Fatura completa vs simplificada: como distingui-las?

Preparar e enviar faturas aos clientes é uma parte muito importante do trabalho diário das empresas. Depende da agilidade do seu envio, que o fluxo de trabalho não seja retardado e que o pagamento dos produtos ou serviços realizados possa ser recebido o mais rapidamente possível.

Além disso, se o seu trabalho é feito em mobilidade, a gestão de documentos é mais complicada, já que, atendendo às necessidades de cada cliente, pode necessitar imprimir faturas no local, podendo-se dar o caso de que a fatura simplificada, a mais comum em trabalhos de mobilidade, não ser aceite pelo cliente.

Por exemplo, em empresas de distribuição e logística, os funcionários de entregas em bares, restaurantes, hotéis ou hospitais necessitam emitir faturas completas no momento de entrega, pois esta pode sofrer alterações que não existiam aquando da saída do escritório.

Pode dar-se o caso de que o profissional precise emitir este tipo de faturas no local, provocado por alterações que tenham surgido no momento de finalizar a ação comercial. Contar com um equipamento de impressão portátil agiliza o fecho e faturação da operação comercial no momento de entrega, e ajuda a diminuir o risco de erros administrativos ou por escrita manual.

Por isso, este tipo de profissionais pode obter grandes vantagens ao usar impressoras portáteis de transferência térmica que os ajudem a criar documentos A4, com a finalidade de poder expedir este tipo de faturas em mobilidade refletindo as alterações, assim estarão prontas para serem cobradas no mesmo local em que são faturadas.

Por outro lado, os trabalhadores de campo, como os pertencentes aos serviços técnicos, costumam emitir principalmente faturas simplificadas para registar o pagamento dos seus clientes. Para estes casos, uma impressora de talões portátil de 4” adapta-se completamente às necessidades de tamanho e durabilidade. Para eles é uma solução versátil e ágil, já que não têm necessidade de refletir todos os dados de uma fatura completa.

Tanto as faturas completas como as simplificadas são legalmente válidas, mas conforme o tipo de atividade, é necessário optar por uma em detrimento de outra. Enquanto as faturas simplificadas permitem conhecer os pagamentos por produtos e serviços já realizados, as faturas completas ajudam a identificar quais estão pendentes de cobrar, ao serem emitidas antes do pagamento.

Mas, em que ocasiões se deve optar por uma ou outra? De seguida, dizemos-lhe como diferenciá-las facilmente.

O que é uma fatura completa e uma fatura simplificada?

Fatura completa: Este tipo de fatura é a que é mais frequentemente usada para solicitar um pagamento de um produto ou serviço. Neste formato inclui-se toda a informação básica para constatar uma operação comercial de forma legal e é emitida antes do cliente efetuar o pagamento.

Fatura simplificada: a 1 de janeiro de 2013 entrou em vigor uma normativa que suprimia a validade dos talões como documento de substituição de uma fatura. Como alternativa, apareceram as faturas simplificadas, cujo conteúdo mínimo obrigatório é menor ao de uma fatura completa, mas superior à informação que exigiam os talões.

Mediante a fatura simplificada, faz-se um registo legal de que foi efetuado um pagamento, uma vez que é emitida depois de se ter realizado o mesmo.

O uso das faturas simplificadas está regulado pela Agência Tributária, a qual limita a expedição deste formato aos seguintes casos:

• Quando o valor não ultrapasse os 400€, com IVA incluído;
• Quando se trate de faturas retificativas;
• Quando exista uma autorização do Departamento de Gestão Tributária;
• Para operações nas quais o Regulamento anterior ao de 2013 permita a expedição de talões (operações que não excedessem 3.000 euros, com IVA incluído).

Ficam excluídas as vendas à distância ou as operações fora do território nacional deste tipo de formato de fatura.

Como diferenciar uma fatura completa de uma fatura simplificada?

As principais diferenças que encontramos com as faturas completas são:

• Nas faturas simplificadas não tem porque incluir os dados do recetor, como tal não permite a dedução do IVA. Caso se pretenda fazer essa dedução, será necessário solicitar que se incluam os dados ficais do recetor na fatura simplificada;
• As faturas completas emitem-se antes de ter recebido o pagamento, enquanto as faturas simplificadas são emitidas depois;
• Nas faturas completas é obrigatório fazer uma discriminação dos impostos refletindo o valor base, o tipo de IVA e o valor do IVA;
• Nas faturas completas deve-se fazer uma descrição pormenorizada dos serviços prestados ou do produto vendido.