Adicionado ao cesto
  1. Home Brother
  2. Blog Brother Portugal
  3. Gestão documental
  4. 2022
  5. Como aumentar a produtividade com uma gestão documental adequada

Como aumentar a produtividade com uma gestão documental adequada

Como qualquer empresa que se preze, os processos de faturação e digitalização de guias de remessa são tarefas metódicas do dia a dia, que não deveriam exigir um grande investimento de tempo e colaboradores. Se é o caso do seu negócio, a solução está em melhorar a produtividade dos seus colaboradores e reduzir o tempo que investem em determinadas operações administrativas - como o processo de faturação – para que se centrem em tarefas que são mais importantes para a empresa.

 

As empresas que geram um importante volume de faturas e guias de remessa mensalmente, costumam ter um colaborador exclusivamente dedicado a digitalizar, identificar e guardar estes documentos para cumprir as normas. Mas isto não é nada produtivo, já que se está a investir muito tempo e recursos humanos que se poderiam centrar em operações que trazem mais valor ao negócio. Por isso, a solução está em automatizar este processo através de ferramentas que, além de libertarem tempo dos colaboradores permitem evitar qualquer erro que possa colocar o negócio em risco. E para isso, é fundamental contar com o fornecedor de gestão documental adequado, que será aquele que se adaptar às circunstâncias concretas da empresa, com tecnologias que permitam reduzir drasticamente o tempo que investem anualmente os colaboradores na gestão de guias e faturas, para aumentar assim a sua produtividade e conseguir importantes poupanças de custos.

 

As empresas procuram cada vez mais um maior nível de serviço e flexibilidade, assim como uma melhor relação benefício vs custo para que os seus departamentos de faturação e as áreas de logística possam adaptar os seus orçamentos e investir na otimização das suas atividades. Soluções, como as impressoras multifunções laser de uso profissional que integram a tecnologia OCR para reconhecer caracteres escritos à mão, são perfeitas para este tipo de tarefas.

 

Com a utilização destas ferramentas, as empresas obtêm um importante valor acrescentado já que, graças à incorporação do OCR, suportado por uma solução como Kofax Control Suite, também podem mudar o nome corretamente os documentos digitalizados em massa em função da numeração e informação específica de cada guia de remessa, além de identificar (e separar) facilmente cada fatura entre paga ou pendente – conforme o documento original esteja ou não carimbado, por exemplo – e guardar os ficheiros na sua correspondente localização. Desta forma consegue-se uma importante poupança de tempo na equipa de contabilidade, para que se possa dedicar a tarefas mais críticas para o negócio, como verificar de forma precisa se foram efetuados os pagamentos das mercadorias.

 

No que diz respeito a características, estes equipamentos multifunções profissionais devem contar com uma grande capacidade de memória, um processador considerável e diferentes opções de conectividade para que possam ser utilizados e partilhados por diversos utilizadores sem esperas, contribuindo para aumentar a produtividade da empresa. Além disso, para beneficiarem de uma vantagem competitiva, deverão estar equipados com: um scanner que permita digitalizar documentos a uma velocidade otimizada; um Alimentador Automático de Documentos (ADF) para que as funções de digitalização e cópia sejam efetuadas de forma rápida e simples; um visor tátil a partir do qual se possa aceder a serviços na nuvem para subir documentos digitalizados a plataformas web ou descarregar ficheiros para impressão; assim como soluções avançadas para, por exemplo, personalizar o visor tátil e adaptá-lo às necessidades da empresa ou encaminhar documentos automaticamente com códigos de barras para determinar a localização de cada documento digitalizado, enviando cada ficheiro em separado para a pasta indicada.

 

Hoje em dia, otimizar o tempo investindo nas atividades das empresas é fundamental para serem mais competitivas e será o que as distingue do resto dentro do setor em que atuam. Por isso, devem-se dotar da solução de gestão documental adequada para que o manuseamento e gestão de determinados documentos não leve mais tempo que o necessário. E isto só se consegue com uma ferramenta que permita automatizar quanto mais tarefas melhor. Investir agora nestas soluções é sinónimo de grandes benefícios no futuro.

 

Mais de Gestão documental

Também lhe pode interessar...

Error: Generic Text label 'Back to top' not set for language 'pt-PT' (Site: 'MAIN-PT').