Cinco aspetos a ter em conta ao adquirir uma impressora para trabalhar remotamente

A crise sanitária provocada pela COVID-19 obrigou-nos a todos a redefinir a nossa forma de trabalhar. Tanto as empresas como os seus colaboradores tiveram de adaptar as suas tarefas para dar resposta a este desafio e a impressão é um elemento chave dentro deste processo.

O aumento do teletrabalho obrigou as organizações a mudar a sua perceção sobre as soluções de impressão, perante a necessidade de facilitar este processo aos seus funcionários, independentemente da sua localização.

Como as empresas estão continuamente a pensar no que podem fazer para apoiar os seus trabalhadores durante estes tempos difíceis, os equipamentos que permitem o teletrabalho e oferecem uma fácil integração em redes domésticas são essenciais para que, tanto colaboradores como a empresa, saiam a ganhar. Os gestores de TI precisam então de se questionar "O que devemos considerar ao comprar uma impressora para os colaboradores que trabalham remotamente?”

Na nossa opinião, há cinco características que os departamentos de tecnologia precisam de considerar com o objetivo de fornecer a melhor solução de impressão para ambientes de teletrabalho:

1. Conectividade e simplicidade – Um simples colaborador não é um perito em TI, pelo que a redução da complexidade técnica da instalação, resolução de problemas e manutenção deve ser uma prioridade. Com quanto menos coisas os colaboradores tiverem de se preocupar, menos tempo é perdido em telefonemas para a equipa de apoio, evitando o desperdício de tempo, bem como tempos de paragem desnecessários, permitindo-lhes concentrarem-se nas suas tarefas e prosseguir com o seu trabalho.

   É certo que nem sempre trabalhamos com os nossos portáteis quanto o fazemos desde casa, como tal é também fundamental contar com aplicações móveis que permitam realizar as tarefas com maior fluidez e eficiência.

   Com o objetivo de ajudar os colaboradores a teletrabalhar de forma efetiva, devem-se considerar os benefícios que, a curto prazo, podemos obter ao contratar uma solução de impressão descentralizada, que aporte tudo o que é necessário para que os colaboradores continuem a ser produtivos. Além do hardware, esta permite monitorizar, inclusivamente à distância, a instalação, o pedido e a entrega automática de consumíveis, com a capacidade de identificar e solucionar problemas remotamente, tornando a vida mais fácil e segura para todos.
   
   

2. Melhor uso do espaço – Inclusivamente antes do distanciamento social, o uso efetivo do espaço no escritório já costumava ser um ponto de reflexão para as empresas. Mas, com os colaboradores a terem de adaptar as suas casas em espaços de trabalho, escolher as soluções de impressão que se adaptem perfeitamente aos mesmos, é mais importante que nunca.

    

   Se a sua empresa está a pensar investir em equipamentos para trabalhar em remoto, é imprescindível que tenha em conta que as pessoas que vão trabalhar a partir de casa não necessitam obrigatoriamente de soluções com especificações avançadas e muitas delas podem ter dificuldades de espaço. Nestes casos, os equipamentos compactos ajudarão a aproveitar ao máximo o espaço disponível.

   No entanto, à medida que as empresas superem cada vez mais os desafios do teletrabalho – como a conectividade, a colaboração e a segurança –, os utilizadores começarão a esperar o mesmo nível de melhoria em geral. Na medida do possível, isto significa ter em casa as mesmas funcionalidades que tinham no escritório. Garantir um equilíbrio entre as limitações de espaço dos utilizadores e as suas expectativas em matéria de funcionalidades pode levar mais tempo a curto prazo, mas, a longo prazo, melhorará a satisfação dos colaboradores.
   
   

3. Preocupações ambientais – As empresas e os seus colaboradores preocupam-se cada vez mais com o meio ambiente. Agora mais do que nunca, queremos comprar em empresas que tenham processos sustentáveis¹ e os colaboradores procuram empresas que levem a sério o tema da sustentabilidade.

    

   Sabemos que as empresas geralmente, apenas analisam a sustentabilidade da sua impressora durante a parte operacional do seu ciclo de vida, porque é aí que se produzem os custos importantes (consumíveis e energia). Mas, que considerações devem ter em conta para continuarem a ser sustentáveis na modalidade de teletrabalho?

   É importante lembrar que, enquanto aqui os benefícios de sustentabilidade reduzem os custos, a chave para marcar a verdadeira diferença é ter presente a sustentabilidade em cada uma das etapas do ciclo de vida dos equipamentos. Isto inclui as soluções que se podem utilizar para trabalhar a partir de casa e o dever das empresas em assegurar que o equipamento que proporcionem aos seus colaboradores é ideal para o teletrabalho que se está a realizar. Com base nisto, as empresas devem-se questionar: A impressora foi fabricada de forma sustentável? Oferece o fornecedor o serviço de recolha e reciclagem gratuitos de consumíveis? Encarregam-se de os reutilizar de acordo com a norma da UE sobre resíduos de equipamentos elétricos e eletrónicos?

4. Segurança – Todas as empresas dizem que a segurança dos dados é essencial. Mas quando o foco está em proteger os servidores, os computadores e as bases de dados, é fácil esquecerem-se que as impressoras devem ser tão seguras como os restantes dispositivos conectados à rede corporativa.

   Uma vez que é pouco provável que as redes domésticas dos colaboradores tenham o mesmo nível de segurança que a nível empresarial, há que ter cuidado para não permitir uma entrada na rede, que de outro modo seria segura.

   Sem o benefício de uma rede segura atrás de uma firewall corporativa, os trabalhadores remotos procurarão ajuda para gerir a segurança da impressora. Assim, a escolha de soluções com características de segurança de alto nível - tais como encriptação de ponta a ponta - ajudará a responder a essas preocupações.

   Se os colaboradores que estão em teletrabalho já contam com as suas próprias impressoras, aconselhamos que as empresas averiguem as suas características de segurança para estarem certos de que cumprem as normas de segurança, antes de autorizar a sua utilização. E, por último, assegurarem-se de fechar o círculo de segurança, proporcionando a estes trabalhadores a capacidade de eliminar de forma segura documentação confidencial.
   
   

5. Eficiência de custos – À medida que as empresas continuarem a enfrentar desafios na disponibilização de recursos e gestão das necessidades dos trabalhadores à distância, qualquer poupança de tempo, eficiência e custos será fundamental para a sua rentabilidade.

Investir num serviço de gestão da impressão faz com que seja fácil de rastrear  o uso da impressora, ajudando a identificar as áreas onde pode otimizar a sua impressão e conseguir estes importantes benefícios no que diz respeito aos custos e à eficiência. Com os serviços de gestão da impressão (ou MPS), não só se pode limitar o uso para gerir os gastos, como também o seu contrato poderia incluir a manutenção para eliminar os custos imprevistos se um dispositivo deixa de funcionar.

Para além do MPS, configurar impressoras para que trabalhem de forma mais económica é uma forma fácil de reduzir custos. Por exemplo, ativar o modo hibernação nas configurações reduz o consumo de energia se uma impressora não estiver a ser utilizada. Podermos ainda reduzir a quantidade de toner e papel que se utilizam ajustando a configuração da impressora, como baixar a qualidade de impressão, imprimir em escala de cinzas ou imprimir várias páginas numa só.