Como trabalhar desde casa como se estivesse no escritório

O teletrabalho e o trabalho híbrido estão a dominar a nossa forma de trabalhar, como tal as empresas devem favorecer a adoção destes modelos, que não têm que implicar mudanças na produtividade dos colaboradores. Quer seja 100% remoto ou híbrido, o modelo flexível é aquele para o qual nos estamos a dirigir desde que começou a pandemia, há já quase três anos. Mas, para assegurar a eficácia destes modelos de trabalho devemos estar preparados e contar com tecnologias que permitam que os processos se possam levar a cabo de igual forma a partir de casa. 

Em todos os escritórios existem equipamentos profissionais de impressão e scanners que se utilizam de forma partilhada, mas podemos dar resposta ao novo ambiente de trabalho híbrido e às novas necessidades dos equipamentos de trabalho que são agora mais reduzidos? A resposta é sim, já que existem soluções - como as impressoras multifunções – com características profissionais dimensionadas para menores volumes de impressão, mais compactas e que ainda permitem trabalhar a partir de casa como se estivéssemos no escritório.

Além disso, o facto de haver mais dispositivos distribuídos por uma infinidade de localizações fez com que as empresas se preocupassem ainda mais com a segurança desses equipamentos, uma vez que, de acordo com os dados do Foro Económico Mundial (WEF, siglas em inglês), entre fevereiro e abril de 2020 houve um aumento de 238% no volume de ciberataques à escala global. Por isso, é importante que as empresas otimizem o parque de impressão para poderem fazer frente às mudanças que aconteceram no local de trabalho, mantendo toda a funcionalidade e segurança dos equipamentos.

Soluções compactas para as necessidades dos ambientes híbridos

Quando falamos de fotocopiadoras, temos que pensar em dispositivos grandes, em A3, e que estão localizados em grandes corners de impressão. Mas atualmente, e sobretudo como consequência da irrupção massiva do teletrabalho, as soluções multifunções mais acessíveis e compactas que se adaptam a espaços mais reduzidos - como os escritórios domésticos – converteram-se no complemento perfeito para os modelos de trabalho atuais. 

Como são silenciosos, não perturbam os restantes habitantes da casa e não requerem tanta capacidade de papel ou uma elevada velocidade, uma vez que não há necessidade de colocar trabalhos em fila de espera por ser o único utilizador que a está a utilizar. Além disso, determinados modelos desenhados para teletrabalhar aceitam tinteiros de alta capacidade, o que implica menos custos de funcionamento e imprimir com menos interrupções.

Digitalização e conectividade seguras

A conectividade dos equipamentos de impressão não é um tema trivial. Os equipamentos mais modernos contam com opções de conexão - WiFi e conexão Cloud - para imprimir sem cabos, guardar documentos digitalizados ou descarregar documentos para imprimir, como tal aportam uma grande flexibilidade aos colaboradores. Mas não é só isso, favorecem ainda a segurança. 

Como o colaborador típico não é um especialista em informática, uma prioridade fundamental é que os trabalhadores sejam capazes de aceder e guardar documentos na nuvem corporativa de forma fácil e rápida. Isto, além de levar a uma melhora na produtividade dos trabalhadores implica um maior controlo da informação que se gera. Desta maneira evita-se guardar documentos localmente que podem levar a grandes falhas de segurança, por não estarem dentro do contexto e âmbito da rede da empresa.

Resumindo, para fazer frente aos desafios que implica trabalhar em casa, as empresas de qualquer tamanho e setor já têm ao seu alcance soluções que permitem contar com a melhor tecnologia desde qualquer lugar e adaptando-se aos diferentes ambientes. Talvez a diferença entre os dois ambientes resida na falta de um responsável que se encarregue de repor papel, gerir os consumíveis, solucionar algum encravamento ou incidência, controlar gastos de impressão, etc. 

Mas para isso existem os serviços de gestão da impressão, que permitem levar a cabo a maioria destas tarefas de forma remota. Um exemplo dos benefícios destes serviços é que são formados por uma solução integral de impressão num contrato de serviços. E permitem monitorizar, inclusivamente, à distância, não só os custos de cada localização como também os pedidos de entrega de consumíveis de forma automática. Além disso, têm a capacidade de identificar e solucionar problemas remotamente, tornando a vida mais fácil e segura para todos, e convertendo-se na única ferramenta com que as empresas podem gerir, de forma segura, o amplo número de dispositivos que têm distribuídos por múltiplas localizações como consequência do teletrabalho.