam uma impressora que eles mesmos compraram antes ou durante a pandemia e cerca de 60% utiliza o seu próprio scanner. Por isso, as empresas dependem de uma seleção aleatória de equipamentos adquiridos – frequentemente de forma apressada, para não prejudicar a sua atividade – à margem das diretrizes da sua política de compras.

Gerir as compras dos equipamento

Apresentar as compras dos equipamentos como gastos derivados do teletrabalho faz com que exista um risco de que alguns tenham gasto o mínimo necessário para realizar o seu trabalho. Mas também haverá funcionários - tanto em casa como no escritório - que utilizem equipamentos que tenham comprado através dos canais habituais de compras de soluções tecnológicas. 

Ainda assim, é provável que umas máquinas se adaptem melhor que outras a certas tarefas e, como consequência, pode gerar-se uma disparidade no rendimento dos equipamentos e dos colaboradores.

O facto dos funcionários que trabalham a partir de casa adquirirem os equipamentos que necessitam, sem ter em conta a política de compras da empresa, faz-nos pensar quem assume o custo e controla os volumes de impressão e os pedidos de consumíveis. A compra descentralizada de equipamentos e consumíveis como gastos derivados do teletrabalho aumenta a carga administrativa da empresa, tal como ocorre com os custos e riscos que são resultado do mau funcionamento ou da manutenção dos equipamentos. Portanto, como podem as empresas otimizar os seus processos de compra?

Controlar a aquisição e equipamentos tecnológicos

As empresas têm que cuidar mais do que nunca de certos detalhes, avaliar que equipamentos utiliza o seu pessoal e considerar como devem tomar as decisões de compra destes equipamentos para todos os trabalhadores, independentemente da sua localização. No entanto, esta situação é difícil de gerir quando os colaboradores utilizam uma gama diversa de equipamentos pessoais.

Para evitar os inconvenientes que implica o uso de equipamentos próprios por parte dos funcionários, é necessário apostar numa política estratégica de compras para instalar, supervisionar e gerir os dispositivos de forma remota. Não obstante, se descentralizar a gestão de documentos parece uma tarefa complexa, não se preocupe, porque existe uma solução: os Serviços de Gestão da Impressão.

Os Serviços de Gestão da Impressão otimizam as compras de soluções TI

Um programa de Serviços de Gestão da Impressão pode facilitar e rentabilizar a aquisição dos equipamentos que vão estar em diferentes localizações. Em vez de simplesmente gerir orçamentos e recursos em múltiplos locais e numa gama diversa de equipamentos, este programa proporciona coerência e transparência na monitorização de todas as impressoras do parque de impressão - independentemente da sua localização - otimizando a infraestrutura de impressão para manter os padrões de qualidade e segurança.

Além disso, reduz os gastos derivados do teletrabalho, já que responde a alertas automáticos de substituição de consumíveis e envia os cartuchos quando forem necessários, quer seja para o escritório ou diretamente para o domicílio do colaborador que está a trabalhar a partir de casa.

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Fontes:

Relatório “Nova normalidade”, Brother, novembro 2021. Amostra: 936 profissionais de PMEs de toda Europa.

Agência europeia para a Segurança e Saúde no Trabalho - "A regulamentação do teletrabalho na Europa posterior à COVID-19”, 2021.

Agência europeia para a Segurança e Saúde no Trabalho - "O teletrabalho durante a pandemia da COVID-19: riscos e estratégias de prevenção", fevereiro 2021.

Garrigues: “Atualização do direito laboral europeu – flexibilidade e teletrabalho – edição 2021”.