Como oferecer um serviço de impressão num espaço de coworking ou de estudo

A mudança de perspetiva das empresas depois da pandemia, o crescente apoio à flexibilidade laboral e a proliferação de profissionais independentes e/ou autónomos, permitiram a adoção do teletrabalho como uma nova via de realizar as atividades desde casa ou de uma localização geográfica diferente ao tradicional escritório, sem a necessidade de uma deslocação diária e na comodidade de um ambiente menos rigoroso.

Opções como o coworking surgiram como resposta a esta adoção, a qual exige um espaço que cubra um grande leque de necessidades para que os trabalhadores possam levar a cabo a sua jornada da mesma maneira que se estivessem nos seus escritórios centrais. A evolução tecnológica permite que cada vez mais se trabalhe de forma remota. Por isso, muitos trabalhadores preferem procurar um local de trabalho partilhado para não estar em casa ou por não contarem com os equipamentos necessários; preferem estar com companhia e fazer networking, entre outras coisas.

Este modelo oferece um ambiente de trabalho que fomenta a colaboração entre profissionais e pequenas equipas, proporcionando acesso a instalações e recursos partilhados. O seu objetivo principal é otimizar a utilização dos elementos disponíveis, o que pode traduzir-se numa melhora indireta da produtividade empresarial. Uma das ferramentas que impulsionam essa eficiência são as impressoras e a sua utilização partilhada em espaços de coworking é comum para maximizar recursos e reduzir custos. No entanto, as discrepâncias na utilização e a confidencialidade dos documentos impressos podem gerar inquietudes entre os utilizadores, o que leva à necessidade de soluções específicas e ao estabelecimento de normas claras para a sua gestão.

Necessidades de um espaço de coworking ou um centro universitário

As necessidades de um espaço de coworking são diversas e requerem uma cuidadosa consideração para garantir um ambiente de trabalho eficiente e seguro. Alguns dos serviços essenciais num ambiente partilhado como o coworking ou uma universidade, por exemplo, incluem a impressão e digitalização de documentos. Ao abordar a implementação destes, surgem várias considerações:

• Disponibilidade e autonomia: é fundamental desenhar o espaço de forma que os clientes possam aceder às funcionalidades em qualquer momento sem necessidade de assistência pessoal;
• Multicanal ou multi dispositivo: na atualidade, oferecer a possibilidade de imprimir ou digitalizar documentos a partir de diferentes dispositivos, como um PC de secretária, portáteis, tablets e smartphones, é imprescindível para a fidelidade e comodidade do utilizador. Além disso, deve-se ter em conta a diversidade de sistemas operativos que possam ser utilizados e que implicam requerimentos especiais;
• Controlo de uso e segurança: para garantir uma utilização correta e segura dos equipamentos, é necessário implementar sistemas de identificação e autenticação de utilizadores;
• Faturação precisa do serviço: é necessário um sistema que permita assignar custos aos utilizadores segundo o consumo dos recursos disponíveis.

Além destas necessidades básicas, podem surgir outras como a capacidade de aceder aos serviços de forma remota ou assegurar a sua disponibilidade durante as horas de abertura, inclusivamente sem pessoal presente no centro. O número de potenciais utilizadores e os volumes de impressão esperados são fatores determinantes para selecionar o tipo de serviço a implementar.

Finalmente, é crucial garantir a proteção de dados, assegurando-se de que os documentos impressos ou digitalizados são tratados exclusivamente pelo utilizador, sem intervenção humana que possa comprometer a confidencialidade da informação.

Cobrir as necessidades de impressão partilhada

A Brother oferece um conjunto de ferramentas nos seus equipamentos multifunções que permitem configurar um serviço de impressão e digitalização para um coworking ou um centro universitário de forma simples. Ao unir estas ferramentas obtém-se um conjunto completo que pretende oferecer:

• Disponibilidade e autonomia:
  • Os nossos equipamentos multifunções podem configurar-se para exigir identificação, quer seja mediante utilizador/palavra-passe ou cartão NFC, através da ferramenta gratuita Bloqueio Seguro de Funções (BSF ou SFL). Isto permite criar utilizadores ou grupos, atribuir-lhes palavras-passe ou créditos, assim como cartões NFC únicos para um acesso seguro sem necessidade de assistência.
  • Os visores LCD de grande tamanho e menus intuitivos guiam o utilizador na utilização correta do dispositivo. Recursos adicionais como Customer User Interface (CUI) personalizam o visor para mostrar apenas as funções autorizadas, facilitando as tarefas e proporcionando um telefone de contacto em caso de problemas.

   

• Multicanal ou multidispositivo:
  • Os equipamentos da Brother são compatíveis com diversos sistemas operativos, tanto em computadores como em smartphones e tablets. Além disso, oferecemos uma ampla gama de soluções na nuvem que possibilitam o uso das funções de impressão e digitalização desde qualquer dispositivo com acesso à internet.
  • A tecnologia na nuvem permite o acesso às funções da impressora desde qualquer localização, eliminando a necessidade de estar fisicamente próximo do dispositivo. Com o nosso serviço gratuito de impressão segura na nuvempodem-se imprimir documentos de forma confidencial e segura desde qualquer dispositivo móvel sem necessidade de estar conectado a uma rede corporativa. Esta solução garante que apenas o utilizador tenha acesso ao documento enviado através desta tecnologia, mantendo assim a privacidade e a segurança da informação.
  • Também a nossa funcionalidade na nuvem Scan to mobile permite digitalizar documentos desde dispositivos móveis sem ter que instalar software adicional. Os documentos digitalizados podem ser descarregados no dispositivo, simplificando o processo e garantindo a eficiência.
  • Uma vez autorizado, o cliente pode começar a utilizar esta tecnologia sem instalar nada, o que reduz os tempos e possíveis erros.

   

• Controle de uso e segurança:
  • O Bloqueio Seguro de Funções (BSF) permite definir utilizadores autorizados e regular os serviços disponíveis[PMG(1][R(2], incluindo a atribuição de créditos de impressão. Uma vez configurado, apenas os utilizadores autorizados podem aceder ao equipamento e utilizar as funções permitidas, com a opção de bloquear o acesso à configuração e designar um utilizador administrador para realizar modificações necessárias, garantindo assim uma utilização segura e eficiente do equipamento multifunções.
  • Faturação correta do serviço: oferecemos duas opções de configuração para a faturação do uso do equipamento. A primeira consiste em atribuir um crédito de impressões a cada utilizador, que pode renovar-se periodicamente e permite cobrar adiantado a utilização futura do equipamento. O crédito pode-se atribuir de forma única a cada utilizador e pode ser recarregado automaticamente ou através de um pedido do responsável pelo trabalho. A segunda opção é permitir que os utilizadores imprimem conforme necessitem e gerar periodicamente uma lista das páginas impressas para emitir uma fatura de consumo. Ambos podem operar simultaneamente, permitindo tanto clientes com crédito como clientes que são faturados periodicamente.

Vantagens do MPS para um espaço de trabalho partilhado

Dentro das soluções de gestão de impressão da Brother inclui-se o envio de consumíveis. Graças à nossa plataforma de serviços na nuvem o responsável não necessita de se preocupar com a gestão de consumíveis, já que podemos prever podemos prever com suficiente antecedência quando estes irão terminar e devem ser substituídos. Isto garante que os dispositivos Brother estejam operacionais 24 horas por dia, sete dias por semana.

Uma das grandes vantagens da forma em que desenhamos as nossas soluções é que não requerem a existência de uma pessoa para atender as necessidades de impressão e digitalização de cada cliente. Uma formação mínima para o utilizador, que pode estar indicada num cartaz junto do equipamento, é suficiente para o utilizar corretamente. Relativamente ao administrador, se for necessário, pode-se formá-lo no que diz respeito à configuração do equipamento e em como atribuir créditos ou obter listas de consumos.

Outra vantagem significativa que oferecem os nossos equipamentos é a eliminação da necessidade de contar com um recurso dedicado para a impressão. Isto significa que os nossos clientes têm a oportunidade de ampliar os seus serviços sem necessidade de aumentar a sua equipa ou a necessidade de dispensar tempo dos seus empregados atuais. Já não é necessário passar os documentos a outra pessoa para que os imprima, o que evita possíveis atrasos e garante uma maior eficiência no processo. Além disso, a manutenção está coberta no caso de incidências no equipamento, o que assegura um funcionamento continuo e eficiente sem custos adicionais imprevistos.

Num ambiente colaborativo como o dos espaços de coworking, a gestão eficiente de serviços como a impressão e digitalização é essencial. A Brother oferece soluções integrais que abordam estas necessidades, desde a autenticação de utilizadores até à faturação precisa. Tudo isso pode ser articulado através de um Serviço de Gestão de Impressão no qual se simplifica completamente o uso e a gestão de tudo o que está relacionado com a impressão neste modelo de negócio, garantindo um acesso seguro aos recursos de impressão e digitalização. Com a Brother, os espaços de coworking podem oferecer serviços de alta qualidade, fortalecendo-se como uma solução fundamental no ambiente laboral atual.