Como é que as pequenas empresas podem poupar custos com o renting de impressoras

O renting de impressoras pode ser uma excelente opção para que as pequenas empresas possam simplificar um processo que também é vital para o seu negócio: a impressão. Libera os negócios de tediosas tarefas como a manutenção das máquinas, pedido de consumíveis, reparação do hardware ou do esforço que implica ter que comparar diferentes dispositivos até encontrar a tecnologia adequada para as diferentes necessidades de impressão. Além disso, permite escolher o tipo de contrato – custo fixo ou pago por uso – e o tempo de duração que for mais conveniente, o que leva a uma importante redução de gastos.

Algumas das perguntas que podem fazer as empresas sobre o renting de impressoras são:

O que é o renting de impressoras?

É um contrato de aluguer que se encarrega de gerir os processos de impressão dos ambientes profissionais, reduzindo drasticamente os custos. As empresas podem optar por pagar todos os meses um valor fixo que inclua os consumíveis e a manutenção contínua (custo fixo) ou pagar segundo as páginas que imprimem (pago por uso). Também oferece o parque de impressão que melhor se adapte às necessidades do negócio e, por isso, já não terão que fazer grandes desembolsos para adquirir as soluções de impressão que necessitam.

É apenas para grandes empresas?

O aluguer de impressoras não é um fenómeno novo para as grandes empresas que dispõem de muitos recursos e que, devido ao seu grande número de trabalhadores, necessitam de equipamentos de alto rendimento e serviço de assistência contínua. É cada vez mais comum o uso deste tipo de serviços por parte das pequenas empresas, que na maioria dos casos costumam necessitar entre uma e dez máquinas no mínimo. Por isso, estes negócios estão cada vez mais conscientes das vantagens que implica alugar uma impressora em vez de a comprar diretamente. Aspetos como o elevado volume de impressão, já não são uma barreira.

Resumindo, os contratos de renting atuais podem adaptar-se às necessidades de todo o tipo de empresas, desde pequenos escritórios com três ou quatro trabalhadores até organizações com dezenas de empregados.

O que pode incluir o serviço de renting?

As pequenas empresas devem ter em conta muitos aspetos na hora de optar por uma solução de impressão ou outra. Estes aspetos incluem o tipo de dispositivo, que tecnologia se adapta mais às suas necessidades, a velocidade de impressão, o custo dos consumíveis, o suporte técnico oferecido e outras características como o carregamento de papel, a conectividade, etc. O renting faz com que estes negócios não tenham que se preocupar com muitos destes aspetos, já que garante que as empresas dispõem do hardware e do suporte que necessitam.

Os contratos de renting para pequenas empresas podem incluir:

• Preço fixo ou planos de pago por uso
• Aconselhamento sobre a tecnologia e o serviço adequados, baseada numa avaliação exaustiva das necessidades
• Solução de impressão adaptada às necessidades da empresa
• Instalação de impressoras e manutenção contínua
• Pedido automatizado de toners e tinteiros

Quantos tipos de contrato de renting existem?

Existem várias modalidades, mas as mais populares são o contrato de custo fixo e o de pago por uso. Este último – também conhecido como contrato de custo por página –, garante que as empresas apenas paguem o que imprimem. Para muitos pequenos negócios, os volumes de impressão podem variar muito, como tal um contrato de pagamento por página pode ser o ideal para este tipo de negócios, já que lhes permite pagar apenas o que necessitam, garantindo que não recebem mais consumíveis do que os necessários.

Pelo contrário, para as empresas que conhecem bem as suas necessidades de impressão um valor mensal pode ser a melhor opção. Através deste contrato pagam o mesmo valor todos os meses, o que simplifica muito a elaboração dos orçamentos.

Porque é que as empresas devem optar por um contrato de renting?

Para muitos negócios, o custo é a principal razão para alugar os equipamentos de impressão, já que, na maioria dos casos, lhes permitirá poupar monetariamente por não terem que adquirir nenhum equipamento novo. Além disso, os baixos custos e a flexibilidade dos planos de pagamento também permitem gerir os gastos e as entregas automáticas de tinteiros e toners reduzem a necessidade de armazenar consumíveis.

O aluguer de impressoras também protege a produtividade das empresas. O tempo de inatividade por falta de toner ou tinta pode ser muito dispendioso. Os serviços associados aos contratos de renting garantem que os equipamentos estão configurados e prontos a funcionar em qualquer momento, libertando tempo para dedicar a tarefas que são mais importantes para o negócio.

Que vantagens oferece o renting tecnológico?

Além de reduzir custos e poupar tempo, o renting de equipamentos de impressão proporciona às pequenas empresas outros benefícios, que vão desde melhorias na segurança e assistência ininterrupta até à redução do impacto meio ambiental. Por isso, muitos pequenos negócios utilizam-no como uma forma de agilizar os processos e ajudar a aliviar parte da carga que implica gerir um equipamento de impressão. Além disso, os contratos de renting também permitem às pequenas empresas aceder a hardware e software de máxima qualidade, algo que poderiam não ter possibilidade de comprar diretamente.

A nível financeiro e fiscal, é interessante um contrato de renting?

Sem dúvida alguma. Por exemplo, se compararmos com o financiamento de um veículo, consegue-se uma grande redução de custos. Sem esquecer que o renting também libera recursos de tesouraria, o que melhora os rácios de endividamento e rentabilidade sobre ativos tanto de empresas como de autónomos. Ao mesmo tempo, por se tratar de um gasto fixo, o valor do renting não é afetado por alterações nas taxas de juro ou inflação, entre outros.

A nível fiscal, as vantagens do renting também são destacáveis, ao permitir uma dedução de até 100% da mensalidade (sem incluir o IVA) no IRC.

Que benefícios representa o renting para o meio ambiente?

Por um lado, ao tratar-se de equipamentos de última geração que contam com a tecnologia mais avançada, o consumo energético é mais reduzido, o que em momentos como o atual adquire uma grande importância. Além disso, os contratos de renting também garantem uma correta manutenção das impressoras, o que prolonga a vida útil do hardware e, em muitos casos, incluem a devolução gratuita de consumíveis sem custo adicional para que sejam reciclados ou remanufacturados.

Por outro lado, a grande adaptabilidade dos serviços incluídos num renting de impressoras a qualquer tipo de negócio faz com que seja a melhor opção para as pequenas empresas, já que estas não costumam ter grandes orçamentos para investir em soluções de impressão avançadas. Através deste modelo contratual podem alugar estas soluções e contratar o serviço associado, com a garantia de que o equipamento que está a alugar é o que melhor se adapta às suas necessidades, e poupar trabalho e, inclusivamente, dinheiro.