Custo Total de Propriedade de um equipamento de impressão: como o calcular
Se estamos a planear a compra de um equipamento de impressão, ter em conta o custo do equipamento faz parte do processo. No entanto, também devemos considerar outros custos que acompanham o processo de compra de uma solução de impressão. Estamos a falar de custos variáveis relativos à compra dos consumíveis que necessita um equipamento de impressão, como é o caso de toners ou tinteiros, o papel, etc. E também dos custos ocultos, que são os que normalmente não temos em conta, não só porque os desconhecemos, como também não sabemos o que teremos que enfrentar no dia-a-dia. E isto traduz-se num gasto excessivo e desnecessário.
Por isso, é imprescindível ter uma visão completa dos custos reais que implica a aquisição de um equipamento de impressão, para que tanto os utilizadores profissionais como os particulares tenham a capacidade de comparar realmente qual é a solução que mais lhes convém, tendo em conta tanto o preço do equipamento como o custo dos consumíveis durante a vida útil do mesmo, assim como as diferenças entre as tecnologias de impressão existentes para adquirir a que melhor se adapta às suas necessidades.
Calcular todos os custos de impressão
Antes de calcular quanto nos vai custar comprar um equipamento de impressão, temos que conhecer primeiro os volumes de impressão com que lidamos diariamente e calcular os custos que implicam os mesmos. Ou seja, primeiro temos que identificar os custos fixos e variáveis para saber qual vai ser o gasto associado a todo o ciclo de vida do produto.
Sabemos que os custos fixos incluem o preço de aquisição do equipamento, mas: temos consciência de quais são os custos variáveis? Estes incluem todos os consumíveis que necessita uma impressora para funcionar – tinta ou toner, papel, etc. - além do custo de manutenção e de reparação, que por norma não é tido em conta na hora de adquirir um equipamento, apesar de até poder representar um custo elevado, já que qualquer problema técnico deverá ser encaminhado para um profissional.
Quando tem um contrato de serviços de impressão, os custos são mais claros. Sabe exatamente quanto custa cada página e ao final de cada mês ou trimestre recebe a fatura do número de páginas impressas. Se pelo contrário, não tem um contrato de impressão, é mais difícil saber quanto imprime ou quanto paga por cada página impressa, o cálculo tem de ser feito à mão e além disso ainda tem que se encarregar de comprar os consumíveis e de gerir as possíveis reparações.
Além disso, existem outros custos dos quais existe um desconhecimento inicial, mas que também necessitamos saber para não incorrer em gastos desnecessários. São os denominados custos ocultos, que são mais complicados de calcular, já que, além de virem da impressão em si, também estão relacionados com outros aspetos, como o consumo energético, a produtividade organizacional ou a perda de tempo em tarefas administrativas, tais como a troca de papel, a aquisição e substituição de consumíveis, etc.
Que tecnologia de impressão devo escolher?
Para selecionar o equipamento ou a tecnologia mais ajustada às necessidades é necessário saber que tipo de uso e de trabalhos vão imprimir, já que não é a mesma coisa procurar uma impressora para uma empresa que uma para uso particular. Existem duas tecnologias que, segundo as suas características, podem ser mais convenientes para uma situação ou para outra: as impressoras de tinta e as impressoras laser.
Por um lado, a tecnologia de tinta tem um melhor desempenho em pequenos volumes de impressão ou quando pretende imprimir fotografias ou documentos de elevada qualidade. Isto acontece porque este tipo de impressoras não necessita de aquecimento e consome menos energia.
Por outro lado, as impressoras laser oferecem muitos benefícios no que diz respeito à comodidade, velocidade de impressão e preço por página. Por isso são consideradas a melhor opção nos casos onde necessite imprimir vários documentos de muitas páginas e a velocidade seja importante, já que a tecnologia laser requer tempo de aquecimento para a primeira página e por isso é mais indicada para maiores volumes de impressão.
Serviços de gestão de impressão para um cálculo otimizado do TCO
Para ter o controlo de todos os custos que acompanham uma solução de impressão, existem serviços que se converteram no aliado perfeito para que o orçamento inicial definido para a impressão não dispare. Estamos a falar de Serviços de Gestão de Impressão, cujo projeto de instalação inclui uma análise das necessidades de impressão. A sua implementação permite gerir e otimizar os dispositivos. Isto porque contratar este tipo de serviço implica pagar apenas o que imprime, ou seja, ter um contrato de “Pago por uso”.
Graças a estes serviços podemos escolher qual o equipamento ou conjunto deles que se adapta melhor às nossas necessidades, já que nos permitem ter mais informação sobre os custos de impressão ou recompilar uma ampla variedade de dados acerca do manuseamento por parte dos utilizadores, entre outros aspetos. São capazes de enviar relatórios regulares para otimizar os processos de impressão e tomar realmente o controlo dos gastos. Além disso, os Serviços de Gestão de Impressão incluem a manutenção dos equipamentos e enviam alertas automáticos quando ocorre alguma incidência ou quando é necessário substituir os consumíveis, enviando automaticamente os novos, como tal reduzem significativamente os custos administrativos e logísticos.
Resumindo, para calcular o custo total de propriedade de uma impressora há que ter em conta uma diversidade de fatores que determinam o ponto de equilíbrio no qual o utilizador cobrirá o investimento inicial com a produção. Ser capaz de identificar a solução que melhor se adapta às nossas necessidades vai ser fundamental para otimizar os gastos e para isso existem os serviços de gestão de impressão que ajudam a tirar uma maior rentabilidade aos processos de impressão.
