Os riscos de mudar de fornecedor de TI

Perante a incerteza atual e com uma crescente e constante cultura de mudança, porque é que há tantos responsáveis de TI que se mostram reticentes em mudar de fornecedor ou ter mais que um?

Os diretores das áreas de tecnologia das empresas optam pelos serviços de gestão da impressão (MPS) devido aos benefícios que oferecem este tipo de soluções. As melhoras no controlo, gestão e eficiência de custos são algumas das razões para escolher um contrato de MPS.

Mudar de fornecedor de serviços de impressão ou ter vários distribuidores de TI não implica que não existam riscos para a continuidade do negócio. Por isso, quisemos entender quais são os maiores problemas que identificam os responsáveis de TI, se estes são diferentes em função do tamanho da empresa e, com base nas suas experiências, ao que devem prestar especial atenção.

Para isso, levámos a cabo um questionário a 413 diretores de TI e de negócios que mudaram de fornecedor de MPS em algum momento. Tivemos em conta as suas experiências na mudança de fornecedor e em ter mais um fornecedor tecnológico, comparando as suas expectativas com a realidade. Os resultados obtidos mostram como as interrupções, a eficiência de custos, a segurança, os níveis de serviço e importância de um fornecedor de confiança são alguns dos aspetos que mais têm em conta.

Por último, para ajudar a conseguir os benefícios dos serviços de gestão da impressão ao mesmo tempo que se evita qualquer possível inconveniente, incluímos alguns conselhos importantes aos quais se deveria prestar atenção para assegurar uma mudança de fornecedor sem problemas em qualquer momento.

Estas são as conclusões que revela o estudo.

O que motiva a mudança?

Talvez não nos surpreenda que o preço seja uma prioridade. Quer seja porque existe uma melhor oferta ou porque as limitações de orçamento levam à necessidade de ter um serviço mais rentável. De qualquer maneira, as pressões derivadas da gestão de um ambiente de impressão significam que manter os custos baixos é crucial para cumprir os objetivos empresariais.

O que sim nos surpreendeu é o enfase que as empresas mais pequenas colocam em manterem-se atualizadas com as novas tecnologias emergentes em comparação com empresas maiores.

A crescente ameaça de roubo da propriedade intelectual e as violações de segurança da informação estão a fazer com que muitas empresas invistam nas suas soluções de segurança. No entanto, parece que as empresas apenas decidem procurar um novo fornecedor depois de experimentar algum risco devido a uma ausência ou falha na segurança. Aqui parece que a consciência inicial da segurança na impressão e as possíveis ameaças aos negócios, são ainda reduzidas.

As pequenas e grandes empresas partilham algumas preocupações embora as suas experiências sejam diferentes.

Este estudo também ressaltou alguns pontos interessantes que têm em comum as pequenas e grandes empresas. Embora as expectativas em torno dos níveis de serviço pareçam variar segundo o tamanho da organização, o que não parece mudar é o enfase nos requisitos de serviço muito tempo depois da implementação, incluída a forma que o fornecedor revê regularmente a relação com o cliente.

O tempo de inatividade durante a implementação é também uma preocupação comum, mas o impacto que se espera que tenha no negócio varia de acordo com a dimensão da empresa.

Estratégias para evitar riscos

Mudar de fornecedor de serviços de impressão ou ter um fornecedor adicional não tem que ser um trabalho duro. Além disso, quando é feito corretamente, é uma forma muito valiosa para as empresas reduzirem gastos e melhorarem a eficiência, a produtividade e a segurança.

O nosso relatório cobre as diferenças entre as pequenas e grandes empresas, incluindo aspetos como a preocupação com as interrupções, as expetativas de eficiência dos gastos, a segurança, os níveis de serviço e a importância de contar com um fornecedor de confiança para levar a cabo uma transição de impressão gerida sem problemas.

Resumindo, o estudo completo detalha tudo isto e muito mais, já que inclui quais são as maiores limitações para a mudança, as realidades e, por último, alguns conselhos para atenuar o risco.