Como aumentar a produtividade com uma gestão documental adequada
Desde há algum tempo, que a transformação digital das empresas tem colocado as PME por toda a Europa no centro das atenções. Se quiserem evoluir ao mesmo ritmo que outras empresas, terão de se adaptar à nova normalidade e entrar no comboio da digitalização.
Temos tendência para pensar que os escritórios profissionais, especialmente os do setor legal, continuam atolados em papel, recorrendo a processos manuais herdados e enfrentando as dificuldades para se adaptar às novas tecnologias. O facto de ainda dependerem muito dos documentos físicos e de preencherem documentos à mão torna a modernização dos seus processos difícil.
Não obstante, segundo diversos estudos, os escritórios de advogados estão a confiar cada vez mais na tecnologia. De facto, aqui incluímos alguns dos principais desafios que enfrentam, assim como as soluções que estão a implementar para serem mais eficientes, produtivos e eficazes:
1. Aceder aos documentos em qualquer momento e lugar
Quando pensamos num escritório de advogados, imaginamos o típico espaço cheio de papéis, com estantes carregadas de processos, etc. Mas é evidente que estes escritórios necessitam aceder facilmente aos seus documentos em qualquer momento e a partir de qualquer lugar para serem mais eficazes. De facto, com o aparecimento do teletrabalho como consequência da pandemia da Covid-19, garantir esse nível de acesso a todos os colaboradores converteu-se numa prioridade da noite para o dia.
Nesse sentido, é fundamental contar com scanners que permitam digitalizar e armazenar todos os documentos para facilitar o acesso aos colaboradores autorizados e que estes os possam ver de forma rápida e fácil a partir de qualquer lugar. A digitalização não é apenas uma solução rápida para um problema específico dos escritórios de advocacia, mas oferece uma oportunidade a longo prazo de abraçar uma verdadeira transformação com benefícios tangíveis.
As redes criadas como resposta à pandemia têm uma grande longevidade e proporcionam um sistema de arquivo que permite aceder à informação de forma fiável a partir de qualquer lugar, sem perder tempo na procura e localização dos documentos.
As tarefas que antes exigiam muitas horas de trabalho aos funcionários do BackOffice – como a gestão de inúmeros contratos de arrendamento ou a procura de precedentes relevantes em centenas de documentos jurídicos - agora podem-se completar rapidamente, melhorando a produtividade geral dos escritórios e reduzindo o tempo dedicado ao trabalho administrativo e às horas não faturáveis.
