Porque é que os Serviços de Gestão de Impressão devem ser uma prioridade
Tendo em conta que o trabalho híbrido se converteu numa prática habitual para muitos trabalhadores, devemos analisar os desafios de ter que gerir mais equipamentos de impressão num maior número de localizações e porque é que um programa de Gestão da Impressão deveria ser considerado como uma prioridade na nossa estratégia empresarial.
Além de aumentar o risco de ciberataques, o trabalho híbrido aumentou os problemas para os profissionais de TI, uma vez que viram diminuir a visibilidade da utilização das impressoras, encontrando barreiras significativas à manutenção e reparação do equipamento de impressão que as empresas têm implementado.
É certo que os Serviços de Gestão da Impressão proporcionam importantes poupanças de tempo, melhoram a eficiência, aumentam a produtividade e reduzem os custos. E além disso, reduzem os gastos de capital, otimizam os fluxos de caixa e melhoram significativamente a segurança da informação.
Por isso, não é de estranhar que 53% das organizações afirme que o seu investimento em Serviços de Gestão da Impressão aumentará nos próximos 12 meses[1], sendo as PMES as que mais rapidamente o farão, uma vez que estão muito preocupadas com o crescente risco de ataques de malware e violação de dados[2].
Existem quatro aspetos que deve ter em conta na hora de implementar uma estratégia de Serviços de Gestão da Impressão na sua estrutura de trabalho híbrida para não ficar para trás.
- Como podem os Serviços de Gestão da Impressão melhorar a segurança da rede, das impressoras e dos documentos?
Num mundo de trabalho híbrido, as empresas querem que o seu fornecedor de impressão lhes garanta total segurança1. A preocupação é tão grande que 71% afirma estar a implementar um modelo Zero Trust, que considera todos os utilizadores, dispositivos e fluxos de dados como suspeitos, exigindo uma autenticação para cada ação1.
Eliminar as falhas de segurança tanto para os colaboradores que trabalham a partir de casa como para os que o fazem a partir do escritório é fundamental em qualquer análise de Serviços de Gestão da Impressão, permitindo integrar o modelo de segurança Zero Trust em todos os equipamento de impressão que acedem à rede da sua empresa5.
Um contrato de Serviços de Gestão da Impressão que inclua o renting de impressoras permite utilizar equipamentos com um elevado nível de segurança. Estes costumam incluir funcionalidades como a proteção com cartão de banda magnética, a impressão com PIN, a encriptação a nível empresarial e a deteção automática de intrusões, que monitoriza constantemente os riscos de ameaça informática.
- Como podem os Serviços de Gestão da Impressão impulsionar a transformação digital?
No mundo laboral, a digitalização dos documentos converteu-se numa necessidade.
À medida que as empresas implementam programas de transformação digital para seguir o ritmo das práticas de trabalho aceleradas pela pandemia[3], 37% considera que os Serviços de Gestão da Impressão são um importante motor da digitalização5. Fornecem acesso a impressoras multifunções que não só imprimem documentos, mas também os digitalizam, armazenam e partilham.
Para acelerar a transformação digital da sua empresa, necessita de um fornecedor de Serviços de Gestão da Impressão que ajude a automatizar os fluxos de trabalho e facilite o trabalho remoto5.
- Como podem os Serviços de Gestão da Impressão fomentar a sustentabilidade?
O comportamento responsável e sustentável é agora uma prioridade para todas as organizações. A redução dos resíduos de impressão diminui tanto o impacto financeiro como o meio ambiente e os Serviços de Gestão de Impressão permitem controlar a impressão e gerir os consumíveis que utilizam os colaboradores em múltiplas localizações.
Não só 83% das empresas reconhece a importância da sustentabilidade para o seu negócio, como 52% afirma que a redução do impacto ambiental é agora uma prioridade da gestão da impressão, inclusivamente mais do que a redução de custos1. Para o conseguir, também pode acrescentar a devolução e a reciclagem de consumíveis usados no seu contrato de Serviços de Gestão da Impressão.
- Como podem os Serviços de Gestão da Impressão ajudar com os volumes de impressão variáveis?
85% das empresas confirmou que o volume de impressão nos escritórios desceu como consequência da pandemia1. Mas esta redução pode ser menor quando a pandemia terminar, já que as empresas de 1 a 20 colaboradores esperam imprimir apenas uns 11% menos do que antes da pandemia[4].
O verdadeiro desafio do trabalho híbrido não consiste em gerir um menor número de impressões, mas sim em gerir a irregularidade do volume de impressão. Os Serviços de Gestão da Impressão ajudam a controlar as flutuações mediante a supervisão do uso das impressoras e a otimização do parque de impressão para oferecer o melhor valor.
E como só paga o que imprime – sem limites mínimos –, os Serviços de Gestão da Impressão proporcionarão visibilidade e controlo do custo de cada equipamento incluído no seu parque de impressão, independentemente da sua localização.
Além disso, os Serviços de Gestão da Impressão respondem aos alertas automatizados de substituição de consumíveis, enviando os tinteiros ou toners quando necessitam, quer seja para o escritório como para o domicílio dos colaboradores.
O futuro dos Serviços de Gestão da Impressão
A mudança rumo ao trabalho híbrido está a fazer com que as empresas transfiram a sua infraestrutura de impressão para a nuvem com o objetivo de gerir as necessidades de uma nova força de trabalho remota.
Como tal, é essencial que as empresas monitorizem e giram a impressão remota, e é mais provável que desenvolvam estas capacidades se o seu fornecedor de Serviços de Gestão da Impressão oferecer ferramentas de gestão da impressão na nuvem para controlar tanto os ambientes de escritório como os domésticos.
[1] Quocirca: "What Next for the Print Industry, 2021?"
[2] Millioninsights.com: "Report Summary: Managed Print Services (MPS) Market Analysis Report, By Channel, By Deployment, By Organization, By Application And Segment Forecasts From 2020 To 2027"
[3] Quocirca: "Managed Print Services, 2021 - Transforming the hybrid workplace"
[4] keypointintelligence.com: "Will Office Print Volume Ever Return to Normal? It Depends" - Março 2021
