Como a etiquetagem pode ajudar a melhorar a eficiência do trabalho híbrido?

O local de trabalho moderno está a transformar-se e prevê-se que seja muito diferente do escritório tradicional. 

Durante a pandemia da COVID-19, o teletrabalho cresceu drasticamente, tanto os colaboradores como os responsáveis de negócios reconhecem os benefícios que esta modalidade trouxe no que diz respeito ao equilíbrio entre a vida profissional e pessoal, assim como na produtividade. Por isso, muitas empresas estão a planear combinar os dias de trabalho entre o escritório e o teletrabalho.

Segundo uma nova investigação, até um terço das horas de trabalho poderiam ser desempenhadas a partir de casa¹ depois da pandemia e o trabalho híbrido converter-se-ia na norma². Mas o teletrabalho, também gera desafios para as empresas e seus colaboradores.

No caso das empresas, uma força de trabalho deslocalizada dificulta o controlo dos equipamentos de escritório, a segurança dos ativos empresariais e a ajuda aos empregados com questões técnicas quando estas ocorrem. Para os colaboradores, criar um ambiente de trabalho eficiente em casa pode ser uma tarefa complicada.
Neste sentido, as impressoras de etiquetas converteram-se numa ferramenta chave para as empresas, uma vez que podem ajudar a superar os desafios logísticos e de TI que implica trabalhar a partir de casa. 

Como pode a etiquetagem ajudar os colaboradores a manterem a produtividade e as empresas a manter o controlo de todos os equipamentos?

Melhorar o inventário com a etiquetagem de ativos

À medida que o local de trabalho evoluiu e se expandiu para os domicílios dos colaboradores, estes tiveram também de instalar equipamentos do escritório em casa, o que dificultou às empresas a realização de um seguimento de todos esses equipamentos. Embora os departamentos de TI de grandes empresas há anos que têm vindo a adotar processos como a etiquetagem de ativos, é possível que as empresas mais pequenas não se tenham visto obrigadas a fazê-lo até agora.
A etiquetagem de ativos é utilizada para criar um número de série ou código de barras único para o equipamento, quer seja um rato, um carregador, um portátil ou até uma cadeira de escritório. Isto permite às empresas, manterem um registo de todos os produtos, o que torna o processo de identificação mais eficiente, o controlo do inventário mais simples e permite um processo mais fluido para os departamentos de suporte tecnológico, uma vez que podem identificar o equipamento rapidamente.

A manutenção e as atualizações tecnológicas –  como as atualizações de firmware –, também se podem registar mediante a etiquetagem de ativos, o que ajuda a manter a segurança dos dispositivos empresariais.

O uso de uma impressora de etiquetas com códigos de barras permite imprimir etiquetas legíveis e fáceis de digitalizar, o que reduz significativamente os erros humanos e agiliza o processo. No entanto, se o equipamento está fora das instalações e não é possível ler o seu código de barras, pode-se utilizar um número de série para identificar o dispositivo.

Etiquetagem de equipamentos para proteger os objetos perdidos

O trabalho híbrido também implica que mais colaboradores deslocam equipamentos do escritório para casa e vice-versa, o que aumenta o risco de que se possam perder durante o transporte. Isto não só implica um custo de substituição para a empresa, como também o risco de que o trabalho se perca ou que dados ou documentos confidenciais caiam nas mãos erradas.

As empresas podem reduzir este risco e aumentar a possibilidade de recuperar o equipamento, etiquetando claramente os dispositivos com o endereço do escritório e os dados de contacto. Isto permite que a pessoa que o encontra possa devolvê-lo facilmente.

Mas este problema pode não ser só provocado pelo transporte. O equipamento também corre o risco de se perder no escritório devido ao aumento de empresas onde os colaboradores não têm a sua própria mesa de trabalho, o local não é fixo, é rotativo. A etiquetagem de elementos com o nome ou o número de identificação de um colaborador pode ajudar a evitar essa perda.

Profissionalização graças a etiquetas de expedição impressas

O trabalho híbrido, combinado com o contínuo aumento do comércio eletrónico, pode significar que os colaboradores enviem mais embalagens corporativas e cartas a partir de casa.

Para garantir um processo de etiquetagem otimizada, profissional e conforme as normas, pode-se utilizar uma impressora de etiquetas para os envios aos domicílios dos colaboradores. Isto permite criar etiquetas claras de forma rápida, o que garante que os pacotes são entregues a tempo e evita possíveis erros derivados a uma etiquetagem pouco clara.

Organização de escritórios domésticos

É provável que, no futuro, as empresas tenham a obrigação de garantir a idoneidade dos espaços de trabalho em casa. E por isso mesmo, as empresas podem agora avançar de forma proativa, proporcionando a capacidade de organizar melhor os espaços de trabalho.

Trabalhar em casa significa mais equipamentos, mais cabos e mais papelada no nosso lar. Para evitar a confusão as empresas podem ajudar os seus colaboradores a manter tudo organizado permitindo-lhes etiquetar cabos, pastas, dossiers, caixas, de forma eficaz, replicando em casa as boas práticas do escritório, sem perder demasiado tempo com processos administrativos.

Os ambientes de trabalho do futuro também irão ver uma diminuição no número de colaboradores que têm áreas de trabalho pessoais e, por isso, a etiquetagem dos seus pertences no escritório é essencial para garantir que os estes possam manter m seguimento dos seus próprios equipamentos.

Se algo nos mostrou o ano passado, é que as empresas podem adaptar-se às circunstâncias mais difíceis. E, à medida que todos olhamos para o desafio de uma potencial transição em direção ao trabalho híbrido, as empresas podem confiar na etiquetagem para fazer com que a vida seja um pouco mais fácil para todos.

¹ https://www.consultancy.eu/news/5436/one-third-of-work-in-europe-could-be-remote-post-pandemic

² https://www.bbc.co.uk/news/business-56331654