Guia para gerir o parque de impressão em empresas com diversos escritórios
Gerir os processos de impressão de múltiplas localizações pode ser um grande desafio, inclusivamente para os negócios mais avançados, já que se devem ter em conta muitos aspetos: desde o tipo de hardware e software utilizados até aos colaboradores que o estão a utilizar. Por isso, é fundamental contar com uma estratégia detalhada e efetiva.
Estes são alguns aspetos que se devem ter em conta ao implementar um programa de serviços de gestão da impressão (ou MPS) em diferentes localizações:
- Definir os requisitos chave com antecedência
Não se espera que tenhamos todas as respostas, mas para estarmos mais bem preparados, o melhor é definir previamente todos os aspetos possíveis para que o fornecedor possa responder com uma solução completa que satisfaça as necessidades específicas. Alguns aspetos podem ser referentes ao tipo de software que necessita a empresa para atuar ou saber quais os fluxos de trabalho fundamentais do negócio. Se for preparada uma listagem com antecedência, que inclua os requisitos do nível de serviço, as etapas de implementação e as necessidades dos relatórios, podem-se evitar problemas no futuro.
- Encontrar a configuração adequada
Embora se possa garantir a consistência do serviço em múltiplas localizações, é pouco provável que todas tenham as mesmas dimensões. Uma impressora mal ajustada pode influenciar negativamente a produtividade e, por isso, vale a pena saber onde estão localizados os equipamentos. Assim, podem-se satisfazer as necessidades especificas de cada escritório e ao mesmo tempo, proporcionar o controlo e as economias de escala necessárias de forma centralizada.
- Realizar uma auto análise
Um serviço de gestão da impressão deveria proporcionar eficiência em tantas localizações quanto possível, sobretudo no que se refere ao tempo e rendimento dos colaboradores. Um bom fornecedor, na fase de avaliação, assegurar-se-á de identificar as necessidades de impressão e adequar a prestação de serviços a cada escritório, sem adicionar custos desnecessários. Um equipamento multifunções com muitas opções poderia confundir os utilizadores com necessidades básicas de impressão e com pouca formação. Mediante uma análise, será possível implementar medidas de poupança de custos, ao mesmo tempo que se cobrem as necessidades de cada área de negócio.
- Relatórios e configuração
É conveniente aproveitar a plataforma de controlo da impressão para obter uma visão completa da utilização em todas as localizações. Desta forma, pode-se fazer um seguimento do tempo de funcionamento e dos custos, para assegurar que tudo funciona sem incidências. Um enorme benefício da gestão da impressão é que se pode rentabilizar a si mesma: quanto mais se aprende com os relatórios, mais se poderá ajustar o serviço, tanto para melhorar o rendimento como para aumentar a rentabilidade.
Com a informação disponível terá um maior controlo do parque de impressão o que permitirá tomar decisões relativas a permissões ou outro tipo de restrições que se queiram efetuar como, por exemplo, limitar a impressão a cores. Uma vez decidido, poderão ser implementadas estas medidas desde a localização central.
- Manter a segurança de cada localização
Copiar, digitalizar e enviar documentos com informação sensível pode trazer problemas de segurança e privacidade. Se se utiliza um serviço de gestão da impressão com a capacidade de digitalizar documentos e guardá-los diretamente em pastas de rede seguras, pode-se garantir a confidencialidade em todos os âmbitos. Além disso, elimina custos e o risco de publicar ou enviar por correio eletrónico documentos sensíveis entre as diferentes localizações.
Também se devem aproveitar os benefícios das soluções de impressão que permitem restringir certas funções em dispositivos específicos e contrariar as ameaças de ciberataques externos. Estas podem-se combinar com a impressão pull que apenas liberta os documentos ao utilizar um cartão de identificação NFC ou um PIN de utilizador. Além de reduzir o desperdício de papel, isto ajudará a fazer um seguimento do uso, para que cada página impressa possa ser contabilizada em cada localização.
E escolher o parceiro adequado
Um servico de gestão da impressão beneficia toda a empresa, mas preparar-se de forma correta é fundamental para a sua implementação. Do mesmo modo, é importante escolher o parceiro adequado: aquele que se esforça por entender quais são as necessidades exatas do negócio e desenhe uma solução exclusiva para cada um deles. Como tal, será essencial conhecer essas necessidades de antemão para ajustar e otimizar o serviço final.
