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Como escolher a impressora adequada para a minha empresa

Como escolher a impressora adequada para a minha empresa

O momento de escolher uma impressora é uma tarefa importante que requer tempo e não é imediata. Um utilizador comum não costuma estar a par dos avanços mais importantes deste tipo de produtos e não sabe o que deve avaliar ou considerar para escolher o equipamento mais adequado.

A impressora selecionada deve contar com todas as funcionalidades que satisfaçam as necessidades do negócio. No entanto, é difícil saber com segurança qual é a melhor opção já que há muitos fatores e variáveis a analisar, como por exemplo: a tecnologia (laser ou tinta), tipo de impressão a cores ou a preto, funcionalidades, etc.

Para poder realizar este processo de uma forma adequada, primeiro há que analisar estas necessidades e conhecer que opções há no mercado para poder tomar a decisão acertada.

Que necessidades de impressão tem a minha empresa?

A primeira coisa a considerar são as necessidades próprias do negócio:

  • Número aproximado de páginas que são impressas por mês;
  • Se é necessário imprimir a cores ou apenas a preto;
  • Se necessitam de outras funcionalidades como fotocopiadora, scanner ou fax;
  • Tipo de conectividade: WiFi, rede cablada, app móvel…
  • Se é necessário imprimir em formatos diferentes do A4, como o A5, A3 ou em diferentes tipos de papel, como o papel fotográfico;
  • Se haverá uma pessoa encarregue da sua gestão ou se prefere o uso de serviços de gestão da impressão;
  • Se existe espaço suficiente para uma impressora de maior tamanho.

Uma vez clarificados estes pontos, o ideal é priorizar a importância de cada funcionalidade com o objetivo conhecer os diferentes modelos de impressoras disponíveis no mercado e poder tomar a decisão mais adequada.

Como escolher a impressora mais adequada para a minha empresa?

A impressora mais adequada para a minha empresa pela sua conectividade

Hoje em dia é fundamental que a impressora tenha a capacidade de se conectar ao WiFi, que se possa utilizar através de um dispositivo móvel, que se possa conectar a serviços na nuvem, etc. Desta maneira qualquer utilizador que esteja conectado à mesma rede poderá imprimir diretamente desde o seu computador, smartphone ou tablet. Graças à conexão WiFi pode contar com aplicações dedicadas para obter informação sobre os níveis de tinta, a falta de papel, o formato ou as avarias diretamente no dispositivo móvel, o que torna tudo muito mais prático gerir.

A impressora mais adequada para a minha empresa pelos custos de impressão e preço

O preço dos consumíveis varia se estivermos a falar de tinta ou laser, também varia se apenas imprimimos a preto ou também a cores. No geral os custos de impressão mais económicos encontramos na combinação de uma impressora laser e monocromática, mas dependerá do volume de impressão e da qualidade que necessitamos.

Uma boa forma de calcular o volume de páginas que se imprimem num determinado período de tempo é contar o número de resmas de papel utilizadas. A médio/longo prazo, poderá compensar investir num equipamento de impressão um pouco mais caro, mas que tenha um custo por página impressa mais económico, adequado ao uso que lhe dá.

A impressora mais adequada para a minha empresa pelo tamanho

Se o espaço no escritório é um problema, o melhor é optar por uma impressora o mais compacta possível. A evolução tecnológica neste setor permitiu incorporar elevadas prestações em equipamentos mais compactos.

É importante ter bem definidas quais as necessidades e comprovar se existe um modelo de impressora do tamanho adequado com todas as funcionalidades necessárias. No contexto atual, no qual passamos mais tempo em teletrabalho, ter um equipamento profissional que não ocupe espaço em casa é um fator a ter em conta.

A impressora mais adequada para a minha empresa pelas funcionalidades

Devido ao avanço da digitalização documental no setor empresarial, uma das funções mais procuradas pelas pequenas empresas é o scanner.

Esta funcionalidade está incluída nas impressoras ‘multifunções’, por isso, no caso da empresa não ter um scanner e seja o momento de adquirir uma nova impressora, é possível que seja mais económico optar por uma impressora multifunções. Assim poderá imprimir, mas também digitalizar, copiar ou inclusivamente enviar faxes se for um 4 em 1.

Outras das funções cada vez mais procuradas pelos pequenos negócios, como comentámos antes, são a conectividade WiFi ou as aplicações móveis para manusear a impressora a partir do smartphone.

Serviços de gestão da impressão

Embora as pequenas empresas pensem que os serviços de gestão da impressão são para empresas grandes, isso já não é bem assim. Este tipo de serviços tornou-se muito acessível, flexível e simples para todo o tipo de empresas. Com um serviço de gestão da impressão os pequenos negócios não têm que se preocupar com a gestão das suas impressoras no que diz respeito ao nível de tinta, substituição de consumíveis, serviço de apoio técnico ou configurações diversas.

Neste sentido, os serviços de gestão da impressão podem ser muito úteis para reduzir a carga administrativa de gestão das impressoras na empresa.

A quantidade de opções e planos diferentes que se podem contratar faz com que na maioria dos casos justifique optar por um serviço de gestão da impressão, inclusivamente nos negócios mais pequenos.

A impressora perfeita para a minha empresa

Escolher a impressora adequada para uma empresa requer uma análise prévia das necessidades do negócio e consultar as opções que oferece o mercado, com a ideia de ajustar o melhor possível essas necessidades aos modelos reais que existem. Uma vez feita essa primeira parte vem o mais simples que será escolher a opção acertada e começar a trabalhar.

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