Como evitar custos de impressão imprevisíveis
As empresas estão a enfrentar um período de volatilidade económica quase sem precedentes. A pandemia, os diferentes distúrbios políticos e outros acontecimentos que estamos a viver, tiveram um forte impacto nas cadeias de distribuição. Como resultado, a inflação tem vindo a registar uma subida imparável, pelo que a nossa noção de que os produtos e serviços tecnológicos raramente sobem de preço e que, quando sobem, é para oferecer uma melhor relação qualidade/preço, é agora uma coisa do passado.
Perante esta atmosfera de instabilidade, os líderes empresariais preparam-se para a recessão que o ano 2023 nos reserva. No entanto, em agosto de 2022 a IDC previu que o investimento de TI na Europa continuaria a crescer 4% este ano, embora um mês antes tivesse advertido que um "cenário de recessão" alternativo poderia dar lugar a uma "modesta contração". Além disso, a escassez de pessoal qualificado faz com que muitos responsáveis de TI tenham dificuldades para cobrir postos de trabalho e que as suas equipas não consigam dar resposta aos que lhes é pedido. Tudo isto também afeta a gestão dos parques de impressoras e scanners, cujos custos vão ser cada vez mais analisados ao detalhe.
A IDC também destaca que as PMEs não costumam dispor de reservas para enfrentar etapas económicas difíceis, pelo que é "fundamental que utilizem a tecnologia de forma inteligente e se centrem o quanto antes na eficiência, na poupança de custos, na produtividade e na automatização para poder enfrentar a atual tormenta económica”. A consultora de investigação também assinala um comportamento que se repete nas empresas mais pequenas: utilizam menos as tecnologias cloud e dependem mais do hardware – como as impressoras – e por isso são mais vulneráveis aos períodos de dificuldade.
Do ponto de vista da impressão e tendo em conta este panorama, surge a pergunta: o que têm que fazer as empresas para que os seus processos de impressão, cópia e digitalização sejam mais rentáveis?
É hora de analisar os custos de impressão
Não há dúvida de que os documentos impressos continuam a ser fundamentais para a grande maioria das empresas e é pouco provável que isto mude a curto prazo. Mas é certo que os volumes de impressão nos escritórios baixaram e provavelmente as necessidades não são as mesmas que antes da pandemia.
As empresas que adotaram novas modalidades de trabalho (teletrabalho, trabalho híbrido, trabalho remoto, etc…), podem ter um parque de impressão sobredimensionado. Por isso, devem-se perguntar a si mesmas, se os seus atuais dispositivos de impressão e digitalização estão a funcionar da forma mais rentável e eficiente possível para os seus colaboradores e para o negócio em geral.
Além do custo inicial da infraestrutura, é importante conhecer qual vai ser o impacto económico total que implica imprimir um documento em termos de consumíveis, como tinta ou toner. Se o custo de impressão se revela elevado, esta informação pode ajudar a implementar medidas de poupança, como imprimir em frente e verso, reduzir a impressão a cores ou utilizar a opção de rascunho.
Isto também gera outras dúvidas, como, se o dispositivo que estamos a utilizar funciona da maneira mais eficiente possível. Os equipamentos mais antigos não costumam facultar essa informação que necessitamos para planear e gerir com eficácia os recursos e, em muitos casos, também não oferecem aos seus utilizadores todas as funções que estes poderiam aproveitar. Como tal, o mais recomendável seria substituir esses equipamentos por soluções de impressão e digitalização mais modernas, fáceis de integrar e que ofereçam aos utilizadores todas as funções que necessitem.
Dos dados à estratégia
A adoção de uma estratégia mais focada na gestão de custos e na eficiência é possível, quer seja mudando a localização dos dispositivos para garantir um uso mais eficiente, automatizando os pedidos de consumíveis ou identificando as tarefas que geram custos desnecessários, como é o uso excessivo da cor ou a impressão desnecessária com alta qualidade. Atualmente, os equipamentos são mais avançados e permitem, inclusivamente, supervisionar o estado dos mesmos para prever e programar as tarefas de reparação ou otimização necessárias, o que evitará problemas mais importantes no futuro e garantirá um funcionamento otimizado dos equipamentos.
Para muitas empresas, inclusivamente as mais pequenas, os serviços de gestão de impressão podem ser a melhor opção. Com a contratação destes serviços, um parceiro especializado avalia as necessidades e poderá sugerir as melhorias, tanto em termos de hardware como sobre os fluxos de trabalho para gerir os documentos. Além disso, permite exteriorizar tarefas que consomem muito tempo aos colaboradores, como as atualizações, as reparações, as otimizações dos dispositivos e o pedido de consumíveis quando estão a acabar.
Por outro lado, contam com a garantia de que especialistas na matéria tratarão de temas tão importantes e sensíveis como a segurança ou a automatização de processos empresariais e sobre como as suas operações de impressão podem enquadrar-se em esforços mais amplos de transformação digital e produtividade.
Também, os serviços de gestão de impressão podem incluir a opção de renting, que oferece planos adaptados como a possibilidade de que os custos se convertam num gasto operacional previsível em vez de um custo de capital. Estas modalidades oferecem transparência e uma maior aceitação do custo dos mesmos por parte do departamento financeiro.
O novo ano vem marcado por uma incerteza económica que preocupa as empresas e a sociedade em geral. Por isso, é importante adaptar-se e começar a desenvolver uma estratégia que permita sobreviver. Nesse sentido, uma atuação antecipada sobre a estratégia de impressão poderia garantir mais segurança face ao futuro.
