Subcontratar a gestão da impressão: uma opção rentável para as pequenas empresas

É muito comum que as empresas recorram à subcontratação de serviços que não são essenciais no seu negócio, mas sim necessários para o funcionamento da empresa. Os serviços mais comuns aos quais as empresas não costumam destinar recursos internos são: limpeza, manutenção de edifícios, gestão de redes sociais ou página web e a gestão da impressão – objeto deste artigo.

Vantagens do Outsourcing ou subcontratação de tarefas

As empresas que satisfazem a procura de outsourcing de outras, costumam ser especialistas no seu setor e por isso beneficiam de economias de escala e têm acordos muito benéficos com os fabricantes ou fornecedores do seu segmento. Ou seja, partem de uma situação vantajosa perante alguém com um core business diferente e isso permite-lhes:

• Oferecer serviços com um custo muito competitivo;
• Dar um melhor serviço que um recurso interno da empresa devido à sua especialização;
• Conhecimento profundo da sua atividade (melhores produtos, soluções, mais ferramentas à disposição, a par dos últimos avanços, etc.)

Porquê subcontratar os serviços de impressão

Os serviços de impressão são um dos setores com maior procura de outsourcing, devido à baixa probabilidade de as empresas lhes destinarem recursos internos e pelos inúmeros benefícios que traz subcontratar essa tarefa. De seguida, mostramos-lhe alguns dos mais significativos.

Evitar problemas com as impressoras

As impressoras são um hardware imprescindível em qualquer escritório e uma falha no seu funcionamento pode implicar um problema grave. Para evitar situações desagradáveis que afetem o ritmo de trabalho é fundamental fazer uma boa utilização de todos os recursos: incluindo as impressoras.

E que melhor guia para o uso correto do equipamento de impressão pode ter, do que uma linha direta a uma equipa especializada para aconselhar a empresa quando necessário? Alguém que aporte mais tranquilidade e ajude a prevenir qualquer problema que possa ser criado devido a um uso indevido ou uma má prática.

Reduzir custos

Um dos fatores que impulsiona a subcontratação de serviços é a redução de custos. E não só os derivados do serviço que se contrata (consumíveis, manutenção, equipamentos, etc.), mas também o dos recursos internos que a empresa pode poupar ou destinar a outros assuntos que tragam maior benefício.

Uma empresa cujo core business é a gestão da impressão, estará sempre um passo à frente daquelas que não são especialistas nesse tema. É uma questão de experiência, conhecimento do setor e capacidade para negociar os melhores preços. Os ingredientes necessários para reduzir custos e oferecer os seus serviços muito abaixo da média do mercado.

Poupar tempo e recursos

Quando falamos de horas, num ambiente empresarial, é difícil não começar a fazer contas de cabeça. Como todos os recursos, o tempo tem um valor e é importante uma boa gestão do mesmo para tirar o máximo rendimento para um negócio. Cada segundo conta e agilizar processos dentro de uma empresa pode elevar consideravelmente a eficiência e, consequentemente, os benefícios.

Cuidados e manutenção dos equipamentos

Quando se é empresário o ideal é preocupar-se o mínimo possível com os equipamentos que adquire para o seu negócio. Não quer ter problemas e pretende que estejam sempre nas melhores condições para utilização. Embora não exista uma fórmula secreta com a qual se possa aumentar a vida dos equipamentos de impressão, a sua vida útil dependerá do uso e do cuidado que lhes é dado, simples como isto.

No entanto, o que sim existe é uma forma de delegar a sua manutenção e evitar todos os quebra cabeças: através dos serviços de gestão da impressão. Contratando este tipo de serviço com uma empresa especializada na gestão da impressão, não só esta lhe dará cobertura perante qualquer situação desagradável, como também fará com que os seus equipamentos estejam sempre em boas condições. Uma aposta vencedora!

Serviços de impressão que se podem subcontratar

Com as vantagens de subcontratar os serviços de impressão identificadas e claras, fica por resolver uma questão: que serviços de impressão se podem subcontratar?

É importante saber que as empresas contam com um amplo leque de questões relacionadas com a impressão com as quais não terão de se preocupar ao contratarem serviços de gestão da impressão. Aqui mostramos-lhe alguns dos mais procurados.

Instalação/ Configuração

A atarefada vida no escritório não dá hipótese para que algum dos colaboradores possa ler as instruções, entendê-las e aplicar o que aprendeu em todos os novos equipamentos de impressão. É verdade que com tempo e esforço qualquer coisa é possível. Mas vale mesmo a pena perder tempo com algo que se pode subcontratar?

Pensando bem, uma empresa especializada instalará e configurará os equipamentos em menos tempo do que aquele que iria necessitar, apenas, para ler as instruções. Uma poupança de tempo para a empresa e uma preocupação a menos para o empresário. É um win-win com toda a certeza.

Manutenção das impressoras (assistência no local)

Um empresário nunca quer que os seus equipamentos de impressão falhem. Uma luz vermelha que pisca, papéis encravados e uma fila de impressão cada vez mais longa…são um autêntico pesadelo. Chegado esse fatal momento, será uma alegria poder contar com alguém que devolva a normalidade ao seu negócio com a maior brevidade possível. Com os serviços de gestão da impressão, um técnico especializado deslocar-se-á ao escritório.

Entrega automática de consumíveis

Cada vez é mais frequente o consumo de serviços que permita automatizar um processo interno da empresa, como por exemplo a compra de consumíveis para as impressoras.

Há um conceito que está hoje em dia na boca do mundo: a internet das coisas. Uma tecnologia, como é a internet, que se coloca ao serviço de dispositivos tradicionais e que, permite às empresas, enviar um aviso ao seu fornecedor de consumíveis com a antecedência suficiente para nunca ficar sem tinta ou toner. Há coisas com as quais é melhor não ter de se preocupar.

Monitorização/ accounting através de relatórios de uso

As empresas vivem muito dependentes dos dados e, atualmente, existe uma infinidade de fontes e métricas com as quais pode realizar um report e tirar o máximo de cada processo, investimento ou segundo do seu tempo.

Monitorizar de forma contínua os seus equipamentos de impressão permitirá fazer um guia das melhores práticas, com recomendações de uso e coisas a evitar. Dessa forma serão evitados abusos ou más práticas que possam aumentar os custos de impressão. Cada gota de tinta conta.

Reciclagem

Nos dias de hoje, as empresas direcionam cada vez mais recursos para a responsabilidade social. Como tal é importante recordar que há mais vida para um tinteiro ou toner do que aquela que lhe possa dar. Ao reciclar não só ajuda o meio ambiente, como também permite reduzir o custo dos consumíveis. Além disso, ao ter contratados os serviços de gestão da impressão, este importante gesto pelo planeta fica resolvido, uma vez que a empresa fornecedora se encarrega de recolher os consumíveis usados e enviá-los para os centros de reciclagem. Rápido, simples e benéfico para todos.

Consultoria/ auditoria

Quem tem uma empresa e nunca ouviu falar da lei de Proteção de Dados ou RGPD, tem um sério problema. Todos os equipamentos de uma empresa, incluídos os de impressão, estão conectados à rede e, por isso, convertem-se numa entrada para hackers. Por esta razão é importante ter um rasto sobre todos os dados que se imprimem ou digitalizam, para evitar as terríveis consequências de os dados dos clientes caírem nas mãos erradas.

Além disso, todos os equipamentos deverão estar atualizados no que diz respeito à proteção contra ciberataques e é conveniente, dispor também de um meio de recuperar a informação no caso de que se perda. As consequências de não aplicar estes importantes pontos podem ser muito prejudiciais para um negócio. É melhor que estejam preparados! E a melhor maneira de estarem prevenidos é contratarem uma equipa especialista que os apoie e proteja deste mau panorama.

A impressão continua a ser um recurso fundamental para o bom funcionamento da atividade de uma empresa e quando não funciona bem é um foco de preocupação, stress e consumo de tempo e energia. Os serviços de gestão da impressão são uma solução profissional para manter tudo o está relacionado com a impressão a funcionar normalmente e sem preocupações.