Como os Serviços de Gestão da Impressão podem tornar a impressão mais sustentável

Toda a atividade empresarial deixa a sua pegada no meio ambiente: desperdícios, resíduos, consumo de energia, etc. E por isso, o foco mediático encontra-se atualmente sobre esse tema, premiando as empresas que se preocupam em ser mais responsáveis e pressionando as que não tomam as medidas necessárias para proteger o ambiente.

A impressão, um serviço habitual e fundamental em qualquer negócio, também pode ser otimizado para ser mais ecofriendly. O objetivo a planear é controlar e monitorizar o uso dos equipamentos de impressão para evitar uma utilização excessiva e descontrolada. Dessa maneira, será reduzido o uso de papel e gerados menos resíduos prejudiciais para o ambiente ao mesmo tempo que se reduzem os custos. Um win to win para a empresa e para o planeta.

Como ajudam o ambiente os Serviços de Gestão da Impressão

Perante a falta de proatividade de muitas empresas, a União Europeia tomou a iniciativa e começou a regular tudo o que está relacionado com o ambiente, obrigando as empresas a adaptar as suas instalações para obter os certificados ambientais necessários para o desenvolvimento da sua atividade.

Estas mudanças implicam um elevado custo para as empresas, que procuram outras vias para reduzir ao máximo o investimento e se adaptarem às normas da forma mais rentável possível. Uma das formas mais habituais é subcontratar serviços a empresas que já passaram por esse processo de adaptação.

Por exemplo, os resíduos gerados pela impressão são prejudiciais para o ambiente se não forem corretamente reciclados. Para se adaptarem à Diretiva de Resíduos de Aparelhos Elétricos e Eletrónicos (RAEE) da UE, é necessário que alguém se encarregue da correta reciclagem de consumíveis o que significa que se devem assegurar de que esses desperdícios chegam aos centros de reciclagem, para seu posterior tratamento. Pode ser um recurso interno da empresa, com o seu respetivo custo (ordenado, segurança social, etc.) ou uma empresa de Serviços de Gestão da Impressão, que além disso permitirá ao empresário:

• Monitorizar os equipamentos para uma maior visibilidade e controlo da sua utilização
• Manter atualizados os equipamentos para que funcionem da forma mais eficiente possível
• Reduzir o investimento relacionado com este serviço: consumíveis, equipamentos novos, eletricidade, etc.
• Reduzir os custos de impressão através da fórmula de pago por uso, como por exemplo o custo por cópia ou custo por página impressa.

Ter os equipamentos de impressão atualizados é um dos requisitos fundamentais para ser mais responsável com o ambiente, já que estes consomem menos energia e contam com funcionalidades avançadas para otimizar o seu uso. Mas não é suficiente que os equipamentos tenham essas opções, há que utilizá-las e implementar essas práticas no dia a dia de cada empresa. É aqui que os Serviços de Gestão da Impressão podem ser uma grande ajuda.

Estas são algumas das formas em que ajudam as empresas a reduzir a sua pegada ecológica e reduzir custos.

1. Frente e Verso: não é algo novo em ambientes de escritório, mas: quantos o fazem de forma predeterminada? Tendo em conta o gasto de papel que supõe imprimir documentos numa só página, o frente e verso deveria ser a opção configurada por defeito, assim evita ter que a alterar cada vez que imprime;
2. Modo silêncio: muitos dos esforços dos fabricantes de impressoras foram dedicados à redução do ruído. Uma forma de poluição muito chata que reduz a produtividade em ambientes de trabalho com alta contaminação sonora ou acústica. O modo silêncio permite à empresa contar com espaços silenciosos para os seus colaboradores;
3. Pull Printing: quem trabalha num escritório sabe que é habitual encontrar documentos abandonados nas impressoras. Um dos motivos mais habituais desta má prática é enviar o documento para a impressora errada ou simplesmente esquecer-se de o recolher. Sem dúvida todo um desperdício de tempo, recursos e energia. Escolher impressoras que ofereçam funcionalidades de autenticação de utilizadores ou pull printing ajudará a diminuir este problema. Esta funcionalidade permite bloquear a impressão até que o utilizador se identifique junto do equipamento. Os ficheiros que não são liberados num período de tempo predeterminado, são eliminados automaticamente da memória e nunca chegarão a ser impressos;
4. Modo ecológico: orientado para procurar um equilibro entre a qualidade da impressão e consumo de energia. Muitas impressoras também contam com um modo espera, que atenua o visor para evitar um consumo desnecessário enquanto o equipamento não está a ser utilizado.

Escolher equipamentos de impressão com certificados ambientais é uma garantia de que os seus fabricantes seguem determinados processos e utilizam materiais respeitosos com o ambiente. Entre as certificações ambientais mais importantes para equipamentos de impressão está EnergyStar (que deixou de estar em vigor na Europa em 2018), Blue Angel ou Nordic Swan.

• Blue Angel: uma etiqueta que identifica os produtos e serviços mais respeitosos com o ambiente. Para poder contar com a etiqueta Blue Angel são importantes aspetos como: o uso inteligente das matérias primas, o sistema de produção, o uso do produto, a vida útil e o fim de vida deste;
• Nordic Swan: tem em conta aspetos comentados anteriormente como: o consumo de energia em modo espera, as emissões e os níveis de ruído ou contar com características para reduzir o consumo de papel (frente e verso, pull printing, etc.). Esta etiqueta de certificação ambiental também abarca todo o ciclo de vida do produto, desde a sua criação até à sua destruição..

Resumindo, uma redução do impacto ambiental nos escritórios permite uma grande poupança de custos e tem um impacto muito positivo na reputação de uma empresa. Contratar uma empresa especializada em serviços de impressão permite otimizar o uso dos equipamentos, estar sempre a par das últimas tecnologias (redução de ruído, poupança de energia e papel) e realizar uma correta reciclagem dos consumíveis.