6 benefícios de trabalhar na nuvem

Seguramente que, no seu trabalho ou em casa, manuseia grandes quantidades de documentos no dia a dia. O armazenamento e classificação de todos os papéis é fundamental se não se quer afogar em tanta papelada, dossiers, arquivos, pastas ou se não pretende perder documentos de vital importância para os quais necessite de ter uma cópia de segurança. Para evitar este tipo de situações, muitos profissionais começaram a digitalizar os seus arquivos.

A primeira opção que nos vem à cabeça quando pensamos em fazer um arquivo digital é no computador como meio para armazenar a nossa informação.

No entanto, o uso de um só dispositivo para essa finalidade tem algumas limitações, como por exemplo, o facto de os documentos guardados só poderem ser consultados por uma pessoa de cada vez. Se, por outro lado, utilizarmos a nuvem, os documentos estarão sempre disponíveis para qualquer pessoa e em qualquer lugar, sem importar o dispositivo, melhorando assim a sua acessibilidade e disponibilidade.

A nuvem é um espaço virtual ao qual pode aceder e armazenar documentos digitais para que outros utilizadores ou até mesmo você os possa utilizar em qualquer lugar. Começar a dar uso a esta ferramenta é barato, rápido e simples, apenas necessita de conexão à internet e uma conta em aplicações que permitam trabalhar na nuvem, como Evernote, Dropbox ou Google Drive, por exemplo.

Todos conhecemos e estamos habituados às funções tradicionais das impressoras e scanners, mas, e se pudéssemos diretamente do visor destes equipamentos aceder a locais de armazenamento na nuvem?

Atualmente, os serviços na nuvem estão disponíveis numa grande variedade de dispositivos graças à incorporação de 2 características essenciais: um visor tátil e conexão à internet. No caso da Brother, desenvolvemos a tecnologia Web Connect, uma conexão que permite partilhar ficheiros com as plataformas na nuvem para que possa esquecer o computador e trabalhar diretamente desde o seu scanner ou equipamento de impressão sem ligações físicas, facilitando e agilizando assim qualquer tarefa que necessite realizar. Graças a esta função poderá realizar as seguintes tarefas:

1. Poderá partilhar a informação com os seus colegas, clientes ou com quem necessitar, apenas subindo ou descarregando um ficheiro numa conta Cloud à qual poderá dar acesso a quem quiser. Alguma vez teve que dar os dados de acesso ao seu computador para acederem a um documento guardado nele? Esta é uma das situações que irá deixar de acontecer;
2. Poupará tempo. Primeiro, porque terá os seus documentos e arquivos mais organizados e bem identificados de forma virtual e a um simples clique, mas também irá economizar o seu tempo pelo facto de não ter que utilizar um computador como intermediário entre o seu equipamento e a nuvem, além de ter a possibilidade de ter os seus ficheiros disponíveis em qualquer lugar através de qualquer dispositivo com acesso à Internet;
3. Maior segurança. Ao ter os seus ficheiros pessoais na nuvem, não há risco de extravio, assim como, caso se dê uma avaria no seu computador, terá uma segurança extra ao ter sempre uma cópia disponível na nuvem;
4. Favorece a mobilidade, já que permite trabalhar desde pontos deslocalizados. Uma vez subidos os seus ficheiros à nuvem a partir do seu equipamento de impressão, poderá consultá-los em qualquer lugar com o seu equipamento móvel;
5. Terá flexibilidade no momento de utilizar uma plataforma e diferentes dispositivos. Por exemplo, poderá digitalizar um documento para Evernote e tê-lo sempre disponível para quando necessitar no seu smartphone;
6. Fomenta um ambiente mais eficiente. Graças a todos os benefícios anteriores, o seu trabalho no escritório ou em casa vai-se desenrolar de forma muito mais fluída.

Trabalhar desde o seu equipamento de impressão ou digitalização diretamente para a nuvem aporta eficiência, agilidade e segurança. Apenas necessita do dispositivo adequado que lhe permita tirar proveito destas vantagens todas.