Como digitalizar o Cartão do Cidadão de forma profissional

São muitas as situações laborais nas quais necessitamos efetuar uma cópia do Cartão do Cidadão de um cliente, por exemplo, em bancos, consultores ou hotéis. Efetuar uma cópia do documento em papel ou diretamente para formato digital é uma forma rápida e económica de resolver esta tarefa, mas não é tão simples como parece. Com o equipamento adequado, pode ser feita facilmente e evitando desperdício de papel e cópias incorretas, acabando também por poupar uma quantidade importante de tempo e dinheiro.

Hoje em dia existem muitas opções para copiar ou digitalizar um Cartão do Cidadão no ambiente laboral.  De seguida, vamos descrevê-las para conhecer as vantagens e inconvenientes de cada uma.

Necessito copiar ou digitalizar um CC: Que opções tenho?

1. Realizar uma fotocópia. O método mais tradicional de cópia de um CC é fazê-lo manualmente com uma fotocopiadora. No entanto, esta opção requer um grande investimento de tempo para que consiga enquadrar na mesma, ambas as faces na folha para facilitar a visualização. Muitas vezes o resultado não é profissional porque as duas faces ficam destorcidas ou descentradas;
2. Adquirir um software. Face à crescente necessidade das empresas em realizar cópias dos documentos de identificação dos seus clientes, foram desenvolvidos alguns softwares específicos para esta função. Estes programas instalam-se nos computadores e permitem a digitalização da imagem do CC num ficheiro externo. Embora o seu funcionamento seja simples, o custo destas ferramentas é muito elevado e as suas funcionalidades muito específicas, ou seja, podem nem sempre ser rentáveis;
3. Usar um scanner documental ou uma impressora multifunções. Além das duas opções anteriores, existe uma terceira: as impressoras multifunções com cópia e digitalização fácil de CC ou os scanners documentais. A opção perfeita para poupar custos e tempo numa empresa, uma vez que o seu funcionamento é simples e intuitivo e os resultados são profissionais e de qualidade. E consegue logo à primeira.

A tecnologia favorece a produtividade, especialmente no setor hoteleiro

Nos ambientes empresariais, a eficiência nos processos é a chave para que esses sejam produtivos. Perder tempo em tarefas supérfluas custa dinheiro que não vemos, mas investir tempo e recursos nestas tarefas que podem ser automatizadas ou realizadas de forma mais eficiente diminui a rentabilidade de uma empresa.

Por isso, é fundamental utilizar aquelas ferramentas ao nosso alcance que facilitam as tarefas do dia a dia, e que permitem aos trabalhadores ser mais produtivos o que se torna num grande investimento a longo prazo para qualquer empresa do setor.

Por exemplo, no setor hoteleiro, dar um bom serviço ao cliente inclui rapidez no mesmo, sobretudo no momento de efetuar o check in. As pessoas que visitam um hotel valorizam negativamente as esperas e a burocracia, já que desejam poder chegar o mais rápido possível ao seu quarto. Esse é o motivo pelo qual, neste setor, se procura uma tecnologia que agilize e facilite os procedimentos de registo dos hóspedes.

Com um scanner documental, podem-se digitalizar rapidamente os documentos de identidade e os consentimentos do cliente para programas de fidelização ou envio de informação publicitária. Desta maneira, o hospede ganha rapidez e uma melhor experiência, e por outro lado, o hotel consegue melhores níveis de satisfação do cliente sem a necessidade de efetuar um grande investimento.

Com os equipamentos adequados, podemos concluir esta e outras tarefas de forma fluída e sem incidências, conseguindo que os clientes não tenham que esperar muito e melhorando a produtividade.

Conhecer e utilizar a tecnologia mais adequada que nos oferece o mercado para cada tarefa diária pode marcar uma grande diferença face à concorrência, uma vez que não só terá que dispor de menos tempo em processos que podem ser simplificados, mas também porque conseguirá oferecer um melhor serviço ao utilizador melhorando o seu nível de satisfação.