Comprar impressora ou renting, qual a melhor opção para a minha empresa?
Impressoras em renting para o escritório: o eterno dilema
Cada vez são mais os empresários que têm dúvidas sobre se é melhor comprar ou contratar um renting de impressoras para o seu negócio. A cultura empresarial está muito ligada à cultura do país e Portugal é tradicionalmente um país mais de comprar do que alugar. A cultura do renting está mais estabelecida no resto da Europa, onde este modelo de utilização de produtos é muito mais popular.
Alugar produtos através de um renting permite disfrutar deles sem necessidade de fazer um grande investimento económico inicial. Além disso permite ainda em muitos casos, desfrutar de produtos de uma gama superior. Por exemplo, no setor automóvel a modalidade de renting permite utilizar carros de gama alta a preços razoáveis, trocá-los em poucos anos por modelos mais novos e escolher os modelos em função das necessidades de cada momento.
No ambiente laboral, as empresas tendem a adquirir os dispositivos em vez de os alugar. No entanto, no que respeita à tecnologia, cada vez mais existem soluções flexíveis para que qualquer empresa, não só as de grande dimensão, possam dispor de equipamentos de qualidade que se adaptem às suas necessidades reais mediante um contrato de renting. O renting de impressoras veio para ficar.
Compra de impressora ou renting: o que é melhor para a empresa?
A tendência em Portugal é clara: durante os últimos anos, a procura de renting e serviços de impressão está a crescer. Isto deve-se a dois fatores: a mudança das necessidades das empresas, agora mais digitalizadas e a competitividade das ofertas de renting e serviços de gestão da impressão. A flexibilidade deste tipo de serviços faz com que muitas empresas possam optar por delegar as tarefas de manutenção e suporte dos seus equipamentos.
As pequenas empresas necessitam ser eficientes e essa é uma das razões pela qual a modalidade de renting de impressoras se tornou tão popular nos últimos anos. No geral, o renting de impressoras pode incluir um conjunto de serviços associados que podem ser mais benéficos:
- Aconselhamento personalizado: cada empresa tem necessidades específicas. Os serviços de gestão da impressão oferecem uma análise das necessidades antes da aquisição das impressoras para selecionar as mais adequadas e o sistema de renting mais apropriado para a empresa;
- Suporte técnico: as empresas poderão contar com um serviço de manutenção para solucionar rapidamente qualquer incidência que possa surgir;
- Reposição de consumíveis automática: as impressoras detetam quando os consumíveis estão a terminar e encarregam-se de solicitar o envio dos consumíveis de forma automática para que nunca fiquem sem consumíveis;
- Renovação de equipamentos: as necessidades mudam e a tecnologia deveria mudar com a empresa. Com um modelo de renting será possível mudar facilmente de impressoras e optar por modelos de prestações superiores, que cumpram melhor os requisitos sem necessidade de investimento inicial;
- Poupança de custos: os serviços de impressão ou renting incluem diferentes opções que permitem maximizar a eficiência, pagando apenas o que imprime. Esta flexibilidade é vital para as pequenas empresas que evoluem e crescem rapidamente. Além de contar com vantagens fiscais: o renting para empresas é considerado um custo operacional e por esse motivo permite deduzir a renda até 100% (sem IVA incluído) em sede de IRC.
Renting de impressoras também para pequenas empresas
O renting sempre foi bastante popular nas empresas de maior dimensão que dispõem de muitos recursos e que, pelo seu elevado número de colaboradores, necessitam de equipamentos com elevadas prestações, assim como um serviço de suporte de alto nível, características que são próprias dos serviços associados ao renting.
Por estes motivos, muitas empresas pequenas vêm o renting como algo que apenas as grandes podem ter, mas isso é errado. Os serviços de gestão da impressão atuais podem-se adaptar às necessidades de todo o tipo de empresas, desde pequenos escritórios com três ou quatro trabalhadores a companhias com dezenas de colaboradores.
A explicação está na flexibilidade oferecida pelos diferentes planos de renting, adaptando-se ao tempo de uso, quantidade de páginas impressas, reposição de consumíveis, etc. Um bom planeamento na hora de contratar estes serviços pode supor uma poupança em tempo e em dinheiro considerável.
A eficiência é muito importante para as pequenas empresas. Imprimir deveria ser uma tarefa simples e rápida, por isso, podemos afirmar que atualmente não há melhor solução que optar por um renting com serviços de impressão.
Porque o renting de impressoras é a melhor opção face à compra
A vantagem de comprar todos os equipamentos para uma empresa, quer sejam computadores ou impressoras, é que são mesmo propriedade da empresa, mas será isso realmente importante para um negócio? Seguramente que não, já que implica muitas vezes um grande investimento inicial e não garante ter o equipamento mais adequado no escritório. Além de estar a assumir uma série de tarefas de manutenção (suporte técnico, formação, cálculo de custos, compra de consumíveis, revisões etc.) que implica grande quantidade de recursos a longo prazo e que muitas empresas não serão capazes de gerir da melhor forma.
Apostar no renting de impressoras e nos serviços associados ao mesmo é apostar num modelo eficiente e flexível cujos efeitos positivos para as pequenas empresas são tantos que, depois de experimentar não vai querer voltar atrás.
