Desafios do trabalho híbrido para aceder aos arquivos digitais

O teletrabalho e o trabalho híbrido transformaram as nossas vidas e não parece que isso vá voltar atrás. A acelerada digitalização fez com que estejamos a desempenhar as nossas tarefas diárias de uma forma muito diferente daquela que costumávamos conhecer e fazer. Por exemplo, em muitas empresas já está instaurado o teletrabalho, desempenhando as nossas tarefas profissionais a partir de casa como se estivéssemos no escritório.

Sem dúvida, isto aumentou a flexibilidade no trabalho e está-nos a ajudar a conciliar mais a nossa vida pessoal com a profissional. Mas, também implica uma série de desafios no que diz respeito ao acesso à informação digital e em termos de produtividade. E a verdade é que a segurança da informação digitalizada e de certos documentos pode estar comprometida quando se acede aos arquivos digitais de diferentes localizações, como consequência do novo modelo de trabalho híbrido. Por isso, é indispensável investir na tecnologia adequada para garantir a segurança e a confidencialidade documental.

Preservar a segurança documental

É decisão de cada empresa se quer contar com um servidor interno próprio ou se prefere armazenar a informação na nuvem. Em ambos os casos, a problemática do acesso é a mesma, como tal as empresas devem garantir que os seus colaboradores têm as mesmas ferramentas disponíveis, quer trabalhem no escritório ou a partir de casa, para que o seu rendimento não seja afetado. É importante habilitar o acesso a partir de múltiplos lugares e dispositivos (PC, smartphones,…) tanto para descarregar toda a informação armazenada nas redes corporativas, como para subir à nuvem toda a informação digitalizada pelo utilizador.

A segurança deve estar no centro de tudo: na impressora, nos documentos e na rede. As impressoras devem estar protegidas para o caso de uso indevido e evitar que se perca informação confidencial que, se chegar às mãos erradas, pode provocar sérios problemas à empresa no caso de violar o novo RGPG (Regulamento Geral de Proteção de Dados).

Devemos tomar todas as precauções necessárias face a possíveis ataques externos como os ciberataques, por isso evitar guardar localmente documentos sensíveis, confidenciais ou com dados pessoais é um ponto a ter em consideração, já que podem ser hackeados por não oferecer o mesmo nível de segurança que o servidor ou nuvem corporativos. Por último – e não menos importante – manter a informação replicada em formato digital e dispor de cópias de segurança na nuvem são condições fundamentais pata proteger os documentos perante possíveis danos físicos ou incêndios.

A digitalização ao serviço do trabalho híbrido

Em ambientes de trabalho com volumes de documentação elevados é necessária uma digitalização ágil, segura e de qualidade, sobretudo quando se trata de documentos com várias páginas. A confidencialidade e a privacidade dos arquivos deve estar no centro de toda a política da empresa, como tal recomendamos utilizar impressoras multifunções e scanners documentais com conexão à nuvem que nos permitam digitalizar qualquer documento mantendo a segurança dos arquivos digitais.

Resumindo, a transformação digital levou a grandes avanços nos modelos de trabalho, mas também nos confronta todos os dias com novos desafios com os quais evoluímos e nos tornamos mais eficientes. Estar atualizado relativamente às últimas tecnologias vai ser fundamental para enfrentar qualquer tipo de dificuldade que se apresente, por isso é tão importante implementar as soluções disponíveis no mercado que melhor se adaptam às nossas necessidades.