Como manter a salvo as suas impressoras e os documentos associados

Num mundo cada vez mais digitalizado, os profissionais da tecnologia estão plenamente conscientes da exposição a possíveis ciberataques ou ameaças que as suas redes enfrentam. Exemplos de ciberataques, tais como a perda de acesso aos dados de produção de uma empresa devido a um roubo mediante um ransomware ou uma fuga e subsequente venda de informação pessoal ou propriedade intelectual dos clientes na Deep Web, podem ter consequências catastróficas, tanto do ponto de vista de reputação como operacional.

As impressoras, uma potencial via de entrada para os ciberataques

Mas mesmo conhecendo as terríveis consequências deste tipo de ameaças, parece que a segurança de dispositivos integrados em rede, tais como impressoras, não é atualmente um foco principal dos decisores de TI.

No passado 2022 a empresa especializada em analisar o mercado e os serviços de aconselhamento do setor da impressão, Quocirca, perguntou aos responsáveis pela tomada de decisões de TI de diversas empresas quais eram os potenciais riscos de segurança que apresentavam as suas organizações. Este questionário mostrou que as impressoras domésticas dos colaboradores revelaram ser o 5º risco de segurança mais citado, mencionado por 24% dos entrevistados. O ambiente de impressão do escritório ocupou um lugar ainda mais baixo, mencionado apenas por 21%.

No entanto, dois terços das organizações disseram à Quocirca que haviam sofrido perdas de dados devido a práticas de impressão inseguras, com um custo médio de 632.000 dólares. Tanto a perda como a circulação não autorizada de um documento confidencial em papel pode ter consequências absolutamente catastróficas. Um exemplo disso é o conflito entre o Departamento de Justiça dos Estados Unidos e Donald Trump sobre se retiraram documentos classificados da Casa Branca. Mas esta extração não seria, sequer, necessária: uma simples cópia impressa de um ficheiro pessoal que acabe nas mãos erradas poderia ter consequências devastadoras para a pessoa implicada.

Sem dúvida, a manutenção da segurança dos dispositivos de impressão e digitalização constituem um desafio em si mesmos. Ao fim e ao cabo, uma impressora moderna é um dispositivo informático com armazenamento interno que costuma, ainda, integrar opções de conectividade como Ethernet, WiFi, Bluetooth e USB.

Em outubro de 2022, os investigadores de Cybernews afirmaram ter atacado 28.000 impressoras supostamente inseguras para realçar os perigos que representavam ao imprimir um pequeno guia sobre a segurança da impressora sem autorização. Através desse ataque provou-se a vulnerabilidade dos dispositivos, que em mãos maliciosas poderiam ter sido vítimas de um acesso ou roubo de documentos confidenciais guardados na memória da impressora. Este tipo de ataques pode, além disso, ser aproveitado como ponto de partida para diferentes intrusões em redes corporativas ou, inclusivamente, para ataques de negação de serviços (DDoS), envio de spam ou mineração de cripto moedas.

Como colmatar a lacuna de segurança das impressoras?

A implementação de uma abordagem de segurança em três níveis é vital para manter a rede, dispositivos e documentos seguros. Este sistema de segurança tem em conta a rede na sua totalidade para criar um plano de segurança eficaz. Isto inclui dispositivos periféricos tais como firewalls, routers, servidores web e tudo o que tenha acesso público; terminais tais como estações de trabalho e dispositivos conectados, incluindo telemóveis.

Mas nestas práticas essenciais de segurança entra também a monitorização do tráfego da rede para detetar possíveis padrões irregulares. E os dispositivos internos? Vale a pena lembrar que os dispositivos internos mais antigos podem ter firmware pouco seguro e difícil de atualizar, tornando-os mais vulneráveis aos hackers.

Os dispositivos modernos oferecem funções de segurança como a gestão de portas e encriptação de documentos, que têm como objetivo deter os hackers. Soluções como a proteção por palavra-passe e a tecnologia de autenticação são de grande utilidade para garantir que apenas os utilizadores podem imprimir e aceder a documentos. Outras soluções um pouco mais avançadas, como o estabelecimento de um PIN na impressora para desbloquear um documento antes de o imprimir, evitam em muitos casos a possibilidade de que uma pessoa alheia se possa apropriar da informação.

Os serviços de impressão, perfeitos aliados para gerir o bom funcionamento e a segurança dos seus dispositivos

A implementação destas medidas de segurança pode complicar-se e para facilitar este processo existem as plataformas de gestão de impressão. Estes gestores de impressão encarregam-se de ver quem e de que forma opera na rede para poder estabelecer, aplicar e supervisionar desde as políticas de segurança e os fluxos de trabalho, até aos dispositivos e colaboradores individuais. Apoiar-se num fornecedor de serviços de gestão de impressão pode ajudar em tarefas como a avaliação do nível de segurança e na melhoria da gestão da impressão no geral. Além disso, as empresas que trabalham com este tipo de profissionais da impressão costumam ser mais conscientes dos riscos de segurança, segundo a Quocirca. Mas em muitos casos também os faz cometer o erro de sofrer de excesso de confiança sobre a sua situação de segurança.

É fácil esquecer o quão inteligentes e potentes são as impressoras e outros dispositivos documentais, e às vezes acreditamos que tanto nós como as nossas empresas somos imunes a ciberataques. Por muito forte que seja a nossa segurança, nunca podemos menosprezar as habilidades dos piratas informáticos, que certamente não cometerão esse erro.