Os 10 melhores conselhos e ferramentas para trabalhadores em mobilidade

Graças à constante evolução da tecnologia, agora os negócios que se desenrolam fora do escritório são mais simples que nunca, para os trabalhadores em mobilidade e autónomos.

Refletindo a mudança da tendência dos escritórios "tradicionais", a tecnologia está em constante evolução para se adaptar aos trabalhadores em mobilidade, conhecidos como trabalhadores de campo. Aqui estão os nossos 10 conselhos para ajudar este setor no seu trabalho diário:

1) Controlar o tempo

Para os trabalhadores em remoto, a gestão eficiente do tempo é uma parte crucial do dia a dia. Uma excelente maneira de se manter atualizado nas tarefas e maximizar as horas laborais é descarregar uma aplicação de seguimento e gestão do tempo. Isto dará visibilidade em tempo real dos projetos e permitirá saber quando se alcança a produtividade máxima.

2) Manter-se conectado com as mensagens instantâneas

Se passa muito tempo fora do escritório, é fácil perder informação importante que poderá ter impacto no negócio. Manter-se a par das últimas atualizações e notícias é fácil com uma ferramenta de comunicação instantânea. Estas ajudam os trabalhadores em mobilidade a enviar rapidamente mensagens privadas ou a comunicar com toda a equipa. Criadas com um software direto e eficiente, estão desenhadas para esquecer as longas listas de emails.

3) Desconectar do social

Se as distrações estão a afetar a produtividade, considere a possibilidade de descarregar uma aplicação de bloqueio das redes sociais para limitar o uso durante as horas de trabalho.

4) Optar pelo armazenamento na nuvem

Manter os documentos seguros, mas acessíveis à distância, é vital para os colaboradores remotos. A perda de documentos poderia sair cara, assim uma opção a considerar é usar o armazenamento na nuvem para guardar trabalhos importantes. Fazê-lo significa estar seguro de que os documentos estão guardados em segurança no caso de uma falha técnica.

5) Digitalizar para poupar espaço

O escritório em casa é altamente importante para trabalhadores remotos e a última coisa que precisam é de ter o seu espaço desorganizado devido à quantidade de documentos em papel. Os scanners são grandes aliados nestes casos. A digitalização dos documentos aporta muitos benefícios além da poupança de espaço, uma vez que permitem criar um registo de documentos para sempre.

6) Reuniões à distância

Para os trabalhadores autónomos e em mobilidade, manter o contacto com os clientes, fornecedores e colegas é crucial. O uso da videoconferência para reuniões virtuais torna-o mais pessoal que um email ou um telefonema, enquanto permite poupar tempo e gastos em viagens a diferentes locais de reuniões.

7) Imprimir e digitalizar em movimento

Com mais dispositivos móveis que humanos no mundo¹, não é surpresa que os smartphones e os tablets dominem o universo dos negócios. Trabalhar a partir de dispositivos móveis é ainda mais fácil quando se elimina a necessidade de um computador, permitindo o uso da impressora ou do scanner diretamente através de uma app ou através de WiFi.

8) Gestão de tarefas

Ser autónomo significa ser responsável por tudo, incluindo uma ampla lista de coisas por fazer. É possível manter-se atualizado sobre os pendentes através de uma ferramenta de gestão de tarefas que ajude a organizar os documentos, criar uma lista de atividades, planear o dia e receber notificações de prazos. O nosso principal conselho: codifique os elementos com cores por tarefa ou por cliente.

9) Levar a impressora na viagem

Os trabalhadores em mobilidade também necessitam imprimir. Em vez de esperarem até regressar à empresa ou ao escritório em casa, uma opção é utilizar impressoras portáteis compactas e leves que caibam numa bolsa ou possam ser levadas no carro.

10) Evitar perdas através da etiquetagem

Se trabalhar em casa, é provável que o espaço seja limitado. Organize a área de trabalho etiquetando os arquivos e pastas, para assegurar que toda a papelada se mantém em ordem, e permitir que encontra facilmente aquele documento tão importante que necessita.