Custo por cópia: pague apenas o que imprime e comece a poupar
Quem tem uma empresa sabe que ter um controlo exaustivo sobre os gastos é fundamental para ter um negócio rentável. Neste sentido a matemática não falha: conseguir reduzir os custos derivados de uma atividade aumenta o benefício. Para isso é que se negoceiam todos os contratos: luz, água, gás, internet…, mas, o que acontece com os gastos relativos à impressão de documentos?
Muitas pequenas empresas continuam a comprar os consumíveis para as suas impressoras quando estes terminam, sem ter um real controlo sobre os custos que isto implica. Estes negócios desconhecem a existência de novas opções mais rentáveis, como o pagamento por páginas impressas.
O que é o custo por página e que benefícios pode trazer a um negócio?
Quando um empresário subcontrata um serviço, o objetivo final é reduzir custos. Por exemplo, se alugar um carro pagará apenas os quilómetros que fizer, evitando gastos importantes como seguro de acidentes, avarias ou a inspeção de veículos. Mas, o pago por uso não tem apenas a vantagem de reduzir custos, também permite ter um maior controlo sobre o uso que é feito do serviço, o que deriva numa utilização mais responsável do mesmo.
Entre os serviços relacionados com a gestão da impressão, existe a opção de contratar uma modalidade de custo por cópia ou custo por página; ou seja, pagar apenas o número de cópias que se realizem mensalmente. Contratando esta opção, a empresa não tem que se preocupar com os custos de consumíveis e apenas pagará pelas páginas impressas. Sem dúvida uma excelente opção para reduzir os custos de impressão.
Opções da modalidade baseada no custo por página
Se uma empresa sabe, sem grande oscilação, qual o seu volume de mensal de páginas impressas, tem a opção de contratar um serviço com um valor fixo mínimo. Este modelo permite ao empresário controlar os gastos, uma vez que pagará sempre o mesmo (sempre e quando não exceda o número de páginas contratadas). Quando se contrata este modelo de custo por página de valor fixo também é importante saber que, caso não alcance o mínimo de cópias contratadas, o valor a pagar vai-se manter o mesmo. Daí ser importante, que para que este modelo funcione, ter um volume de impressão constante no tempo.
Se as necessidades de impressão da empresa variam dependendo do mês, a melhor opção será contratar um valor variável, pagando apenas o que imprime. Esta é uma opção muito mais flexível que a anterior: é acordado um preço por cada página impressa e não existe um mínimo de páginas. O custo final será o resultado do custo por página multiplicado pelo número de cópias, tão simples como isso.
Qual é a melhor opção de custo por impressão para uma empresa?
Para saber qual a modalidade que mais se adapta ao seu negócio, o empresário deve procurar a resposta à seguinte pergunta: o volume de cópias da minha empresa é estável ou varia em função do mês ou da altura do ano?
Sinceramente, a maioria das empresas carece de informação sobre o seu atual volume de impressão e não tem nenhuma ideia sobre essa resposta. Perante este cenário, no qual se movem às cegas, é complicado ir para um modelo de valor fixo. No caso de o fazer, é muito provável que terminem a pagar mais (por excesso ou por defeito).
Por isso, se a sua empresa ainda não tem controlo sobre os gastos e volume de impressão, é melhor começar com um valor variável. Porquê? Muito simples, com um modelo de valor variável não terá que se preocupar se o ritmo de impressão é o adequado ou não. Além disso, durante os primeiros anos poderá recolher informação com o objetivo de responder à pergunta que colocámos no início do processo; requisito indispensável para poder optar por um valor fixo e que seja rentável.
Qual é a duração de um contrato de impressão?
A duração de um contrato de impressão varia entre os 3 e 5 anos. Esta é outra das condicionantes que deve ter em conta na hora de escolher um modelo de valor fixo ou variável.
Se alguma coisa nos mostrou a pandemia da Covid 19, é que as coisas podem mudar de um dia para o outro e, nesse sentido, a flexibilidade de um custo variável pode-se converter num grande aliado. Sabia que muitas das empresas com custo fixo tiveram que continuar a pagar as mensalidades apesar de não poderem manter a sua atividade? Se este pode ser o seu caso, seria mais recomendável optar por um modelo de mensalidade variável.
Conclusão
Sabe realmente quais são os seus custos de impressão? Com os serviços de gestão da impressão é muito mais simples porque facultam todo o software necessário para saber quem, quando, quanto e o que se imprime em cada impressora, assim poderá otimizar a utilização de todos os equipamentos, evitando impressões supérfluas e gastos desnecessários.
Além de que contará com a última tecnologia no que diz respeito à impressão e pagará apenas pela utilização que fará dela. Um custo de impressão fixo ou variável, com a possibilidade de incluir o equipamento, manutenção e garantia. A decisão é sua!
